Praxis-Beispiele: Auslandsreisekosten

1 Auslandspauschalen

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer reist 2025 am Montag um 20:00 Uhr zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seiner Wohnung in Berlin nach Brüssel. Er erreicht Belgien um 2:00 Uhr. Am Dienstag ist er den ganzen Tag in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er zu einem weiteren Geschäftstermin um 8:00 Uhr nach Amsterdam. Er erreicht Amsterdam um 14:00 Uhr. Dort ist er bis Donnerstag um 13:00 Uhr tätig und reist anschließend zurück nach Berlin. Er erreicht seine Wohnung am Donnerstag um 22:30 Uhr.

In welcher Höhe können Verpflegungspauschalen lohnsteuer und sozialversicherungsfrei erstattet werden?

Ergebnis

Bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag Folgendes:

• Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24:00 Uhr erreicht wird.
• Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Demnach ergeben sich für die Reise folgende Verpflegungspauschalen:

• Für Montag ist die inländische Verpflegungspauschale für den Anreisetag von 14 EUR maßgebend, da sich der Arbeitnehmer um 24:00 Uhr noch in Deutschland befindet.
• Für Dienstag ist die Verpflegungspauschale für Belgien von 59 EUR anzuwenden.
• Für Mittwoch ist die Verpflegungspauschale für die Niederlande von 47 EUR zugrunde zu legen.
• Für Donnerstag ist die Verpflegungspauschale der Niederlande für den Abreisetag von 32 EUR maßgeblich, da der Arbeitnehmer noch bis 13:00 Uhr in Amsterdam beruflich tätig war.
• Insgesamt können damit für die Reise Pauschalen i. H. v. 152 EUR lohnsteuer und sozialversicherungsfrei gezahlt werden.

2 Pauschale Übernachtungskosten

Sachverhalt

Eine Arbeitnehmerin unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit Kundenbesuchen in Madrid und Sevilla. In beiden Städten hat sie Bekannte, bei denen sie übernachtet. Sie beantragt die Erstattung von Reisekostenpauschalen für je 2 Übernachtungen in Madrid und Sevilla. Der Arbeitgeber erstattet die steuerlich höchstmöglichen Beträge.

Welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich aus den Erstattungen?

Ergebnis

Kosten für Auslandsübernachtungen können grundsätzlich in voller Höhe lohnsteuer und sozialversicherungsfrei ersetzt werden. Tatsächliche Kosten fallen für die Arbeitnehmerin nicht an, da sie kostenfrei bei ihren Bekannten übernachtet.

Bei Auslandsübernachtungen können aber ohne Nachweis und alternativ zur Kostenerstattung länderweise gestaffelte – teilweise auch städteunterschiedliche – Pauschbeträge steuerfrei erstattet werden. Die Höhe des Übernachtungspauschbetrags richtet sich in jedem Fall danach, welches Land bzw. Stadt der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr zuletzt erreicht hat.

Für Spanien beträgt die Übernachtungskostenpauschale 103 EUR.

Für Übernachtungen in Madrid erhöht sich die Pauschale auf 131 EUR, da Madrid als Stadt gesondert ausgewiesen ist.

Der Arbeitnehmerin können folgende Pauschalen erstattet werden:

Madrid: 2 × 131 EUR	262 EUR
Sevilla: 2 × 103 EUR	206 EUR
Gesamt	468 EUR

Praxis-Tipp

Bei einer mehrtägigen Dienstreise ist es zulässig, dass der Arbeitgeber die Übernachtungskosten in Höhe der tatsächlichen Kosten oder aber mit den Pauschbeträgen wechselweise erstattet. Somit kann die Mitarbeiterin bei jeder Übernachtung wählen, ob ihr die tatsächlichen Kosten oder der Pauschbetrag ersetzt werden sollen, wenn sie z. B. einmal im Hotel und einmal bei Bekannten übernachtet.

Hinweis

Übernachtungspauschalen können nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden, sie können nur in tatsächlich entstandener Höhe als Werbungskosten berücksichtigt werden.

3 Übernachtung mit und ohne Frühstück

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nach Frankreich. Er besucht dort Gebiete außerhalb der Großstädte und legt folgende Übernachtungsrechnungen zur Erstattung vor:

1. Übernachtung: 95 EUR sowie ein zusätzlich berechnetes Frühstück für 10 EUR

2. Übernachtung: 106 EUR mit Hinweis "einschließlich Frühstück"

3. Übernachtung: 88 EUR mit handschriftlichem Vermerk des Arbeitnehmers "ohne Frühstück"

Der Arbeitgeber erstattet Übernachtungskosten bis höchstens 120 EUR in voller Höhe.

Bis zu welcher Höhe können die Erstattungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen?

Ergebnis

Kosten für Auslandsübernachtungen können grundsätzlich in voller Höhe lohnsteuer und sozialversicherungsfrei ersetzt werden. Allerdings ist der steuerfreie Betrag um die Kosten für das Frühstück zu mindern, falls der Arbeitnehmer ein Frühstück erhalten hat. Die Kosten für das Frühstück sind jedoch unterschiedlich zu ermitteln, je nachdem wie es in der Rechnung ausgewiesen ist.

1. Übernachtung

Auf der Rechnung ist das Frühstück separat ausgewiesen. Die steuerfreie Erstattung ist grundsätzlich um den tatsächlichen Betrag des Frühstücks von 10 EUR zu kürzen. Ein Frühstück auf Veranlassung des Arbeitgebers ist anzunehmen. Voraussetzung dafür ist, dass die Aufwendungen für das Frühstück vom Arbeitgeber dienst- o...