Process Mining als Instrument zur Analyse und Optimierun ... / 2 Traditionelle Methoden zur Prozessaufnahme und -analyse

2.1 Methoden zur Erfassung der Prozesse

Traditionelle Methoden der Prozessaufnahme basieren im Wesentlichen auf dem Beobachten der Tätigkeit der Prozessbeteiligten und der Befragung dieser Personen oder Auswertung von Dokumenten. Dabei werden in der Regel zunächst Teilbereiche gebildet, um den Umfang und die Komplexität der Aufnahme zu reduzieren. Diese Teilbereiche können entweder anhand der Aufbauorganisation oder der Ablauforganisation definiert werden. Wird die Aufbauorganisation zugrunde gelegt, erfolgt die Aufnahme von Prozessen in Abteilungen oder Ähnlichem. Dies bringt das Problem mit sich, dass eine Aufnahme der Prozesse über die Grenzen der betrachteten Organisationseinheit hinaus schwierig wird. Schnittstellen müssen definiert werden, die dann bei der Aufnahme der Prozesse in der angrenzenden Organisationseinheit wieder verknüpft werden müssen.

Baut die Aufnahme auf der Ablauforganisation auf, hat es sich bewährt, zunächst auf einer Metaebene in einer End-to-End Betrachtung die übergreifenden Prozesse aufzunehmen und diese dann in Teilprozesse zu zerlegen.

Wenngleich etwas seltener in der Praxis anzutreffen, besteht auch die Möglichkeit, ein konkretes Objekt, z. B. eine Rechnung oder Bestellung, durch die Abläufe zu verfolgen. Man spricht dann von einem objektorientierten Vorgehen.

Die konkrete Aufnahme der Prozesse erfolgt dann im nächsten Schritt. Dazu können klassische Interviewmethoden mit strukturierten, vorbereiteten Fragebögen genutzt werden oder auch Fragebögen, die an die entsprechenden Personen verteilt und von diesen ausgefüllt werden.

Eine weitere Möglichkeit ist die Beobachtung der konkreten Tätigkeit der Prozessbeteiligten. Dabei werden die einzelnen ausgeführten Handlungen in einer Art Protokoll festgehalten. Ergänzend können verwendete Dokumente etc. festgehalten werden.

Praxis-Tipp

Kommunikative Prozessaufnahme

Als eine der eher kommunikativen Methoden hat sich die sog. Brown Paper Methode bewährt. Dabei dokumentieren die am Prozess Beteiligten – meist unter Moderation des Projektteams – gemeinsam den Prozess mithilfe von Haftnotizen die einzelnen Prozessschritte auf einer langen Bahn Packpapier (daher der Name der Methode). Meist werden auch gleich Probleme oder andere Anmerkungen auf andersfarbigen Haftnotizen vermerkt. Damit geht die Prozessaufnahme gleich einher mit einer ersten Analyse der Prozesse.

Festgehalten werden bei allen diesen Arten der Aufnahme in der Regel folgende Punkte:

• Auslöser des Prozesses
• einzelne Verarbeitungsschritte
• benötigte Inputs (Material, Informationen, etc.)
• am Verarbeitungsschritt Beteiligte
• genutzte Software
• Outputs und gegebenenfalls deren Dokumentation
• zu treffende Entscheidungen
• Schnittstellen zu anderen Prozessen
• Zeiten für einzelne Verarbeitungsschritte
• etc.

Was konkret aufgezeichnet wird, muss sich vor allem nach dem Zweck der Prozessaufnahme richten.

Typischerweise werden auch die einzelnen Methoden und Vorgehensweisen zumindest teilweise kombiniert, um eine ausreichende Detailtiefe sicherzustellen bzw. eine bessere Vollständigkeit und Korrektheit der Aufzeichnung zu ermöglichen.

2.2 Methoden der klassischen Prozessdokumentation

Die Methoden der Prozessdokumentation lassen sich grundsätzlich in drei Kategorien unterteilen. Dies sind verbale Darstellungen, auch tabellarisch, grafische Methoden und softwareunterstützte Methoden. Letztgenannte sollen hier gesondert benannt werden, auch wenn sie eigentlich zumeist eine Kombination von verbaler und grafischer Darstellung sind. Rein verbale Darstellungen haben sich als meist wenig verwendbar gezeigt, sodass in der Praxis eine Kombination von grafischen mit verbalen Methoden vorherrschen.

Nachstehend eine Auflistung gängiger Methoden der klassischen Prozessdokumentation^[1]

• Flussdiagramme (Flow Charts)
• Wertschöpfungskettendiagramme
• erweiterte ereignisgesteuerte Prozessketten
• Prozesstabellen
• objektorientierte Methoden, z. B. UML (Unified Modelling Language)

Wesentlich für die Qualität der Prozessdokumentation bei allen Methoden ist eine klare Definition der verwendeten Begriffe und Zeichen sowie eine gut strukturierte Darstellung.

[1] Siehe dazu auch Koch, Einführung in das Management von Geschäftsprozessen, Berlin, 2011.

2.3 BPMN 2.0 als Standard der Prozessdokumentation

Seit nunmehr einigen Jahren ist BPMN 2.0 (Business Process Management and Notation) als Standard für die Prozessdokumentation etabliert. BPMN liegt seit 2011 in der Version 2.0 vor und wurde 2013 in der Version 2.0.1 als ISO/IEC 19510:2013 zum internationalen Standard. Er definiert bestimmte Vorgaben für die Darstellung von Prozessen mithilfe grafischer Symbole. In der Version 2.0 wurde der Standard noch einmal erweitert, basiert nunmehr auf dem XML-Format und definiert nunmehr auch Vorgaben, die Ausführung entsprechender Ereignisse zu definieren. Damit ist BPMN 2.0 auch zum etablierten Datenaustauschformat zwischen den verschiedenen Tools der Prozessdokumentation und des Prozessmanagements geworden.^[1]

[1] Für weitergehende Informationen siehe https://www.omg.org/spec/BPMN/ (abgerufen am 3.1.2023)

2.4 Methoden der Prozessanalyse

Die Wahl einer der klassischen Methoden für die Analyse der Prozesse erfolgt zunächst...