Notfallordner für Steuerberater und Mandant / Notfallordner für Steuerberater und Mandant

Art des "Notfallordners"

Ob es sich bei dem Notfallordner tatsächlich um einen Ordner handelt, sollte vom Einzelfall abhängig gemacht werden. Möglich ist auch, dass es sich aufgrund der Vielzahl der Unterlagen sogar um einen Koffer oder um eine Kiste handeln muss. Auf der anderen Seite ist auch nur ein großer Briefumschlag denkbar. Neben diesen bewährten Methoden der Vergangenheit sollte der "Notfallordner" der Zukunft nach Möglichkeit auch in digitaler Form bestehen. Das Brennen einer CD/DVD erscheint dabei bereits veraltet. Zeitgemäß erscheint eventuell eine zugriffsgeschützte Daten-Cloud. Sollten auch Gegenstände (wie z. B. der Zweitschlüssel für einen Tresor) mit in den Notfallordner gehören, stößt die digitale Aufbewahrung an ihre Grenzen. Eine Kombination aus digitalem und tatsächlichem Notfallaufbewahrungsort ist möglich.

Welche Art des Notfallordners schlussendlich gewählt wird, bleibt den Notwendigkeiten des Einzelfalls sowie dem Vorsorgenden überlassen und hat insbesondere keinerlei Einfluss auf den notwendigen Inhalt. Jeder sollte sich daher selbst überlegen, wie er die notwendigen Informationen nach seinem Gusto am besten und einfachsten für einen entsprechenden Notfall aufbereitet. Im Weiteren wird der Einfachheit halber nur vom Notfallordner gesprochen. Insoweit soll es sich um ein Sicherheitssystem für den geschäftlichen Bereich handeln. Dabei ist natürlich auch zu überlegen, ob der private Bereich nicht auch ein entsprechendes Sicherheitssystem benötigt. Z. B., wenn umfangreiche Vermietungseinkünfte vorhanden sind. Auch bei einem Depot bzw. einem aktiven Handeln an den Wertpapiermärkten empfiehlt sich eine Absicherung für den Notfall. Sehen Sie den Notfallordner als Ideengeber für den Individualfall, als Richtschnur für die einzelne Durchführung und als Tool für die jeweilige Umsetzung. Im Endeffekt entscheidet der Einzelfall über Sinnhaftigkeit, Umfang und Art der Durchführung. Das Motiv dahinter bleibt jedoch identisch

Warum ein Notfallordner für Steuerberater?

Der generelle Grund, warum Steuerberater einen Notfallordner erstellen sollten, ist identisch mit den Gründen bei einer Führungsperson: Es gilt Vorsorge zu treffen für den Fall, dass man an der weiteren Arbeit (gegen den Willen) gehindert ist.

Ähnlich wie bei Fragen rund um die vorweggenommene Erbfolge ist dies auch der Grund, warum das Thema so ungern angegangen wird: Man muss sich mit Sachverhalten beschäftigen, bei denen man selbst wegen Unfall, Krankheit oder gar Tod an seinem eigenen Willen und Wünschen gehindert wird.

Dennoch gilt auch (oder gerade) bei Steuerberatern, dass eine führungslose Kanzlei unter Umständen sehr schnell an Wert verlieren kann. Mandanten wandern ab, weil sie nicht mehr betreut werden oder sich auch nur nicht mehr betreut fühlen oder auf die Rückkehr der Vertrauensperson "Steuerberater" nicht warten können oder wollen. Tatsächlich kann sich eine solche Führungslosigkeit auch bei Sozietäten ergeben. Häufig sind die Zuständigkeiten hier genau aufgeteilt und diese Vorgehensweise hat sich über die Jahre so gefestigt, dass der eine Partner nicht mal eben für den anderen Partner einspringen kann. Auch hier kann ein Notfallordner helfen. Nichts anderes gilt für den nicht wünschenswerten Fall, dass alle Partner ausfallen. Je mehr Partner, desto geringer dieses Risiko, aber bei z. B. 2 bis 3 Partnern: Wie oft sitzen sie zusammen im Auto oder Flugzeug?

Mittels Vorsorge kann bei Führungslosigkeit der Kanzlei auch eine vorübergehende Abwesenheit zu Schaden führen. Nichts anderes gilt für den Todesfall des Steuerberaters, für den auch Vorsorge getroffen sein sollte. Immerhin ist der Wert der Kanzlei in zahlreichen Fällen auch Bestandteil der Altersvorsorge des Steuerberaters und seiner Hinterbliebenen. Insoweit kann ein Notfallordner auch helfen, den Kanzleiwert bis zum Verkauf durch die Hinterbliebenen aufrechtzuerhalten.

Neben diesen, quasi für alle Unternehmer geltenden, Gründen kann über den Notfallordner gerade bei Steuerberatern erreicht werden, dass sich bei vorübergehendem Ausfall oder Tod die Steuerberaterkammer nicht einschalten muss, weil bereits ein Praxisvertreter oder Praxisabwickler des Vertrauens bestimmt ist.

Die Maxime, warum ein Notfallordner erstellt werden sollte, lautet daher auf ganzer Linie: Vorsorge ist besser als Nachsorge!

Für Steuerberater kann daher die Checkliste Notfallordner mit Hintergrundinformationen für den Steuerberater herangezogen werden.

Warum sollte der Steuerberater seine Mandanten auf die Sinnhaftigkeit eines Notfallordners hinweisen?

Gerade bei Unternehmensmandanten geht es nicht nur um die steuerliche Beratung. Regelmäßig obliegen dem Steuerberater auch die betriebswirtschaftliche Beratung und die ganzheitliche Betreuung des Unternehmens. Dazu gehört auch die Installation eines Sicherheitssystems für das Unternehmen.

Als externe "Unternehmensperson" genießt der Steuerberater hohes Ansehen und Vertrauen. Dies wird umso mehr gestärkt, wenn der Unte...