Professionelles Berichtswesen: Variable Daten mit dynamischem Export zu Word & Co.

Zusammenfassung

Überblick

Auch in kleinen und mittleren Unternehmen steigen die Anforderungen an das Berichtswesen. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass alle geforderten Daten effizient und zeitnah zur Verfügung gestellt werden können. Anstelle manueller Zuordnungen und Übernahmen sollten möglichst viele Abläufe automatisiert werden.

Ein flexibles und adressatenorientiertes Berichtswesen sollte daher nicht nur Schlagwort, sondern Standard sein. Jedem Empfänger, ob intern oder extern, "seine" Daten nach Art, Inhalt und Form so präsentieren, dass sie möglichst "gut ankommen". Darin steckt die Aufforderung, aus einer bestimmten Datenmenge sehr viele und sehr unterschiedlich gestaltete Berichte generieren zu können, sei es in Excel selbst oder mit der zusätzlichen Verwendung von Word und PowerPoint.

Viel Aufwand? Bei unsystematischer Vorgehensweise schon. Wir zeigen Ihnen exemplarisch, wie es besser geht: Ein Ansatz zur variablen Gestaltung von tabellarischen und diagrafischen Berichtsinhalten, schnell unter Excel erstellt, schnell in andere Programme übertragen. Anhand der Excel-Musterlösung können Sie die in unserem Praxisbeitrag vorgestellten Arbeitsschritte nachvollziehen.

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1 Versionsabhängigkeit und Struktur der Musterlösung

Die nachfolgenden Beschreibungen der Musterlösung betreffen die Excel-Version 2010 und somit – obgleich mit technischen Unterschieden im Detail – auch die Nachbarversionen 2007 und 2013 sowie die folgenden Excel-Versionen.

Zum Herstellen und Benutzen des Modells sind keine speziellen Kenntnisse erforderlich, eine individuelle Anpassung oder eine eigene, gleichartige Anfertigung erfordert nicht mehr als solide Excel-Kenntnisse. Dabei geht es dann im Wesentlichen um die Einrichtung und Detailformatierung von Tabellen und einfachen Diagrammen, um die Verwendung von Bereichsnamen in Formeln sowie um die Einrichtung bedingter Formatierungen, wie sie seit der Version Excel 2007 verfügbar sind.

Aufbau und Funktionalitäten

Die aus 5 Arbeitsblättern bestehende Musterlösungsdatei zeigt exemplarisch 5 Berichtsvarianten fiktiver Absatz- und Erlösdaten (12 Produkte, 5 Städte, Geschäftsjahr 2020). 4 dieser Berichtsvarianten wiederum sind nach Inhalt oder nach Formatierung veränderbar. Sie zeigen per Mausklick entweder verschiedene Inhalte oder verschiedene Zellfärbungen.

Das Blatt Startseite liefert einige Kurzinformationen. Im Arbeitsblatt Tabellen 2020 finden Sie 4 Tabellen mit den relevanten Daten. Sie sind voneinander getrennt und unabhängig formatiert: Jede einzelne hat ihre eigene Überschrift sowie eigene Zeilen- und Spaltenköpfe, kann in dieser Blockform also unverändert gedruckt oder in andere Anwendungen übertragen werden. Zu den Inhalten in der Reihenfolge ihrer Nummerierung (s. Abb. 1):

• Tabelle 1 mit der Anzahl verkaufter Produkte – in einzelnen Standorten und gesamt
• Tabelle 2 mit den daraus erzielten Bruttoerlösen
• Tabelle 3 mit der prozentualen Verteilung der Anzahl der verkauften Produkte nach Orten
• Tabelle 4 mit der prozentualen Verteilung der Erlöse nach Produkten

Abb. 1: Die 4 Darstellungsformen des Absatzerfolgs – 12 Produkte in 5 Orten für ein komplettes Geschäftsjahr

Neben den Tabellen 2, 3 und 4 sehen Sie gelb gefärbte Zellen. Wenn Sie eine dieser Zellen markieren, erscheint rechts daneben ein Dropdown-Pfeil, dessen Aktivierung wiederum eine Liste öffnet. Die folgende Auswahl eines Listeninhalts bewirkt Folgendes:

• In Tabelle 2 eine Änderung des Zahlenformats, 4 Formate sind abrufbar. Von oben nach unten: Standard mit Tausendertrennzeichen ohne Dezimalstellen; Verkürzung auf Tausender mit einer Nachkommastelle und Textzeichenergänzung T; Verkürzung auf Tausender mit 2 Nachkommastellen und Textzeichenergänzung T; Standard mit Tausendertrennzeichen und 2 Dezimalstellen.
• In den Tabellen 3 und 4 eine Änderung der Zellfärbung: keine Färbung, Färbung nur der kleinsten Zahl, Färbung nur der größten Zahl, beide Färbungen gleichzeitig (in Tabelle 3 pro Zeile, in Tabelle 4 pro Spalte).

Im Arbeitsblatt Diagramme 2020 (s. Abb. 2) ist der Plural im Blattnamen und in der Hauptüberschrift durchaus ernst gemeint. Es ist zwar nur ein einziges Erlösdiagramm vorhanden (in seiner Formatierung den Tabellen ähnelnd), dennoch aber sind 13 verschiedene per Mausklick abrufbar – obwohl keine Steuerelemente zu sehen sind.

Das Geheimnis ist in der linken unteren Ecke, nämlich mit Auswahl der Zelle B20, zu lösen. Auch hier lässt sich eine Liste öffnen. Sie enthält laufende Nummern von 1 bis 13 und dahinter jeweils die Produktcodes, wie sie auch in den mit "PNr" betitelten Spalten der Datentabellen zu sehen sind. Die Auswahl eines Listeneintrags überträgt dessen zugehörige Zeilenwerte aus der Tabelle 2 (Bruttoerlöse) in das Diagramm. Die Diagrammüberschrift wird entsprechend aktualisiert.

Im Arbeitsblatt Listen schließlich sind die Daten der Gültigkeitslisten hinterlegt, im Arbeitsblatt Namen die kurze, nur für Dokumentationszwecke eingerichtete Liste der 4 in dieser Arbeitsmappe eingerichteten Bereichsnamen und ihrer Bezüge.

Abb. 2: Beispielhaft die Darstellung der Erlöse des Pro...