Projektmanagement-Methodik für die Steuerkanzlei

Zusammenfassung

Überblick

Die Steuerberatungsbranche ist im Umbruch, Kanzleiteams müssen sich mit neuen Fragestellungen auseinandersetzen und dafür andere oder neue Methoden der Bearbeitung und Umsetzung heranziehen. Es geht also um die Weiterentwicklung der Methodenkompetenz, auf die in der Arbeit für Mandanten wie auch für die Aufgaben und Projekte der Kanzleientwicklung zurückgegriffen wird.

Eine Grundlogik, sachliche Aufgaben über einen Zeitverlauf zu gewünschten Ergebnissen zu führen, ist das Projektmanagement. Projektmanagement kommt im Ursprung aus einem Umfeld von (im Vergleich zu Kanzleien) größeren Organisationen oder Projekten. Mit klassischem Projektmanagement in seiner Detailtiefe und Komplexität sind Kanzleien üblicherweise nicht konfrontiert. Am ehesten ist z. B. die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN ISO 9001 in einer Steuerkanzlei eine Aufgabe, die wie ein Projekt gemanagt wird. Eine Adaption der Methode auf die Anforderungsdimensionen, die sich in Steuerkanzleien finden, ist somit nötig und sinnvoll.

Am Beispiel eines Praxisfalls für die Einführung der digitalen Belegführung einer Kanzlei zeigt dieser Beitrag den Sinn der einzelnen Elemente eines Projektplans auf. So wird ein Grundverständnis über Projektmanagementmethodik erzeugt, damit Sie Projektplanungen in Ihrer Kanzlei künftig Ihren Anforderungen anpassen können.

Tipp: Der Beitrag steht zusätzlich als eSeminar zur Verfügung:

https://playout.3qsdn.com/66e802df-a3c6-11e9-8d5b-0cc47a188158

(c) Haufe Redaktion

1 Projektmanagement: Grundlagen

1.1 Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist möglicherweise ein einmaliges Vorhaben, das bestimmte Ergebnisse produzieren und Ziele erreichen soll und bei dem verschiedene Tätigkeiten koordiniert und gesteuert werden müssen. Häufig sind mehrere Personen an der Umsetzung beteiligt und von den Ergebnissen betroffen. Ein Projekt hat im Gegensatz zu einem Prozess einen Anfangs- und einen Endtermin. Es wird bezüglich Zeit, Ressourcen, Zielen und Ergebnissen sowie der an der Umsetzung beteiligten und für die Zielerreichung verantwortlichen Personen geplant – und zwar schriftlich in einem Projektplan.

In Kanzleien trifft man üblicherweise eine Aufgabenplanung vor, die sehr praxisorientiert ist und sich üblicherweise auf eine Aufzählung von Maßnahmen beschränkt, die nacheinander umgesetzt werden können. Diese Vorgehensweise ist auch für die kleinen täglichen Aufgaben in der Kanzlei effektiv und sinnvoll. Bei komplexeren Aufgabensachverhalten – wie der Einführung einer digitalen Belegführung, der Einführung eines Qualitätsmanagements oder auch der Entwicklung neuer Dienstleistungen – ist es sinnvoll, eine etwas detailliertere Projektmanagementmethodik einzusetzen.

1.2 Praxisorientiertes Projektmanagement als Grundverständnis

Ich möchte Ihnen hier im Detail vorstellen, wie Sie Projektmanagement etwas differenzierter vornehmen können. Das Ziel dabei ist, ein komplexeres Verständnis von Projektmanagement zu vermitteln, das es Ihnen ermöglicht, auf ein breiteres Methodik-Spektrum zurückzugreifen, wenn Sie ihr nächstes Projekt planen. Anders als bei Steuergesetzen obliegt es Ihnen in der Anwendung, die Detailtiefe der Methodik auf Ihre jeweils aktuellen Anforderungen zu adaptieren.

Es gibt keine Projektmanagementmethodik, die sich zu 100 % auf alle Projekte sinnvoll übertragen lässt – mal braucht es mehr, mal braucht es weniger. Das im folgenden vorgestellte Beispiel aus der Praxis eines Projekts zur Einführung der digitalen Belegführung in einer Steuerkanzlei folgt dabei der Methodik, die Stephen R. Covey in seinem Buch "Management" vorstellt. Diese Methodik trifft auch schon die Anforderungen der aus dem New Work-Ansatz stammenden "Objectives and Key Results (OKR)"-Logik.

1.3 Projektplan

Elemente eines Projektplans mit OKR Logik^[1]:

• Projektleitung, Zeitrahmen
• Zweck (á la Mission)
• Ziele & Ergebnisse (SMART)
• Zusammenhang wichtigste Kanzleiziele
• Bedürfnisse Interessengruppen
• Priorisierung Zeit/Kosten/Qualität
• Budget, Ressourcen, Personen
• Berichte & Meetings
• Meilensteine, Aktionen, Maßnahmen

Wenn Sie einen Projektplan aufstellen, brauchen Sie zunächst eine Projektleitung, ggf. weitere Rollen im Projektteam und einen klaren Zeitrahmen. Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende, das unterscheidet es grundlegend von einem laufenden Prozess. Um Ihr Team zu motivieren, an dem Projekt mitzuwirken, ist es hilfreich, den Zweck (Mission) des Projekts gleich zu Beginn zu kommunizieren und so die Beweggründe des Projekts eindeutig zu vermitteln. Der Projektplan sollte daher den Zusammenhang zu den wichtigsten strategischen Kanzleizielen möglichst genau herausarbeiten. Das hilft Ihrem Projektteam, sich diesbezüglich auszurichten und die Relevanz des Projekts zu erkennen, wie auch im Projekt Dinge umzusetzen, die wirklich in Richtung der strategischen Kanzleiziele Wirkung entfalten. Gleichzeitig geht es darum, inhaltlich zu überlegen, welche Interessengruppen von dem Projekt betroffen sind, und deren Bedürfnisse zu bedenken.

Außerdem gilt es, die Projektziele und Ergebnisse möglichst "smart" festzuhalten:

S	Specific (präzise)
M	Measurable (messbar)
A	Attainable (erreichbar)
R	R...