Plankostenrechnung als Instrument des Produktionscontrol ... / 5.3 Kostenstellenbezogenes Berichtswesen

Einen Überblick über die Kostenentwicklung in den Kostenstellen geben Kostenstellenberichte. Wichtige Gestaltungsparameter für Kostenstellenberichte sind

• der Detaillierungsgrad der Informationen,
• die gewählten Vergleichsgrößen und
• die Aufnahme von Kosteneinflussfaktoren.

5.3.1 Detaillierungsgrad der Informationen

Aufriss der Kosteninformationen nach Kostenstellen und Kostenarten

Der Detaillierungsgrad des Kostenberichtswesens kann kostenstellen- und kostenartenbezogen definiert werden. Bezogen auf die Kostenstellendetaillierung sollte als Einstiegsinformation zunächst ein verdichteter Bericht über alle Kostenstellen eines Verantwortungsbereichs zur Verfügung gestellt werden. Dieser kann in sich wieder nach Kostenarten (Summe aller Kostenstellen der jeweiligen Kostenart) oder nach Kostenstellen gegliedert sein (Summe aller Kostenarten der jeweiligen Kostenstelle). Da im Kostenstellen-Controlling die bereichsbezogene Lokalisierung von Kostenabweichungen im Vordergrund steht, ist eine Gliederung nach einzelnen Kostenstellen empfehlenswert.

Einzelne oder verdichtete Kostenarten

Im Rahmen der Kostenartendetaillierung muss entschieden werden, ob und in welcher Kombination einzelne Kostenarten und verdichtete Kostenarten aufgeführt werden. In jedem Fall müssen aus den Berichten die gesamten in einer Kostenstelle angefallenen Kosten hervorgehen. Der Detaillierungsgrad der Kostenartengliederung kann sich an ABC-Kriterien orientieren. Dies würde bedeuten, dass alle "Hauptkostenarten" einzeln, im Übrigen aber nur Summen für Kostenartengruppen dargestellt werden (z. B. sonstige Sekundärkosten).

Ein weiteres Kriterium für den Kostenartenausweis ist die Beeinflussbarkeit der Kostenarten durch die Kostenstellenverantwortlichen. Kostenarten, die von den Kostenstellenverantwortlichen unmittelbar gestaltet werden können, sollten in den Berichten gesondert ausgewiesen werden, und zwar unabhängig von ihrer quantitativen Bedeutung. Durch den Einzelausweis beeinflussbarer Kostenarten lassen sich Steuerungserfolge unmittelbar abbilden, was die Akzeptanz des Kostenstellen-Controllings erhöht.

5.3.2 Gewählte Vergleichsgrößen

Die Kostenstellenberichte zeigen die Entwicklung der Istkosten. Zu diesem Zweck werden i. d. R. sowohl die monatlichen als auch die kumulierten Kostensummen dargestellt (z. B. Istkosten Mai und Istkosten Januar bis Mai).

Vergleichswerte im Kostenstellenbericht

Gängige Praxis ist die Angabe von Vergleichswerten. Am häufigsten werden die Istkosten des laufenden Jahres den korrespondierenden Vorjahreswerten und den Plan- bzw. Sollkosten gegenübergestellt. Zusätzlich werden meist auch die prozentualen Abweichungen ausgewiesen.

Im Interesse einer zukunftsbezogenen Steuerung wird der reine Soll-/Istvergleich immer häufiger um einen Plan- bzw. Soll-/Wird-Vergleich ergänzt.

Dabei wird der Gesamtjahresplan mit dem sog.Forecast verglichen. Der Forecast stellt eine Prognose über die zum Zeitpunkt der Berichterstellung wahrscheinliche Entwicklung der Gesamtjahreswerte dar (auch Hochrechnung oder voraussichtliches Ist genannt). Das voraussichtliche Ist beinhaltet bereits absehbare, aber noch nicht eingetretene Erlös- und Kostenveränderungen. Aus dem Plan- bzw. Soll-/Wird-Vergleich ergeben sich Hinweise auf eventuell zusätzlich erforderliche planabsichernde Maßnahmen (z. B. Reduzierung von Investitionen, Einstellungsstopp, zusätzliche Marketingaktivitäten).

5.3.3 Aufnahme von Kostenbestimmungsfaktoren

Kostenbestimmungsfaktoren steigern die Aussagekraft von Kostenstellenberichten

Um die Aussagefähigkeit der Kostenstellenberichte zu erhöhen, empfiehlt es sich, erklärende Größen sog. Kostenbestimmungsfaktoren einzubeziehen. Kostenbestimmungsfaktoren sind "unabhängige" Größen, die für die Höhe der Gemeinkosten als "abhängige" Größe verantwortlich sind. So sind z. B. Mitarbeiterzahlen und Überstundenquoten wichtige Kostenbestimmungsfaktoren für die Höhe der Personalkosten. Abschreibungen wiederum sind eine Funktion des Wertes und des Altersaufbaus der Anlagen, Instandhaltungskosten abhängig vom Arbeitseinsatz und dem Materialverbrauch. Ein Beispiel für einen Kostenstellenbericht zeigt Abb. 3.

Abb. 3: Beispiel eines Kostenstellenberichts

Der Bericht zeigt, dass die Gemeinkosten in der Endmontage im Jahresteil Mai 20XX um 1,2 % höher waren als das Soll. Hauptursache waren die gestiegenen Instandhaltungskosten, die um 15,4 % über der Sollvorgabe lagen. Durch die zusätzliche Angabe verursachender Größen kann der Kostenstellenverantwortliche erkennen, dass dem 187 statt geplanter 162 Instandhaltungsstunden zugrunde liegen.

Höhere Aktualität und mehr Auswertungsmöglichkeiten bei elektronischen Kostenstellenberichten

Kostenstellenberichte werden häufig elektronisch übermittelt und können vom Berichtsempfänger online abgerufen werden. Vorteile sind eine höhere Aktualität und bei entsprechender Benutzerfreundlichkeit des Systems auch mehr Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Nutzung von Drill-down, Roll-up oder Slicing-Techniken^[1]). Im Beispiel des Kostenstellenberichts aus Abb. 3 könnte der Kostenstellenverantwortliche bis auf die Belegebene heruntergehen und so nachvollzieh...