Prozesskostenmanagement: Optimierung von Geschäftsprozes ... / 2.3 Verkürzung der Durchlaufzeiten

Ansatzpunkte zur Verkürzung der Durchlaufzeiten bei bestehenden Geschäftsprozessen bestehen darin – wie im vorhergehenden Abschnitt beschrieben –, die Prozesse an sich schlanker, d. h. geradliniger und effizienter zu gestalten. D.h. die Prozesse sollten nicht übermäßig zwischen den verschiedenen Bearbeitungsstellen bzw. den Kostenstellen hin und her springen.

Allein dadurch entsteht schon der Effekt, dass Transferzeiten zwischen den einzelnen Bearbeitungsschritten eingespart werden können. Allerdings passiert dies nicht notwendigerweise von alleine. Um sicherzustellen, dass die Verschlankung eines Geschäftsprozesses auch zu einer Reduktion der Durchlaufzeiten führt, muss besonders auf die so genannten nicht wertschöpfungsbezogenen Teilprozesse geachtet werden. Hier liegt im Hinblick auf eine Reduzierung der Durchlaufzeiten sicherlich das größte Einsparpotenzial.

Unter nicht wertschöpfungsbezogenen Teilprozessen sind die zwischen den einzelnen Bearbeitungsschritten innerhalb eines Prozesses liegenden Transferzeiten für Waren, Informationen, Akten etc. zu verstehen.

Nicht wertschöpfungsbezogener Teilprozess

Beim Durchlauf eines Geschäftsprozesses werden Akten nach deren Bearbeitung an die nächste Bearbeitungsstation weitergegeben. Dort liegen im Bearbeitungskorb bereits schon viele andere Akten. Folglich bleibt die neu dazugekommene Akte liegen. In dieser "Liegezeit" wird sie nicht bearbeitet. Der Durchlauf des Prozesses, im Rahmen dessen die Akte zu bearbeiten ist, wird dementsprechend verzögert.

Im Rahmen einer Reduzierung der Durchlaufzeiten eines Geschäftsprozesses gilt es nun, diese "Liegezeiten" zu erkennen und durch geeignete Maßnahmen zu reduzieren. Dadurch kann die Durchlaufzeit des Gesamtprozesses ganz erheblich verkürzt werden.

Abb. 4: Wertschöpfungsbezug von Prozessen

Am besten lässt sich dies anhand eines grafisch aufbereiteten Beispiels darstellen.

Abb. 5 veranschaulicht, wie ein Prozess, der bisher beispielsweise 18 Tage in Anspruch nimmt, durch konsequente Steuerung der nicht wertschöpfungsbezogenen Teilprozesse auf 10 Tage reduziert wurde. Dies gelingt durch Verminderung von Transportzeiten, Vermeidung von Wiederholungstätigkeiten, Reduzierung von Bearbeitungsstationen, Verkürzung von Wegezeiten und durch Reduzierung der Liegezeiten.

So wird hier im Beispiel der Teilprozess "Lagern Rohmaterial" durch geeignete Maßnahmen von 4 Tagen auf 2 Tage verkürzt. Der Teilprozess "Bereitstellung" mit einem Tag Dauer fällt ganz weg. Der "Transport" wird um einen Tag reduziert und der Teilprozess "Lagern Fertigprodukt" wird von 7 auf 3 Tage verkürzt. Insgesamt ergibt sich eine Reduktion der Durchlaufzeiten um 8 Tage. Geeignete Maßnahmen, um den Durchlauf innerhalb der einzelnen Teilprozesse zu beschleunigen, können sein: Transportzeiten vermindern, Wiederholungstätigkeiten vermeiden, Bearbeitungsstationen reduzieren, Wegezeiten verkürzen und Liegezeiten verkürzen.

Abb. 5: Beispiel Durchlaufzeiten verkürzen