Projektcontrolling: Instrumente in klassischen und agile ... / 1.2 Statusbericht: Ein Aufmerksamkeitsgenerator für den Projektleiter

Der Statusbericht ist ein politisches Instrument für den Projektleiter. Es gibt in dem Projekt immer verschiedene Wahrheiten, weil es auch verschiedene Wahrnehmungen auf das Projekt gibt. Der Projektleiter kann also das Projekt innerhalb gewisser Grenzen darstellen. Jedoch sollte der Projektleiter und das Team auf jeden Fall hinter dem Statusbericht stehen. Schließlich ist der Projektleiter der Hauptkunde des Statusberichts. Es ist meine Aufgabe jederzeit einen Bericht zum Projekt geben zu können.

Ein Projektstatusbericht ist zukunftsorientiert (Wann ist das Projekt voraussichtlich fertig? Was wird es kosten? Was wird alles abgeliefert werden?). Weiterhin sollte der Statusbericht Lösungen zu anfallenden Entscheidungen aufzeigen. Zu vermeiden ist eine detaillierte Historie der erledigten Aufgaben. Alle gehen davon aus, dass diese termingerecht erledigt wurden.

Der Inhalt eines Statusberichts sollte standardisiert sein und auf das Projekt angepasst werden. Folgende Informationen sollten darin für jedes Projekt enthalten sein:

1. Eine Ampel zum Gesamtprojektstatus
2. Kurze Kommentierung des Projektstatus
3. Eine Übersicht und Prognose zu den einzelnen Meilensteinen
4. Eine Übersicht und Prognose zu den Kosten
5. Eine Portfoliografik zu den Risiken
6. Benötigte Entscheidungen

Das sieht übersichtlich aus. Der Teufel steckt jedoch im Detail. Wann ist eine Ampel grün, gelb oder rot? Die allgemeine Regel ist: Grün = alles ok, Gelb = es gibt Probleme, doch wir können sie ohne externe Hilfe lösen, Rot = wir brauchen Hilfe, weil wir das magische Dreieck verlassen werden.

Hier sind unsere Lösungen. Eine Ampel sollte immer von Grün, dann auf Gelb und anschließend erst auf Rot springen. Wenn eine Ampel von Grün auf Rot springt, dann zeigt es doch wenig Projektmanagement-Kompetenzen beim Projektleiter.

Praxis-Beispiel

Statusbericht muss positive Perspektiven zeigen, sonst...

Ein Projektleiter eines Großprojektes bei einer Bank berichtete einen roten Projektstatus. Er wurde von einem Bereichsleiter gefragt: "Herr Projektleiter, hier sind 2 Vorstände und 3 Bereichsleiter anwesend. Was müssen wir entscheiden, damit das Projekt wieder auf Grün kommt?" Der Projektleiter antwortete: "Das weiß ich auch nicht." Es war seine letzte Tat in dem Projekt.

Ein weiteres Thema mit den Ampeln ist die Bestimmung der Ampelfarbe. Es ist wichtig, vorab festzulegen, wann welche Farbe gesetzt wird. Das können Informationen im Verzug sein oder Kostenüberschreitungen oder Qualitätsprobleme. Wobei sich Qualitätsprobleme gut in Kosten- und Zeitüberschreitungen bewerten lassen.

Abschließend zum Statusbericht: Die Feststellung des Fortschrittsgrads sollte grob erfolgen. Arbeitspaket angefangen und Arbeitspaket abgeschlossen sind vollkommen ausreichend. Alle weiteren Informationen sind eher in der Kategorie "Kristallkugel lesen". Durch die Verdichtung aller Arbeitspakete entsteht so ein Fortschrittsgrad, der zur Steuerung ausreichend ist.