Prozesskostenrechnung: Durchführung der Prozessanalyse u ... / 2 Durchführung der Prozessanalyse

Die Prozessanalyse ist notwendige Voraussetzung, um später ein funktionsfähiges Prozessmanagement, z. B. in Form einer prozessbasierten Kalkulation, darauf aufsetzen zu können. Im Wesentlichen umfasst die Prozessanalyse fünf Schritte:

1. Erfassung der Gemeinkosten über Kostenstellen
2. Durchführung einer Tätigkeitsanalyse
3. Bestimmung von Kostentreibern und Bildung von kostenstellenübergreifenden Hauptprozessen
4. Ermittlung der Prozesskosten
5. Ermittlung der Prozesskostensätze

Abbildung 2 zeigt die Vorgehensweise bei der Durchführung der Prozessanalyse schematisch auf.

Abb. 2: Schema Prozessanalyse

2.1 Ausgangsbasis Kostenstellen

Ausgangsbasis für die Durchführung einer Prozessanalyse ist das Vorhandensein einer funktionsfähigen und aussagekräftigen Kostenstellenrechnung, über welche die Gemeinkosten vollständig erfasst werden. Je detaillierter die vorhandene Kostenstellenrechnung bereits ist, desto genauer lässt sich die Prozessanalyse folglich auch durchführen. Allerdings ist es in der Praxis, insbesondere bei mittelständischen Unternehmen, unter dem Gebot der Wirtschaftlichkeit oft sinnvoller, bei der gesamten Prozesskostenrechnung und damit auch bei den Kostenstellen nicht zu sehr ins Detail zu gehen.

Kostenstellen sind die Ausgangsbasis

Vergewissern Sie sich zu Beginn der Prozessanalyse, dass Ihnen die den jeweiligen Kostenstellen zugeordneten Kosten nach Art und Höhe zur Verfügung stehen.

Bei sehr tief gegliederten Kostenstellenplänen kann es – im Sinne einer Erleichterung der Durchführung der Prozessanalyse – sinnvoll sein, stark untergliederte Kostenstellenbereiche zu so genannten Prozesskostenstellen zusammenzufassen. Es kann jedoch auch sinnvoll sein, bestimmte Kostenstellen, so wie sie im ursprünglichen Kostenstellenplan des Unternehmens bestehen, weiter aufzugliedern. Damit vermeiden Sie, dass Sie im späteren Verlauf der Prozessanalyse mit verschiedenen Schlüsselgrößen rechnen müssen.

Kostenstellen eines mittelständischen Zulieferbetriebes

Typische Kostenstellen in einem mittelständischen Zulieferbetrieb könnten folgende Bereiche sein:

• Einkauf
• Lager/Logistik/Versand/Fuhrpark
• Qualitätssicherung
• Arbeitsvorbereitung/Disposition/Produktionsplanung
• Produktion
• Forschung und Entwicklung
• Instandhaltung
• Vertrieb
• Verwaltung

2.2 Tätigkeitsanalyse für die Beschreibung von Prozessen

Im Rahmen der Tätigkeitsanalyse werden die repetitiven Tätigkeiten, welche in den jeweiligen Kostenstellen anfallen, systematisch erfasst. Eine repetitive, also eine sich wiederholende Tätigkeit kann z. B. bei der Kostenstelle Einkauf das Schreiben von Bestellungen sein. Hier ist es wichtig, sowohl die Menge, also wie oft diese Tätigkeit in einem bestimmten Zeitraum (z. B. Tag) ausgeführt und wie viel Zeit dazu benötigt wird, als auch die dadurch verursachten Kosten zu ermitteln.

Im Allgemeinen kommen im Rahmen der Tätigkeitsanalyse folgende Methoden zum Einsatz:

1. Zeitaufschreibungen durch Mitarbeiter
2. Einsatz arbeitswissenschaftlicher Methoden
3. Arbeitsablauf-, Zeit- und Wertstudien der REFA
4. Interviews der Kostenstellenleiter

Um ein Ausufern der Tätigkeitsanalyse zu vermeiden, sollten Sie eine Methode wählen, die möglichst einfach und kostengünstig durchzuführen ist. In der Praxis haben sich hier Zeitaufschreibungen durch Mitarbeiter und Interviews der Kostenstellenleiter als geeignetes Mittel erwiesen. Wenn es auf ganz exakte Zeitmessungen o. Ä. ankommt, werden andere Methoden vorzuziehen sein.

Vorgehensweise bei der Tätigkeitsanalyse

Zunächst werden alle Tätigkeiten oder Aktivitäten, welche auf einer Kostenstelle anfallen, in einer Liste erfasst. Diese Liste wird um eine Spalte mit den auf der Kostenstelle insgesamt anfallenden Zeiten ergänzt und in einer dritten Spalte werden Gesamtkosten der Kostenstelle, entsprechend der festgestellten Zeitinanspruchnahme, verteilt. Das Ziel der Tätigkeitsanalyse ist es, die Tätigkeiten auf den Kostenstellen darzustellen und diese jeweils mit einer Zeit/Mengen- und Kostengröße zu versehen.

Schritt 1: Tätigkeiten erfassen

Erstellen Sie eine Liste der auf den jeweiligen Kostenstellen anfallenden repetitiven Tätigkeiten.

Tätigkeiten einer Kostenstelle zuordnen

Nachfolgend sehen Sie Beispiele für kostenstellenspezifische Tätigkeiten:

Aktivitäten der Kostenstelle Einkauf

• Angebote einholen
• Bestellungen durchführen
• Reklamationen bearbeiten
• Lieferanten beurteilen
• Leitung der Abteilung Einkauf

Aktivitäten der Kostenstelle Materiallager

• Warenannahme
• Wareneingangsprüfung
• Einlagerung
• Warenentnahme
• Lagerleitung

Aktivitäten der Kostenstelle Verwaltung

• Fakturierung der Aufträge
• Personal verwalten
• Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durchführen
• Kontenführung Debitoren
• Kontenführung Kreditoren
• Leitung der Finanzbuchhaltung

Tragen Sie die ermittelten Tätigkeiten unter der Überschrift der jeweiligen Kostenstelle in die erste Spalte Ihrer Tätigkeitenliste (s. Tab. 1) ein.

Schritt 2: Zeiten aufnehmen

Stellen Sie fest, wie viel Zeit es benötigt, die jeweilige Tätigkeit einmal durchzuführen. Mögliche Methodik: Zeitaufschreibungen, arbeitswissenschaftliche Methoden, REFA, Interviews Kostenstellenleiter.

Auf Plausibilität achten

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