Onboarding: Neue Mitarbeiter einführen und nachhaltig in ... / 4.5.1 Der Einarbeitungsplan

In der Probezeit ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter das Know-how und die Kompetenzen aufbaut, die er benötigt, damit er seine Aufgaben erledigen und möglichst schnell produktiv mitarbeiten kann.

Bei dieser Aufgabe unterstützt der individuelle Einarbeitungsplan, der vorab in Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten und dem Team erstellt wird. Alle notwendigen Einarbeitungsschritte, Qualifizierungen und Prozesse sind darin beschrieben und auf die künftigen Aufgaben des neuen Mitarbeiters zugeschnitten.

Wichtig

Herzstück: Einarbeitungsplan

Der Einarbeitungsplan ist das Herzstück der fachlichen Einarbeitung! Die hier festgelegten Meilensteine müssen konsequent umgesetzt und regelmäßig überprüft werden. Anhand der Aufgaben und definierten Arbeitsziele sollten Vorgesetzte und Mitarbeiter gemeinsam überlegen, welche Schulungsmaßnahmen noch nötig sind, um diese Ziele erreichen zu können.

Ein Einarbeitungsplan enthält idealerweise folgende Punkte:

• Administrative Vorbereitung für den Start des Neuen: Was muss von wem organisiert werden? Welche Software, Berechtigungen und Arbeitsmittel werden benötigt? Wer kann die Patenschaft übernehmen ?
• Persönliche Vorstellung: Planen Sie hier die persönliche Vorstellungsrunde und legen Sie fest, wann der neue Kollege die wichtigsten Ansprechpartner und Kollegen aus anderen Fachbereichen kennenlernen soll.
• Planung der betrieblichen Einarbeitungsmaßnahmen wie z. B. Einführungskurse, Softwareschulungen und Vorstellung des Produktportfolios, Sicherheitseinweisungen etc. Legen Sie hier fest, welche Kollegen diese Maßnahmen zu welchem Zeitpunkt durchführen.
• Definieren Sie konkrete Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele für die ersten sechs Monate. Legen Sie auch fest, wann und wie Sie diese regelmäßig überprüfen.
• Planen und terminieren Sie regelmäßige Mitarbeitergespräche.
• Legen Sie konkrete Lerneinheiten für den Kompetenzaufbau fest, z. B. durch Seminare, Schulungen und sonstige Weiterbildungsmaßnahmen.
• Definieren Sie einen Review-Termin, an dem Sie die Zielerreichung überprüfen.

Erreicht der Neuling einzelne Lernziele oder -etappen nicht, muss die Führungskraft nach den Ursachen forschen und konstruktive Lösungen entwickeln, um Defizite möglichst schnell auszugleichen. Denn am Ende der Probezeit muss der Chef in Rücksprache mit dem Team entscheiden, ob der neue Mitarbeiter übernommen wird oder nicht. Wenn der Einarbeitungsplan konsequent umgesetzt und die Meilensteine überprüft wurden, unterstützt der Plan bei dieser Entscheidung.

Hinweis

Einarbeitungsphase auf Tätigkeit abstimmen

Wie lange die Einarbeitungsphase insgesamt dauert, unterscheidet sich stark je nach Tätigkeit und Unternehmen. Während bei manchen Jobs schon wenige Wochen ausreichen, erfordern andere Tätigkeiten längere Einarbeitungszeiten, um selbständig arbeiten zu können.

Gibt es ähnlich gelagerte Stellenprofile, eignen sich standardisierte Einarbeitungspläne. Für Spezialisten oder Führungskräfte sollten hingegen immer individuelle Pläne entwickelt werden. Es ist sinnvoll, wenn nicht nur die Führungskraft den Einarbeitungsplan erstellt: Beziehen Sie deshalb die Teamkollegen in die Entwicklung des Einarbeitungskonzepts mit ein.

Praxis-Tipp

Team in Einarbeitung einbinden

Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag mit eigenen Aufgaben versorgt ist und aktiv mitarbeiten kann. Wenn Sie das Team hierzu einbinden, sichern Sie gleichzeitig deren Unterstützung und Hilfsbereitschaft für den neuen Kollegen.