Mitlaufende Kalkulation: So behalten Sie bei komplexen u ... / 4 Mitlaufende Kalkulation am praktischen Beispiel

Wie eine mitlaufende Kalkulation konkret durchgeführt werden kann, wird im Folgenden an einem praktischen Beispiel gezeigt.

4.1 Der Beispielfall

Ein Maschinenbauunternehmen (GmbH) soll für einen Kunden ein teilweise automatisches, teilweise programmierbares Transportband installieren, mit dem die Fertigung und das Versandlager verbunden werden sollen. Waren, die aus der Fertigung auf das Band kommen, sollen automatisch verpackt und an unterschiedliche Lagerstellen bzw. Verladepunkte geliefert werden. Es soll sowohl Lkw- als auch Bahnverladung möglich sein. Da es sich um ein individuelles Vorhaben handelt, wird der Auftrag in Projektform abgewickelt. Er erstreckt sich nach den ersten Planungen über rund 4 Monate. Projektstart ist der 5. Juli 2004, Projektende ist der 21. Oktober 2004. Die GmbH hat das Projekt im Vorfeld kalkuliert und möchte die Umsetzung durch eine mitlaufende Kalkulation begleiten, da sowohl die Kosten als auch der Zeitrahmen aufgrund der Wettbewerbslage knapp bemessen sind. Mit dem Kunden, einem Produzenten für Wärmeisolierung im Gebäudebau, wurde ein Festpreis vereinbart. Es sind zwei Teilzahlungen und -lieferungen vorgesehen. Vor Übergabe der Anlage sind Testläufe und eine Schlussabnahme durch den Kunden vorgeschrieben.

Ziele

Das Unternehmen möchte in erster Linie eine zeitnahe Überwachung des Projektes sicherstellen und aus der Abwicklung lernen, um weitere Projekte noch besser und realistischer planen zu können. Aus den Erfahrungen der Vergangenheit weiß der Betrieb, dass der Erfolg insbesondere davon abhängt, ob zwei wichtige Zukaufteile pünktlich geliefert werden können. Kurzfristige und zum Teil hohe Preisausschläge nach oben sind aufgrund der festen Marktstellung des Lieferanten üblich. Außerdem hat es sich in der Vergangenheit oft gezeigt, dass es, bedingt durch den engen Zeitrahmen, zu zahlreichen ungeplanten Überstunden kommen kann.

Die GmbH verwendet für die Kalkulation eine Excel-Datei, die die Kosten in direkte (variable) und fixe Kosten untergliedert. Somit besteht die Möglichkeit festzustellen, ob ein Auftrag zumindest einen Deckungsbeitrag erwirtschaftet.

4.2 Aufbau und Struktur der Excel-Kalkulation

Die Datei enthält folgende Arbeitsblätter (vgl. auch Abb. 3):

• Übersicht (mit wichtigen Projekt-Stammdaten)
• Jan-Dez (je Monat ein Arbeitsblatt)
• Gesamt (Zusammenfassung der Monate)
• VorNach (summarische Gegenüberstellung der ursprünglichen Plan- und der abschließenden Istkalkulation auf Jahresbasis)
• Analyse (Darstellung der größten Abweichungen sowie der Maßnahmen zur Beseitigung)
• Dokumentation (zum Festhalten der Prämissen für das Zustandekommen der Plandaten)
• Checkliste (überwiegend Hinweise zur Arbeit mit der Datei, kann individuell verändert werden)

Abb. 3: Dateiaufbau und Datenfluss

Einige Hinweise für Ihre Eingaben

Tätigen Sie nur Eingaben in Felder mit blauer oder roter Schrift. In Zellen mit blauer Schrift können Sie in jedem Fall Einträge vornehmen. In Zellen mit roter Schrift sind meist Formeln hinterlegt. Daher sollten Sie vorab überprüfen, ob Sie eine Eingabe tatsächlich vornehmen möchten. Beispielsweise werden die von Ihnen eingegebenen Planzahlen und -termine gleichzeitig in die Zellen für die Istzahlen übernommen. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie, z. B. nach Ablauf eines Monats, nur dann Zahlen eingeben müssen, wenn es tatsächlich eine Abweichung gegeben hat. Andernfalls haben die Plandaten ja noch Bestand. So ersparen Sie sich manuelle Arbeiten.

In der Leerdatei, die Sie sofort für Ihre Arbeit verwenden können, sind in die oberen Zellen jeder Spalte mit blauer Schrift entweder eine "0", das aktuelle Tagesdatum oder das Wort "Text" eingegeben. So können sie direkt sehen, in welchen Spalten bzw. Zellen Sie Ihre Eingaben vornehmen können.

Mögliche Projektlaufzeiten

Die Datei ist so aufgebaut, dass Projekte oder Aufträge mit einer Laufzeit von bis zu einem Jahr abgebildet werden können, wenn monatlich eine Version der mitlaufenden Kalkulation erstellt werden soll. In diesem Fall wird für jeden Monat ein Arbeitsblatt (Jan-Dez) ausgefüllt. Beträgt die Projektlaufzeit weniger als ein Jahr, werden nur in die entsprechenden Blätter Eingaben getätigt, im Beispiel von Juli bis Oktober. Auch ein über ein Geschäftsjahr hinausgehendes Projekt mit einer maximalen Laufzeit von zwölf Monaten kann realisiert werden. Liegt der Projektstart beispielsweise im Oktober und endet das Projekt im Juli, müssen lediglich die Monatsnamen in den Zellen G4 der einzelnen Blätter angepasst werden.

Praxis-Tipp

Wenn Sie Projekte oder Aufträge mit einer Laufzeit von nicht mehr als drei Monaten haben und kürzere Zeiträume als einen Monat für die Aktualisierung benötigen, können Sie die Datei ebenfalls nutzen. Ersetzen Sie in den einzelnen Arbeitsblättern die Monatsnamen in den Zellen G4 durch die entsprechenden Kalenderwochen. Bei der Erstellung der Angebots- oder Plankalkulation sind keine Besonderheiten zu beachten. Bei der Eingabe der Istdaten müssen Sie sicherstellen, dass Sie entweder Zugriff auf die nötigen Datenquellen, z. B. Buchhaltung, Vertrieb, haben und das...