Pkw-Überlassung an freie Mitarbeiter

Zusammenfassung

Überblick

Insbesondere Handelsvertreter, die ausschließlich oder überwiegend für einen Auftraggeber tätig sind, erhalten von diesem oftmals einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt, damit sie die mit ihrer Tätigkeit verbundenen Fahrten ausführen können. Soweit der freie Mitarbeiter diesen Wagen darüber hinaus auch privat oder für weitere berufliche Tätigkeiten nutzen kann, müssen sowohl Auftraggeber als auch der freie Mitarbeiter einiges beachten.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die private Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs ist in § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG Sätze 1 – 3 EStG und § 4 Abs. 6 EStG sowie in R 4.12 EStR geregelt. Zur Frage des Vorsteuerabzugs und der Umsatzbesteuerung bei unternehmerisch genutzten Kraftfahrzeugen s. Abschn. 15.23 UStAE.

1 Allgemeines

Nicht nur Arbeitnehmer erhalten von ihrem Arbeitgeber häufig Fahrzeuge zur Verfügung gestellt, die sie nicht nur für berufliche Fahrten, sondern auch für private Zwecke nutzen können. Häufig erhalten auch freie Mitarbeiter, wie z. B. Handelsvertreter, Bausparkassenvertreter o. ä., von ihrem Auftraggeber ein Fahrzeug gestellt. Dabei sind insbesondere 2 Fälle zu unterscheiden. Im 1. Fall ist das Fahrzeug aus Gründen erforderlich, die in der Tätigkeit liegen. Dieses könnte z. B. bei Kundendiensttechnikern der Fall sein, die eine bestimmte Ausrüstung benötigen und daher einen vom Auftraggeber bereitgestellten Werkstattwagen benutzen. Im anderen Fall ist die Fahrzeuggestellung als Teil der Honorierung anzusehen. Da der freie Mitarbeiter keine Fahrzeugkosten hat, kann die Honorierung geringer ausfallen. Solange der freie Mitarbeiter das Fahrzeug nur für die beruflichen Aktivitäten in Zusammenhang mit dem Auftraggeber benutzt, ist die steuerliche Handhabung recht einfach. Darf er das Fahrzeug aber auch für private Fahrten benutzen, müssen ggf. beide Vertragspartner diese Leistung steuerlich korrekt behandeln.

2 Fallgestaltungen

2.1 Keine Privatnutzung durch den freien Mitarbeiter

Wird das Fahrzeug durch den freien Mitarbeiter nicht privat genutzt, stellt sich die Sachlage zunächst recht einfach dar.

Eine Behandlung als Betriebseinnahme auf Ebene des freien Mitarbeiters scheidet aus. So hat der BFH festgestellt, dass sich die Gestellung eines Kraftfahrzeugs gewinnmäßig nicht auswirkt, wenn ein Steuerpflichtiger das Fahrzeug ausschließlich für betriebliche Zwecke verwendet.^[1]

Die betriebliche Nutzung ist Betriebsausgabe des Auftraggebers, da die Fahrten des freien Mitarbeiters ausschließlich für Zwecke erfolgt, die seinem Betrieb dienen. Soweit die auf Ebene des Auftraggebers angefallenen Kosten mit Vorsteuer belastet sind, sind diese hier abzugsfähig, wenn die allgemeinen Voraussetzungen erfüllt sind.

Insbesondere muss in diesem Zusammenhang darauf geachtet werden, dass die Rechnungen als Leistungsempfänger den Namen des Auftraggebers ausweisen. Davon ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR netto.^[2]

Problematik: Nachweis der ausschließlich betrieblichen Nutzung

Die Verpflichtung des Nachweises, dass keine private Nutzung stattgefunden hat, trifft den freien Mitarbeiter. Dabei gelten die allgemeinen Grundsätze für die Privatnutzung von Betriebs-Pkw, die auch auf Fälle der Gestellung von Fahrzeugen durch einen Auftraggeber anzuwenden sind.^[3] Ein lückenloser Nachweis kann nur durch ein Fahrtenbuch geführt werden, das alle formalen Voraussetzungen erfüllt, die die Rechtsprechung und die Verwaltung fordern.^[4]

Wird kein Fahrtenbuch geführt oder ist dieses formell nicht ordnungsgemäß, geht die Finanzverwaltung davon aus, dass ein Betriebs-Pkw auch für private Fahrten zur Verfügung steht, sodass ein Privatanteil anzusetzen ist. Nur in Ausnahmefällen darf dieses unterbleiben:

• Für private Fahrten stehen andere Fahrzeuge zur Verfügung, die dem betrieblichen Fahrzeug in Status und Gebrauchswert vergleichbar sind^[5]
• Eine private Nutzung ist bereits durch die Art des Fahrzeugs ausgeschlossen und erfolgt auch nicht. Dieses betrifft z. B. Werkstattwagen oder Lkw. Fahrschulwagen fallen aber nicht unter die Gruppe der Fahrzeuge, bei denen eine private Nutzung tatsächlich ausgeschlossen ist.^[6]
• Eine private Nutzung ist vertraglich ausgeschlossen und erfolgt auch nicht.

Die bloße Behauptung, das betriebliche Fahrzeug werde nicht für Privatfahrten genutzt oder Privatfahrten würden ausschließlich mit anderen Fahrzeugen durchgeführt, genügt nicht, um den Ansatz eines Privatanteils auszuschließen. Hier gilt der vom BFH aufgestellte Anscheinsbeweis, dass ein zur Verfügung stehendes Fahrzeug auch privat genutzt wird.^[7] Der Anscheinsbeweis kann durch den Gegenbeweis entkräftet oder erschüttert werden. Hierzu bedarf es jedoch nicht des Beweises des Gegenteils. Es genügt vielmehr, dass ein Sachverhalt dargelegt wird, der die ernstliche Möglichkeit eines anderen als des der allgemeinen Erfahrung entsprechenden Geschehensablaufs ergibt.^[8] Das Verbot des Arbeitgebers, das Fahrzeug privat zu nutzen, kann ausreichen, den Anscheinsbeweis zu erschüttern, sofern es nicht nur zum Schein ausgesprochen worden ist.^[9]

Nach Auffassung des FG Münster spricht jedoch die all...