Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung / 10.4 Aufbewahrungsort für Rechnungen

10.4.1 Aufbewahrungsort für im Inland ansässige Unternehmer

Rz. 126

Im Inland mit Ausnahme des Gebiets von Büsingen und der Insel Helgoland (§ 1 Abs. 2 UStG) ansässige Unternehmer sind verpflichtet, die Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete (insbesondere Freihäfen) aufzubewahren, § 14 b Abs. 2 Satz 1 UStG. Ein Unternehmer ist in einem bestimmten Gebiet ansässig, wenn er dort einen Wohnsitz, seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine Zweigniederlassung hat, § 14 b Abs. 3 UStG.

Rz. 127

Bei elektronisch aufbewahrten Rechnungen, wobei es sich nicht unbedingt um elektronisch übermittelte Rechnungen handeln muss, kann der im Inland oder der in einem der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete ansässige Unternehmer die Rechnungen nach § 14 b Abs. 2 Satz 2 UStG wahlweise im Gemeinschaftsgebiet, in einem der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete (insbesondere Freihäfen), im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland aufbewahren. Voraussetzung hierfür nach § 14 b Abs. 2 Satz 2 UStG ist, dass eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) auf die betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung durch die Finanzbehörden für Zwecke der Umsatzsteuerkontrolle gewährleistet ist. Bewahrt der Unternehmer in diesem Fall die Rechnungen nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG (insbesondere Freihäfen) genannten Gebiete auf, hat er dem für die Umsatzbesteuerung zuständigen Finanzamt den Aufbewahrungsort unaufgefordert und schriftlich mitzuteilen, § 14 b Abs. 2 Satz 3 UStG.^[1]

Der Unternehmer kann nach § 14 b Abs. 5 UStG Rechnungen auch außerhalb des Gemeinschaftsgebiets, beispielsweise in bestimmten Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder, falls die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird, in anderen Drittstaaten, elektronisch aufbewahren, wenn er bestimmte Anforderungen erfüllt, die im Einzelnen in § 146 Abs. 2a AO genannt sind. Nach dieser Bestimmung kann die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen in einem Mitgliedstaat der EU^[2] geführt und aufbewahrt werden. Dasselbe gilt für einen anderen Staat, auf den das Abkommen über den EWR vom 3.1.1994^[3] in der jeweils geltenden Fassung Anwendung findet, mit dem eine Rechtsvereinbarung über Amtshilfe besteht, deren Anwendungsbereich mit dem der Richtlinie 2011/16/EU des Rates vom 15.02.2011 über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung^[4] sowie der Verordnung (EU) 904/2010 des Rates vom 7.10.2010 über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden und die Betrugsbekämpfung auf dem Gebiet der Mehrwertsteuer in der jeweils geltenden Fassung vergleichbar ist. Voraussetzungen sind ferner, dass der Steuerpflichtige die Zustimmung zur Durchführung eines Zugriffs auf elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen der zuständigen Stelle des Staates, in den die elektronischen Bücher und Aufzeichnungen verlagert werden sollen, vorlegt und der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt sowie der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 – 147 und § 200 Abs. 1, 2 AO ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen und schließlich der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO in vollem Umfang möglich ist. Wenn der Bewilligungsgrund für die elektronische Aufbewahrung von Rechnungen außerhalb des Gemeinschaftsgebietes entfällt, muss die zuständige Finanzbehörde die Bewilligung widerrufen und die unverzügliche Rückverlagerung der elektronisch aufbewahrten Rechnungen in den Geltungsbereich dieses Gesetzes verlangen. Den Vollzug dieser Maßnahme hat der Steuerpflichtige nachzuweisen.

Hinweis

Es ist zu beachten, dass bestimmte Gebiete, wie z. B. Andorra, Gibraltar, Vatikan, die französischen Überseedepartments wie La Reunion oder Martinique sowie die Kanarischen Inseln, nicht zum Gemeinschaftsgebiet gehören. Das Fürstentum Monaco gehört zum Gemeinschaftsgebiet.^[5]

[1] Vgl. Abschn. 14b.1 Abs. 8 UStAE.

[2] Vgl. Abschn. 1.10 UStAE.

[3] Vgl. ABl. EG Nr. L 1 S. 3.

[4] Vgl. Richtlinie 2011/16/EU des Rates v. 15.2.2011 über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Aufhebung der Richtlinie 77/799/EWG. ABl. L 64 v. 11.3.2011.

[5] Vgl. Abschn. 1.10 UStAE.

10.4.2 Aufbewahrungsort für im Ausland ansässige Unternehmer

Rz. 128

Im Ausland sowie im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland ansässige Unternehmer können die Rechnungen unabhängig von der Form der Aufbewahrung im Inland einschließlich des Gebiets von Büsingen und Helgoland oder in einem anderen EU-Mitgliedstaat aufbewahren, § 14 b Abs. 2 Satz 4 UStG. Der Unternehmer ist verpflichtet, dem Finanzamt auf dessen Verlangen alle aufzubewahrenden Rechnungen und Daten oder die an deren Stelle tretenden Bild- und Datenträger unverzüglich, d. h. ohne schuldhaftes Verzögern, zur Verfügung zu stellen, § 14 b Abs. 2 Satz 5 UStG. Kommt der Unternehmer dieser Verpflichtung n...