Zusammenfassung
Alle Aufwendungen, die mit der Einrichtung und dem Unterhalt eines betrieblich oder beruflich genutzten Telefonanschlusses, Auto- und Mobiltelefons oder Internetzugangs im Zusammenhang stehen, sind Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Dazu zählen im Einzelnen die Anschlussgebühren, die Einrichtungs- und Installationskosten, die Anschaffungskosten bzw. Miet- oder Leasinggebühren für die Geräte, die Grundgebühr und die Gesprächsgebühren sowie die Gebühren für Internet und sonstige Online-Verbindungen. Probleme bereiten im Allgemeinen die private Mitbenutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte und die betriebliche oder berufliche Mitbenutzung eines privaten Telefon- und Internetanschlusses.
Ab 2000 wurde § 3 Nr. 45 EStG eingeführt, der Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen PC und Telekommunikationsgeräten in unbegrenzter Höhe steuerfrei stellt. Zusätzlich wurde § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG eingeführt, der für die Übereignung von PC an den Arbeitnehmer bzw. den Ersatz von Aufwendungen für die Internetnutzung durch den Arbeitgeber eine Pauschalierung zulässt.[1]
Im Rahmen des Gesetzes zur Änderung des Gemeindesfinanzreformgesetzes und von steuerlichen Vorschriften vom 8.5.2012[2] hat der Gesetzgeber den Begriff "Personalcomputer" klarstellend durch den allgemeineren Begriff "Datenverarbeitungsgerät" ersetzt, um begrifflich auch neuere Geräte, wie Smartphones, Smartwatches oder Tablets, zu umfassen und den heutigen Stand der Technik wiederzugeben.
Zudem werden geldwerte Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von System- und Anwendungsprogrammen, die ihm vom Arbeitgeber oder auf Grund des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt überlassenen werden, steuerfrei gestellt. Bisher war die Überlassung von Software nur dann steuerfrei, wenn sie auf einem betrieblichen Personalcomputer installiert war, den der Arbeitnehmer privat nutzt. Die Regelung gilt in allen offenen Fällen rückwirkend ab 2000.[3]
Ab 2015 gilt die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG auch für öffentliche Dienste leistende Personen, die Vorteile aus der privaten Nutzung von PC und Telekommunikationsgeräten im Rahmen einer Tätigkeit zugewendet erhalten, für die sie gleichzeitig steuerfreie Aufwandsentschädigungen nach § 3 Nr. 12 EStG bekommen.
Gesetzliche Grundlage für die Besteuerung von Telekommunikationsleistungen bilden im Wesentlichen die §§ 3 Nr. 45, 8, § 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG sowie die §§ 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2, 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG. In R 3.45, R 9.1 Abs. 5 und R 40.2 Abs. 5 LStR hat die Finanzverwaltung zu weiteren Einzelheiten Stellung genommen.
1 Betrieblicher Telefon- und Internetanschluss
Die Aufwendungen für den Telefon- und Internetanschluss im Betrieb sind regelmäßig Betriebsausgaben.
1.1 Private Mitbenutzung durch den Unternehmer
Werden von einem betrieblichen Telefonanschluss (einschließlich Auto- oder Mobiltelefon) aus auch Privatgespräche geführt, sind die anteiligen Grund- und Gesprächsgebühren sowie die anteiligen Abschreibungen bei einem betriebseigenen Gerät für die Privatnutzung Privatentnahmen. Bei fremden Geräten, z. B. Geräte der Deutschen Telekom, stellen die anteiligen Grundgebühren, Gesprächsgebühren und die anteilige Gerätemiete für die Privatnutzung Privatentnahmen dar. Gleiches gilt für die private Nutzung eines betrieblichen Internetanschlusses und sonstiger Online-Verbindungen. Ob und in welchem Umfang eine private Nutzung der verschiedenen Geräte vorliegt, ist häufig nur schwer feststellbar. Im Einzelnen ist dabei Folgendes zu beachten:
1.1.1 Telefonanschluss
Da es in der Praxis oft große Schwierigkeiten bereitet, die private Nutzung des betrieblichen Telefons genau zu ermitteln, ist vielfach eine Schätzung erforderlich, die in Form der Erfassung eines glaubhaft gemachten Betrags für den Privatanteil erfolgen kann. Zu diesem Zweck muss der Unternehmer für einen repräsentativen Zeitraum (zwischen 3 und 12 Monaten, abhängig von den Umständen des Einzelfalls) Aufzeichnungen führen, anhand derer nachgewiesen werden kann, in welchem Umfang betriebliche und private Gespräche anfallen. Soweit vorhanden, kann dafür auch der Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft herangezogen werden.
Aufteilung der Grundgebühren
Bei der Aufteilung der Grundgebühren in Betriebsausgaben und nicht abzugsfähige Privataufwendungen sind auch ankommende Gespräche zu berücksichtigen. Anhand dieser Erkenntnisse kann der Jahresbetrag des privaten Anteils an den Gesamtkosten des Telefonanschlusses berechnet werden. Das so ermittelte Ergebnis kann auch für die Folgezeit zugrunde gelegt werden, solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern.
Der Privatanteil kann auch mit einem bestimmten Prozentsatz der Gesamtaufwendungen oder mit einer jährlichen Pauschale angesetzt werden....
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