Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung / 4 Pflichtangaben in einer Rechnung

4.1 Allgemeines

Rz. 21

Durch die Bestimmungen über den Inhalt ordnungsgemäßer Rechnungen muss eine Rechnung bestimmte Mindestangaben enthalten, um dem Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Die Pflichtangaben in der Rechnung ergeben sich aus §§ 14 Abs. 4, 14 a UStG sowie aus den §§ 33, 34 UStDV.

Rz. 22

Hinweis

• Die Pflichtangaben sind nicht in allen Ausgangsrechnungen erforderlich. Die Regelungen gelten nur für Rechnungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen oder an juristische Personen sowie für Rechnungen an andere Leistungsempfänger, die in § 14 a UStG genannt sind, etwa die innergemeinschaftliche Lieferung von neuen Fahrzeugen an Privatpersonen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um steuerpflichtige, steuerfreie Leistungen oder Teilleistungen handelt oder ob Sonderregelungen beispielsweise für allgemeine Durchschnittssätze, Besteuerung von Reiseleistungen, Differenzbesteuerung oder innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte zur Anwendung kommen, §§ 23–25c UStG.
• Für Lieferungen und sonstige Leistungen an Privatpersonen, beispielsweise im gesamten Bereich des Einzelhandels, besteht umsatzsteuerrechtlich keine Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen.^[1] Daher müssen Unternehmer, wenn sie in diesen Fällen Privatpersonen dennoch aus anderen Gründen eine Rechnung erteilen, die Pflichtangaben nicht beachten.

Rz. 23

Die Gesamtheit aller Dokumente, welche die nach § 14 Abs. 4 und § 14 a UStG geforderten Angaben insgesamt enthalten, bildet die Rechnung. In einem Dokument fehlende Angaben müssen in anderen Dokumenten enthalten sein. In einem dieser Dokumente müssen mindestens das Entgelt und der Steuerbetrag angegeben werden. Außerdem sind in diesem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 und § 14 a UStG erforderlichen Angaben insgesamt ergeben, § 31 Abs. 1 UStDV. Alle Dokumente müssen vom Rechnungsaussteller erstellt werden. Im Fall der Gutschrift muss deshalb der Gutschriftsaussteller alle Dokumente erstellen. Die Verwaltung lässt es aber zu, dass, wenn ein Dritter mit der Rechnungsstellung beauftragt ist, § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG, auch derjenige, der den Dritten mit der Rechnungsstellung beauftragt hat, zur Erstellung der fehlenden Dokumente berechtigt ist.^[2]

[1] Eine Ausnahme gilt insoweit für Werklieferungs- oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen, vgl. Ausführungen in Rz. 8 ff.

[2] Vgl. Abschn. 14.5 Abs. 2 UStAE.

4.2 Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und Leistungsempfängers

Rz. 24

In der Rechnung muss der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers jeweils vollständig angegeben werden, § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG. Nach § 31 Abs. 2 UStDV ist es ausreichend, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.^[1] Jede Art von Anschrift ist dafür ausreichend, sofern der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger unter dieser Anschrift erreichbar sind. Ob der leistende Unternehmer unter der Anschrift, die er in den von ihm ausgestellten Rechnungen angibt, wirtschaftlich tätig ist, spielt dabei keine Rolle.^[2] Der UStAE nennt folgende Beispiele für eine eindeutige Bezeichnung: ^[3]

• Postfach oder eine Großkundenadresse des Leistungsempfängers. Der BFH hat mit Urteil v. 22.10.2015^[4] entschieden, dass nur die Angabe der zutreffenden Anschrift, unter der der leistende Unternehmer seine wirtschaftlichen Aktivitäten entfaltet, das Merkmal "vollständige Anschrift" in § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG erfüllt. Im zu beurteilenden Fall ging es um den Vorsteuerabzug aus Rechnungen, in denen der leistende Unternehmer als Anschrift einen Briefkastensitz angegeben hat. Mit Schreiben v. 13.9.2016^[5] reagierte das BMF auf das BFH-Urteil mit dem Hinweis, dass sich das Urteil auf die Angabe der vollständigen Anschrift des leistenden Unternehmers bezieht und darin keine Aussage zur Zulässigkeit der nach Abschn. 14.5 Abs. 2 Satz 8 UStAE möglichen Rechnungsangabe eines Postfachs oder einer Großkundenadresse des Leistungsempfängers getroffen wird. Nach Ansicht der Verwaltung ist es daher weiterhin zulässig, wenn der Leistungsempfänger über eine Postfach- oder Großkundenadresse verfügt und diese in der Rechnung angibt. Vorausgesetzt er ist unter dieser Adresse auch erreichbar.
• Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft können der Name und die Anschrift einer Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat.
• Bei Zweigniederlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteilen eines Unternehmens können der Name und die Anschrift dieser angegeben werden, sofern der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Zweigniederlassung, Betriebsstätte oder des Betriebsteils die Leistung erbracht bzw. bezogen hat.
• Verfügt der Unternehmer über eine "c/o-Adresse", so genügt auch di...