Pflichtendelegation: Die wichtigsten Grundlagen für die ... / 5 Besondere Herausforderungen

5.1 Komplexe Organisation oder "Die linke Hand weiß nicht, was die rechte tut".

Komplexe Organisationsformen im Unternehmensalltag (Matrixorganisationen) führen dazu, dass die Gefahr besteht, dass einzelne Bereiche nicht vollständig, vernünftig und lückenlos geregelt werden. Ergeben sich durch komplexe Strukturen unklare Regelungsbereiche, können Haftungsrisiken im Störfall entstehen.

Praxis-Beispiel

Lücken im Organisationsgeflecht vermeiden

Mit Hilfe einer Matrix nach dem AKV-Prinzip (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung) können solche Lücken vermieden werden. Möglich sind ebensogut auch andere Darstellungsfomen, wie z. B. die RACI-Technik (Responsible, Accountable, Consulted und Informed). Dieser Text legt für die Compliance-Zwecke der Pflichtendelegation die AKV-Technik zu Grunde. Diese ist u. E. in der Praxis leichter zu handhaben als die häufig gebrauchte RACI-Methode, die eine tiefer gegliederte Aufteilung der Verantwortlichkeiten verlangt (in der Regel sollte pro Aktivität nur eine Person Durchführungs- oder Überwachungsverantwortung haben).

Im Ergebnis gilt es, das Zusammenspiel der Verantwortung einzelner Pflichten der Standortleiter, Geschäftsbereichsleiter, Produktionsleiter, Service-Center-Leiter und der verschiedenen Beauftragten im Unternehmen wie insbesondere Arbeitssicherheit, Umwelt, Brandschutz, Abfall, Gefahrgut, Strahlenschutz, Exportkontrolle, REACH, SHE, Datenschutz, Informationssicherheit etc. sicherzustellen.

5.2 Welche Rechtspflichten bestehen?

Eine wichtige Frage ist, wie ein Unternehmen die maßgeblichen rechtlichen Pflichten systematisch identifizieren, organisieren und kontrollieren kann und wie rechtliche Änderungen laufend umgesetzt werden. Zur Identifizierung ergeben sich verschiedene Möglichkeiten: über Verbände, über eigene Recherchen, über Zulieferer (z. B. bei Maschinen, Materialien etc.) oder über Berater.

5.3 Wie bindet man Wissen und Know-how der Führungskräfte und Mitarbeiter ein?

Jeder Versuch zur Pflichtendelegation im Unternehmen ist nur so gut, soweit die tatsächlichen Verhältnisse im Unternehmen und dessen Betrieben berücksichtigt werden. Eine wirksame Pflichtendelegation lässt sich nicht "vom grünen Tisch" her gestalten sondern setzt die genaue Kenntnis und Berücksichtigung der Situation "vor Ort" voraus. Die beigefügten Checklisten für Führungskräfte und Mitarbeiter sollen helfen, hierzu die beteiligten Mitarbeiter einzubeziehen und persönliche Verantwortung/Zurechenbarkeit für die getroffene Einschätzung der Situation zu schaffen.