New Work: Effektiv Arbeiten im digitalen Unternehmen / 3 Projekt-Management und agiles Arbeiten

Nicht wenige Geschäftsführer-Kollegen haben in Sachen "Digitalisierung" Angst oder zumindest Bedenken, schlafende Hunde zu wecken, wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu digitalen Projekten animieren. Sei es aus Angst vor Kontrollverlust und vor ausufernden Kosten. Oder einfach, weil sie ein anderes Verständnis vom Business haben. Dagegen steht: Viele jüngere Mitarbeiter sind bereits digital-affin und denken Projekte in digitalen Dimensionen.

Einen Schritt nach vorne machen Sie, wenn es Ihnen gelingt, deren Enthusiasmus für ein Engagement im Unternehmen einzubinden. Sie können z. B. Ihre innovativen Mitarbeiter und deren Projekt-Ideen in ein StartUp (am einfachsten: Unternehmergesellschaft) ausgründen. Vorteile: Das finanzielle Risiko (Grundausstattung) hält sich in planbaren Größen. Gut qualifizierte Mitarbeiter werden gebunden und an selbstständiges geschäftliches Vorgehen herangeführt. Das Gesamtunternehmen wird flexibler. U. U. ergeben sich Kollateral-Effekte – die Ergebnisse aus den digitalen Projekten lassen sich eigenständig verwerten, öffnen neue Marktchancen oder es ergeben sich neue Kooperationen oder Synergien für das Stammgeschäft.

Auf www.gruenderplattform.de finden Gründungswillige interaktive Tools, mit denen ihnen die Erarbeitung der Idee, des Geschäftsmodells und des Businessplans durchgehend möglich ist, sowie die Suche nach passender Förderung und Finanzierung erleichtert wird. Dabei werden die zentralen Akteure der Gründungsförderung – wie Kammern, Landesförderinstitute, Bürgschaftsbanken und Kreditinstitute – mit ihren Angeboten auf der Plattform einbezogen. Gründerinnen und Gründern ist eine direkte Kontaktaufnahme möglich, um Beratung oder Feedback zu ihrem Geschäftsmodell oder Businessplan zu erhalten oder eine Finanzierungsanfrage bei einem Kreditinstitut zu stellen. Auch lädt die Plattform Gründerinnen und Gründer zum Austausch untereinander ein.

Praxis-Tipp

Transparenz schaffen

Wichtig ist bei einer Ausgründung von digitalen Projekten, dass die Stammbelegschaft über solche Aktivitäten regelmäßig informiert wird – z. B., indem die Mitarbeiter der neuen Firma regelmäßig über ihre Projekte und Ideen berichten. Damit verhindern Sie, dass der Eindruck entsteht, hier solle das neue Geschäftsmodell ohne die bewährten Mitarbeiter aufgebaut werden. Das kann zur Gratwanderung werden, ist aber eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiter systematisch und kontinuierlich auf die notwendigen Veränderungs- und Anpassungsprozesse der nächsten Jahre vorzubereiten.

3.1 Rahmenbedingungen für Projektarbeit

Um die Arbeits- und Organisationsform Projektmanagement im Unternehmen zu verankern, sind Rahmenbedingungen und Spielregeln notwendig. Es müssen ganzheitliche, leistungsfähige Projektmanagement-Systeme geschaffen werden, die im Regelfall Standards, Maßnahmen und Tools in folgenden Bereichen enthalten:

• Organisation: Die organisatorische Verankerung des Projektmanagements muss im Unternehmen eindeutig geklärt sein. Hierzu zählen die Definition von klaren Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, die Einrichtung einer zentralen Organisationseinheit für Projektmanagement (z. B. Project Management Office, Project Competence Center).
• Methodik: Im Bereich der Methodik werden Standards, Instrumente, Methoden, Richtlinien und Prozesse definiert, die bei Projekten zur Anwendung kommen sollen. Die Methodik wird in der Regel individuell für die jeweilige Organisation festgelegt. In vielen Fällen wird die verwendete Methodik in einem Projekt-Handbuch dokumentiert.
• Qualifizierung: Damit Projektmanagement erfolgreich angewendet werden kann, müssen Führungskräfte, ProjektleiterInnen und -mitarbeiterInnen entsprechend für ihre Rolle vorbereitet und dafür qualifiziert werden. Seminare, Training-on-the-Job oder Projekt-Coaching sind Instrumente zur Qualifizierung.
• Software: Es müssen IT-gestützte Strukturen geschaffen werden, die einen effizienten Informations- und Kommunikationsfluss gewährleisten und die Projektplanung und -steuerung über den gesamten Projektverlauf unterstützen. Am Markt existieren eine Vielzahl von PM-Tools und umfangreichen PM-Lösungen, die umfangreiche Funktionalitäten bieten.

Projekte werden in Phasen aufgeteilt. Üblicherweise enden die Projektphasen mit definierten Meilensteinen. Phasenmodelle sind spezifisch und am zu erstellenden Projektprodukt oder der Branche orientiert. Ein Beispiel für ein allgemeines Phasenmodell ist:

• Definition: Es findet eine Projektanalyse statt, in der Probleme und Potentiale betrachtet werden. Ziele werden geklärt (Inhalte, Kosten, Ausmaß und Zeit) und mit einer Machbarkeits-Studie ergänzt.
• Planung: In dieser Phase wird das Team organisiert, und es werden Aufgabenpläne, Ablaufpläne, Terminpläne, Kapazitätspläne, Kostenpläne, Qualitätspläne und das Risiko-Management festgelegt. Ebenso werden Milestones festgelegt.
• Durchführung: Diese Phase kennzeichnet sich, abgesehen von der Durchführung selbst, durch Kontrolle des Projektfortschritts und Reaktion auf projektstörende Ereignisse in der Zukunft, die sich erst während der Proj...