Pflichtendelegation: Prüfung aus Sicht des Mitarbeiters

Kurzbeschreibung

Bei der Delegation von Pflichten müssen die beauftragten Mitarbeiter sicherstellen, dass Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung eindeutig benannt sind. Dazu bietet diese Checkliste eine wertvolle Unterstützung.

Pflichtendelegation: Checkliste für beauftragte Mitarbeiter

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Eine ausführliche Anleitung zur Pflichtendelegation (PD) und zur Anwendung dieser und weiterer Arbeitshilfen finden Sie in dem Beitrag "Pflichtendelegation: Die wichtigsten Grundlagen für die Compliance-Organisation".

Dokumentationshinweis

Alle Vorgaben, die Mitarbeiter betreffen, sollten so dokumentiert sein, dass jeder Mitarbeiter sie bei Bedarf jederzeit nachlesen kann. Zusätzlich sollte für jeden Mitarbeiter bekannt sein, wen er fragen kann, um eventuelle Unklarheiten zu beseitigen.

Für Mitarbeiter ist im Allgemeinen nur wichtig, dass sie neben ihren Vorgesetzten die Beauftragten des Unternehmens kennen, um ggf. dort Informationen zu erhalten bzw. Verbesserungen vorzuschlagen.

Anders sieht es bei den per Delegationsschreiben ermächtigten Beauftragten aus. Für sie gelten die nachfolgenden Anmerkungen, Checks im Besonderen.

Alle Fragen, die nicht mit "ja" beantwortet werden, deuten auf Handlungsbedarf hin! Bei Fragen, die mit "unklar" beantwortet werden, ergänzend den Grund dafür angeben.

Nr.	Frage / Sachverhalt	ja	nein	unklar / Gründe
1	Gibt es ein eindeutiges, gültiges Delegationsschreiben, in dem alle Aspekte klar geregelt sind? Sind die Dokumente, auf die sich das Delegationsschreiben bezieht, im Unternehmen verfügbar oder kann sich der Beauftragte diese beschaffen?[1]
2	Wenn die Beauftragten-Tätigkeit keine Vollzeittätigkeit ist: Gibt es für "meinen" Arbeitsplatz spezielle Vorgaben, die sicherstellen, dass die Tätigkeit als Beauftragter die nötige Priorität (Aufwand) bekommen kann?[2]
3	Wenn es Unklarheiten gibt: ist bekannt, wen ich fragen kann, wo ich Informationen über meine Beauftragten-Tätigkeit erhalte?
4	Wenn nötig: ist klar geregelt, wo es ggf. die speziellen Hilfsmittel/Ausrüstung (Schutzkleidung, Mundschutz, säurefeste Handschuhe, Verbandszeug, …) gibt? Ist eine regelmäßige Weiterbildung als Beauftragter geregelt, da sich entsprechende Richtlinien etc. ändern können?[3]
5	Wo ist die Dokumentation über Pflichtendelegation verfügbar?[4]
6	Ist bekannt, wer wann über was zu informieren ist? Regelmäßig, in Notfällen, Eskalationswege? Kann man über diesen Informationsweg auch Verbesserungsvorschläge machen?[5]
7	Falls erforderlich: Hat der Beauftragte die Kompetenz andere Mitarbeiter in seinem Themenbereich zu unterweisen?[6]
8	Habe ich als MA (Beauftragter) die nötigen Kenntnisse und Befugnisse, um die Aufgabe durchzuführen?[7] [8]

[1] Zu 1: Es ist nicht unbedingt zu erwarten, dass es für einen Beauftragten nur ein Themengebiet gibt. Unter Umständen ist ein Beauftragter für mehrere Themen zuständig, soweit sich das fachlich und zeitlich vereinbaren lässt. In jedem Fall muss sichergestellt sein, dass ein Beauftragter einen angemessenen Aufwand für seine Tätigkeit leisten kann.

[2] Zu 2 und 3: Üblicherweise sind Beauftragte die eigentlichen Wissensträger in dem entsprechenden Gebiet. Das bedeutet, dass Fachfragen in den meisten Fällen extern (über Berater, Behörden, externe Schulungen) gelöst werden müssen.

[3] Zu 4: Sollte im Delegationsschreiben oder in der Arbeitsplatzbeschreibung geregelt sein.

[4] Zu 5: Meist ist der Beauftragte für die Fachdokumentation verantwortlich. Er muss also Zugang zum Dokumentationssystem der Organisation haben.

[5] Zu 6: Müsste aus den Delegationsschreiben und ggf. AKV-Matrix hervorgehen.

[6] Zu 7: Muss im Delegationsschreiben geregelt sein. Auch eine mündliche Einweisung ist natürlich als Schulung anzusehen. Oft genügt hier eine kurze Einweisung.

[7] Zu 8: Normalerweise ein Thema für ein Mitarbeitergespräch, das ein Vorgesetzter regelmäßig führen sollte. Beauftragte haben oft zwei Reporting Linien. Für die Tätigkeit als Beauftragter ist oft eine direkte Berichtspflicht an die Geschäftsleitung vorgesehen. Dann sollte auch ein regelmäßiges Mitarbeitergespräch auf dieser Ebene für die Beauftragten-Tätigkeit erfolgen.

[8] In der Praxis werden Beauftragte als Wissensträger sich sehr oft selbst um externe Schulungen, Beschaffung von Informationen kümmern (müssen). Dann sollte dies auch klar in der Delegation geregelt sein.