5.6.1 Meldepflichten
Der Vorstand hat der für den Sitz des Vereins zuständigen Aufsichtsbehörde unaufgefordert folgende Unterlagen vorzulegen:
- jede Satzungsänderung innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung durch die Mitglieder-(Vertreter-)Versammlung.[1] Der Meldung ist eine öffentlich beglaubigte Abschrift der Niederschrift über die Beschlussfassung beizulegen,
- den Prüfungsbericht der Geschäftsprüfung innerhalb eines Monats nach dessen Erhalt.[2]
Der für die Belegenheit der Beratungsstelle zuständigen Aufsichtsbehörde sind nach § 23 Abs. 4 StBerG folgende Anzeigen zu machen:
- über die Eröffnung und Schließung einer Beratungsstelle (Nr. 1),
- über die Bestellung und Abberufung eines Beratungsstellenleiters (Nr. 2),
- über sonstige Personen, denen sich der Lohnsteuerhilfeverein bei der Hilfeleistung in Steuersachen bedient (Nr. 3).
Die Unterlassung kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.[3] Die Anzeigen über die Eröffnung von Beratungsstellen und die Bestellung von Beratungsstellenleitern müssen der Aufsichtsbehörde vor Beginn der Tätigkeit vorliegen, da die Beratungsstelle ihre Arbeit erst aufnehmen darf, wenn sie in das dort geführte Verzeichnis eingetragen ist.[4]
Eine geplante Gesetzesänderung sieht vor, dass das Verzeichnis der Lohnsteuerhilfevereine künftig elektronisch zu führen ist.[5]
5.6.2 Aufzeichnungspflichten
Lohnsteuerhilfevereine sind steuerlich als Gewerbebetriebe einzustufen.[1] Liegen die Voraussetzungen des § 141 Abs. 1 AO vor, sind sie zur Buchführung verpflichtet. Die Vorschriften über die Buchführungspflicht gehen den für Lohnsteuerhilfevereine geltenden Aufzeichnungspflichten vor.[2]
Liegen die Voraussetzungen für die Buchführungspflicht nicht vor, hat ein Lohnsteuerhilfeverein dennoch nach § 21 Abs. 1 StBerG Aufzeichnungen zu führen. Diese Aufzeichnungen sind auch für die Besteuerung zugrunde zu legen.[3] Obwohl nach § 21 Abs. 3 StBerG zu Beginn der Tätigkeit und am Ende des jeweiligen Geschäftsjahres das Vereinsvermögen durch Inventur festzustellen ist, dienen die Aufzeichnungen nicht einem Betriebsvermögensvergleich i. S. d. § 4 Abs. 1 EStG, sondern einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, da ausdrücklich von der Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben die Rede ist. Ein Lohnsteuerhilfeverein kann jedoch seinen Gewinn durch freiwillige Buchführung (Betriebsvermögensvergleich) ermitteln. Die Aufzeichnungen sind zeitnah mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen zu führen.
Gelder, die der Verein für seine Mitglieder vereinnahmt, sind gesondert aufzuzeichnen und zu verwalten.[4] Dies entspricht allerdings bereits den allgemeinen Anforderungen über die Behandlung Gelder Dritter.[5] Um im Fall einer Insolvenz ein Aussonderungsrecht nach § 47 InsO zu gewährleisten, wird empfohlen, ein Anderkonto einzurichten.[6]
Für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Belegen gelten im Wesentlichen dieselben Vorschriften wie bei buchführenden Gewerbebetrieben: Belege sind 6 Jahre, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und dergleichen 10 Jahre aufzubewahren.[7] Im Übrigen gelten für die Aufbewahrung der Belege, sonstigen Unterlagen, Aufzeichnungen und Vermögensübersichten die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs[8] und hier insbesondere § 257 HGB. Die Aufbewahrung kann auch auf Bild- oder Datenträgern erfolgen, wobei sichergestellt sein muss, dass sie jederzeit lesbar gemacht werden können.[9]
5.6.3 Geschäftsprüfung
Lohnsteuerhilfevereine müssen sich nach § 22 Abs. 1 StBerG einer jährlichen Geschäftsprüfung unterziehen. Bei dieser Geschäftsprüfung ist die Ordnungsmäßigkeit der nach § 21 StBerG zu fertigenden Aufzeichnungen bzw. der Buchführung zu überprüfen. Schwerpunkte der Prüfung und Inhalt des Prüfungsberichts sind:
- die Vermögensübersicht,
- die Gewinn und Verlustrechnung,
- die Gehälter und Vergütungen,
- der Mitgliedsbeitrag,
- die Zahl der Mitglieder,
- die Bekanntgabe des wesentlichen Inhalts des letzten Prüfungsberichts an die Mitglieder,
- die ordnungsgemäße Ladung zur Mitgliederversammlung bzw. Vertreterversammlung sowie die gesetzeskonforme Zusammensetzung der Vertreterversammlung,
- die Prüfung der Geschäftsführung,
- die Beachtung der F...
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