Process Mining als Instrument zur Analyse und Optimierun ... / 5.2 Anwendungsbeispiele

Zu den typischen Anwendungsbeispielen des Process Mining zählen u. a. Analysen der Abläufe im Kundendienst hinsichtlich Geschwindigkeit der Abarbeitung, Fehlerquoten, etc. Daneben können durch die Analyse der Abläufe im Einkauf und der Finanzbuchhaltung geprüft werden, in welchen Fällen von den vorgegebenen Abläufen inklusiver interner Kontrollen abgewichen wird oder wie häufig aufgrund fehlender Angaben bestimmte Prozessschritte mehrfach durchlaufen werden müssen. Das kann intern zur Verbesserung der Abläufe verwendet werden aber auch zum Beispiel für Gespräche mit Lieferanten, soweit durch diese beispielsweise fehlerhafte Angaben zu Mehraufwand im eigenen Unternehmen führen.

Ein weiteres Anwendungsfeld ist die Untersuchung der Abläufe bei der Erstellung von Jahres- und Konzernabschlüssen, um festzustellen, welche Fehler dazu führen, dass Abschlüsse nicht zeitnah zum Ende des Geschäftsjahres erstellt werden können.

Praxis-Beispiel

Überprüfung der Prozesse zur Erstellung des Jahres- oder Konzernabschlusses

Die Prozesse zur Erstellung von Jahres- oder Konzernabschlüssen erweisen sich häufig als vergleichsweise komplex und auf eine Vielzahl von Personen bzw. Organisationseinheiten verteilt. Durch Anwendung des Process Mining auf diese Prozesse (auch Record-to-Report, "R2R" genannt) können die einzelnen Prozessschritte identifiziert und mit den einzelnen Laufzeiten und Verantwortlichen versehen werden. Anschließend kann dann in der Analyse mittels Process Mining festgestellt werden, wo z. B. aufgrund von wiederholtem Durchlaufen der gleichen Arbeitsschritte oder längere Prozessunterbrechungen, z. B. aufgrund fehlender Informationen, Prozesse ineffizient und langsam ablaufen. Projekterfahrungen zeigen, dass sich auf diese Weise eine Verkürzung der Prozesse der Abschlusserstellung um mehr als 10 Arbeitstage erreichen lassen.

Eine weitere Anwendungsmöglichkeit kann auch im Rahmen der Erstellung einer Verfahrensdokumentation gesehen werden. Auch wenn es keine explizite gesetzliche Verpflichtung zu einer Verfahrensdokumentation gibt, kann Unternehmen nur geraten werden, eine solche zu erstellen. Die Gründe hierfür liegen einerseits in der Verbesserung der betrieblichen Organisation, z. B. in der schnelleren Einarbeitung neuer Mitarbeiter bei der Übernahme betrieblicher Aufgaben von ausscheidenden Mitarbeitern, andererseits auch in der Verbesserung der Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung. Dies ist eine wesentliche Anforderung der GoBD.^[1]

[1] Siehe Ziffer 34 des BMF-Schreibens "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" v. 28.11.2019