Neuer Angebotsprozess im Sondermaschinenbau reduziert Ko ... / 5.6 Angebot verfolgen

Das Angebot beim Kunden zu platzieren und zu verfolgen ist Aufgabe des Vertriebsmitarbeiters.

In den seltensten Fällen kommt es vor, dass ein Kunde daraufhin den Auftrag erteilt und das erste Angebot bereits zum Auftrag führt. Vielmehr ist die Regel, dass in längeren Diskussionen mit dem Kunden Anpassungen am Konzept vorgenommen werden und dass sich daraufhin auch das Angebot ändert. Welche Prozessschritte müssen nun gegangen werden, um nicht erneut in technische bzw. kaufmännische Risiken zu kommen?

Änderungen werden wie neues Angebot bearbeitet

Dafür muss geklärt sein, welche Änderungen vorkommen können. Zunächst gibt es Anpassungen am technischen Konzept inkl. der Schnittstellen zu angrenzenden Maschinen. Hier muss vermieden werden, dass vermeintlich kleine Anpassungen "einfach so" durch den Vertriebsmitarbeiter durchgeführt werden. Sicherlich ist diese Verfolgung des Angebots ein inkrementeller Prozess, der selten ganz neue Anforderungen stellt und daher eine Neuerstellung des Angebots erfordert. Oft kommen Wünsche des Kunden dazu, die wirklich nur als Kleinigkeiten erscheinen. Aber es sind Situationen vorgekommen, in denen die Anforderungen auf 14 Paletten pro Stunde vorsahen, die gewählte und angebotene Lösung aber nur 13,x Paletten schaffte. Im konkreten Fall haben die Konstrukteure während der Konzeptionsphase gesagt: "Das kriegen wir schon hin". Tatsächlich sind die 14 Paletten am Ende doch nicht erreicht worden und der Kunde hat monatelang Nacharbeiten gefordert sowie eine drastische Vertragsstrafe.

Der neue Angebotsprozess sieht in diesem Fall vor, dass aufgrund der Risikobetrachtung eine "rote Ampel" entsteht und das Konzept rechtzeitig grundlegend geändert wird, um die Forderung des Kunden zu erfüllen oder rechtzeitig mit der gewählten Lösung nur 13 Paletten pro Stunde zuzusagen.

Änderungen des Lastenheftes sind klar beschrieben

Es kommt auch häufig vor, dass sich Änderungen am Lastenheft des Kunden ergeben und dieses neue Lastenheft ohne weitere Informationen zugesandt wird. Dann ist es eine schwierige und wichtige Aufgabe, die Änderungen gegenüber der vorherigen Version herauszufinden und in eine neue Version des Angebots umzuwandeln.

Wenn sich also Anforderungen nach dem ersten verbindlichen Angebot ändern, läuft der Prozess komplett wieder von vorne los:

• Überarbeiten des Werkauftrag-Unterlagen

  • Auftrags-Checkliste
  • Produktdatenblatt
  • Risiko-Analyse
  • …
• Überprüfen des technischen Konzepts in enger Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Konstruktion
• Anpassen/Prüfen der Angebotskalkulation
• Anpassen/Prüfen des Angebotspreises. Hier ist aufgrund der stets hohen bzw. intransparenten Wettbewerbssituation die Neigung des Vertriebs zu beobachten, den Preis trotz gestiegener Leistungen nicht anzupassen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Anreize ausschließlich über den Umsatz gegeben sind.
• Überarbeiten des Angebotstextes inkl. aller kaufmännischen Aspekte wie Liefer- und Zahlungsbedingungen und Zeitplan.

Eine neue Version wird als solche gespeichert und nach erneuter Durchsprache und Genehmigung durch die Geschäftsführung an den Kunden geschickt.

Diese Schleifen können sich mehrfach wiederholen. Die Anpassungen werden meist bei jedem Durchlauf geringer. Oft genug hat es auch nach der Einführung des neuen Angebotsprozesses noch Anpassungen durch den Vertrieb gegeben, die nicht die große Schleife durchlaufen haben. Nachdem ein eingeschwungener Zustand dieses Prozesses erreicht ist, wird sich sicherlich einspielen, wann eine Änderung des Angebots den aufwändigen gesamten Prozess durchlaufen muss und wann eine "eigenmächtige" Anpassung durch den Vertrieb erfolgen kann.

Abb. 12: Prozess zur Angebotsrevision