Mitlaufende Kalkulation: So behalten Sie bei komplexen u ... / 4.2 Aufbau und Struktur der Excel-Kalkulation

Die Datei enthält folgende Arbeitsblätter (vgl. auch Abb. 3):

• Übersicht (mit wichtigen Projekt-Stammdaten)
• Jan-Dez (je Monat ein Arbeitsblatt)
• Gesamt (Zusammenfassung der Monate)
• VorNach (summarische Gegenüberstellung der ursprünglichen Plan- und der abschließenden Istkalkulation auf Jahresbasis)
• Analyse (Darstellung der größten Abweichungen sowie der Maßnahmen zur Beseitigung)
• Dokumentation (zum Festhalten der Prämissen für das Zustandekommen der Plandaten)
• Checkliste (überwiegend Hinweise zur Arbeit mit der Datei, kann individuell verändert werden)

Abb. 3: Dateiaufbau und Datenfluss

Einige Hinweise für Ihre Eingaben

Tätigen Sie nur Eingaben in Felder mit blauer oder roter Schrift. In Zellen mit blauer Schrift können Sie in jedem Fall Einträge vornehmen. In Zellen mit roter Schrift sind meist Formeln hinterlegt. Daher sollten Sie vorab überprüfen, ob Sie eine Eingabe tatsächlich vornehmen möchten. Beispielsweise werden die von Ihnen eingegebenen Planzahlen und -termine gleichzeitig in die Zellen für die Istzahlen übernommen. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie, z. B. nach Ablauf eines Monats, nur dann Zahlen eingeben müssen, wenn es tatsächlich eine Abweichung gegeben hat. Andernfalls haben die Plandaten ja noch Bestand. So ersparen Sie sich manuelle Arbeiten.

In der Leerdatei, die Sie sofort für Ihre Arbeit verwenden können, sind in die oberen Zellen jeder Spalte mit blauer Schrift entweder eine "0", das aktuelle Tagesdatum oder das Wort "Text" eingegeben. So können sie direkt sehen, in welchen Spalten bzw. Zellen Sie Ihre Eingaben vornehmen können.

Mögliche Projektlaufzeiten

Die Datei ist so aufgebaut, dass Projekte oder Aufträge mit einer Laufzeit von bis zu einem Jahr abgebildet werden können, wenn monatlich eine Version der mitlaufenden Kalkulation erstellt werden soll. In diesem Fall wird für jeden Monat ein Arbeitsblatt (Jan-Dez) ausgefüllt. Beträgt die Projektlaufzeit weniger als ein Jahr, werden nur in die entsprechenden Blätter Eingaben getätigt, im Beispiel von Juli bis Oktober. Auch ein über ein Geschäftsjahr hinausgehendes Projekt mit einer maximalen Laufzeit von zwölf Monaten kann realisiert werden. Liegt der Projektstart beispielsweise im Oktober und endet das Projekt im Juli, müssen lediglich die Monatsnamen in den Zellen G4 der einzelnen Blätter angepasst werden.

Praxis-Tipp

Wenn Sie Projekte oder Aufträge mit einer Laufzeit von nicht mehr als drei Monaten haben und kürzere Zeiträume als einen Monat für die Aktualisierung benötigen, können Sie die Datei ebenfalls nutzen. Ersetzen Sie in den einzelnen Arbeitsblättern die Monatsnamen in den Zellen G4 durch die entsprechenden Kalenderwochen. Bei der Erstellung der Angebots- oder Plankalkulation sind keine Besonderheiten zu beachten. Bei der Eingabe der Istdaten müssen Sie sicherstellen, dass Sie entweder Zugriff auf die nötigen Datenquellen, z. B. Buchhaltung, Vertrieb, haben und dass diese auch in der Lage sind, zu den gewünschten Terminen korrekte Zahlen abzuliefern. Oder Sie müssen in der Lage sein, fundierte Schätzungen abgeben zu können, die immer nur sehr geringen Schwankungen unterliegen dürfen.

Projekte mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr lassen sich hingegen nur bedingt darstellen. Es ist allenfalls möglich, nicht auf Monats-, sondern auf Quartalsebene zu arbeiten. Dann ist es erforderlich, die Monatsnamen in den Zellen G4 durch die entsprechenden Quartale eines Jahres zu überschreiben.

Arbeitsblatt Übersicht

Mit den Eingaben sollte im Blatt "Übersicht" begonnen werden (vgl. Abb. 4). In die Zellen C6-C20 sind allgemeine Daten, wie z. B. Projektname oder Projektnummer, einzugeben. Da das Blatt gleichzeitig die Funktion eines Deckblatts übernimmt, sind zusätzlich wichtige Kennzahlen im Plan- und im Istzustand abgebildet, etwa Umsatz, Kosten, Ergebnis. Auch mögliche Abweichungen stellt es in absoluter und relativer Form dar. Die Daten werden automatisch aus anderen Arbeitsblättern übernommen.

Abb. 4: Übersichtsblatt zur Kalkulation