Prozessdarstellung als zentraler Bestandteil des Aufbaus ... / 2.4 Prozessdokumentation

Die Definition von Unternehmensprozessen beschäftigt sich zunächst mit der korrekten Bestimmung und Abgrenzung einzelner Abläufe voneinander. Was innerhalb der Abläufe vor sich geht, ist erst einmal zweitrangig.

Dies ändert sich, wenn die Abläufe für die Mitarbeiter als Handlungsanleitung beschrieben werden sollen – wenn also aus der Grobstruktur der Abläufe ein Managementsystem entstehen soll.

Achtung

Grundregel

Dabei gilt folgende Grundregel: Alles, was zwischen der Auslösung des Prozesses und seinem Ergebnis geschieht, kann, muss aber nicht unbedingt beschrieben werden.

Der weit verbreitete Irrglaube, dass der Aufbau eines Managementsystems mit einer endlosen Dokumentation verbunden ist, sollte der Vergangenheit angehören. Dies drückt sich auch in der DIN EN ISO 9001:2015 aus, die ausdrücklich keine Verfahren mehr fordert, sondern nur noch dokumentierte Informationen, welche das Unternehmen als notwendig für die Wirksamkeit des Managementsystems bestimmt hat. Dokumentierte Informationen können Beschreibungen, wie z. B. Arbeitsanweisungen, sein oder Nachweise, dass Prozesse wie geplant umgesetzt werden.

Achtung

Dokumentierte Informationen

Nach DIN EN ISO 9001:2015 müssen dokumentierte Informationen verfügbar sein und gelenkt werden bezüglich

• Anwendungsbereich des QM-Systems (Kap. 4.3),
• Beschreibung der Prozesse und Nachweise, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt werden (Kap. 4.4.2 Buchst. a und b),
• Qualitätspolitik und Qualitätsziele (Kap. 5.2.2 Buchst. a und 6.2.1),
• Eignung der Ressourcen zur Überwachung und Messung (Kap. 7.1.5.1),
• Grundlage für Kalibrierung oder Verifizierung (Kap. 7.1.5.2),
• Nachweis der Kompetenz der Beschäftigten (Kap. 7.2),
• Nachweis der Konformität und dass Prozesse wie geplant durchgeführt wurden (Kap. 8.1),
• Ergebnisse der Überprüfung und neue Anforderungen (Kap. 8.2.3.2),
• Entwicklungseingaben (Kap. 8.3.3) und Steuerungsmaßnahmen für die Entwicklung (Kap. 8.3.4),
• Entwicklungsergebnisse (Kap. 8.3.5) und Entwicklungsänderungen (Kap. 8.3.6),
• Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen (Kap. 8.4),
• Merkmale von Produkten und Dienstleistungen sowie durchzuführende Aktivitäten und zu erzielende Ergebnisse (Kap. 8.5.1 Buchst. a),
• Sicherstellung der Nachverfolgbarkeit (Kap. 8.5.2),
• Information der Eigentümer bei Beschädigung usw. (Kap. 8.5.3),
• Überwachung von Änderungen (Kap. 8.5.6),
• Freigabe von Produkten und Dienstleistungen (Kap. 8.6),
• Beschreibung der Nichtkonformität (Kap. 8.7.2),
• Ergebnis von Messungen und Überwachungen (Kap. 9.1.1),
• Auditprogramm und Auditergebnisse (Kap. 9.2.2),
• Managementbewertung (Kap. 9.3.3),
• Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen (Kap. 10.2.2).

Man erkennt, dass sogar die Hauptprozesse in einem Unternehmen nicht unbedingt dokumentiert (als Verfahren) werden müssen. Das bedeutet natürlich nicht, dass es für die Steuerung dieser Prozesse keine unternehmensinternen schriftlichen Regelungen geben muss. Das Gegenteil ist der Fall, die Regelung der Vorgehensweise (das Verfahren) und Nachweise, dass diese Regelungen unternehmensweit eingehalten werden, ist der Hauptaspekt jeder internen und externen Begutachtung von Managementsystemen.