Rechtsfragen der Mitarbeiterkontrolle / 2.6.2 Überwachung des E-Mail-Verkehrs

Für dienstliche E-Mails richtet sich die Überwachungsbefugnis wie bei der Telefonkommunikation nach dem BDSG, in dessen Rahmen die Grundrechte des Arbeitnehmers berücksichtigt werden, sowie nach den Art. 6 und 9 DSGVO (siehe dazu die Ausführungen oben in Abschn. 1.3). Danach ist eine Einwilligung oder eine sonstige Rechtsgrundlage zur Kontrolle der Verbindungsdaten (die personenbezogene Daten i. S. d. BDSG darstellen) erforderlich. Diese war vormals unproblematisch in den früheren Regelungen des BDSG zu sehen. Geändert hat sich an dieser Praxis durch die Neuregelung des BDSG zum 25.5.2018 nichts, auch wenn Regelungen, wie vormals in §§ 3, 4 und 28 BDSG a. F. nicht übernommen worden sind. Denn die Kenntnisnahme und Prüfung dienstlicher schriftlicher Kommunikation, also der Geschäftsakten, muss dem Arbeitgeber jederzeit erlaubt sein; andernfalls wäre das Arbeitsverhältnis nicht durchführbar. Die Rechtfertigung richtet sich nunmehr nach dem neuen § 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. Art. 6 und 9 DSGVO; die Einwilligung nach § 26 Abs. 2 BDSG.

Das Recht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung sowie das Fernmeldegeheimnis^[1] sind nach Abwägung der Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht verletzt, da es um Dienstkommunikation geht, auch wenn die Erfassung der Empfänger-E-Mailadresse eine weitergehende Individualisierung erlaubt als die Erfassung der Zielrufnummer bei der Telefonüberwachung.^[2]

Die inhaltliche Kontrolle dienstlicher E-Mails ist weitergehend zulässig als beim Telefon, denn anders als bei telefonischer Kommunikation fehlt es am Element der Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes. Vielmehr sind die Schutzinteressen der Arbeitnehmer vorrangig mit denen bei der dienstlichen Briefpost oder einem Fax vergleichbar und als sehr gering zu bewerten.^[3]

Private E-Mails

Bei erlaubter privater E-Mail-Nutzung war es bisher empfehlenswert, vorsorglich die Sonderregeln nach Maßgabe des TKG zu beachten, insbesondere das Telekommunikationsgeheimnis.

Seit der Einführung des TTDSG ist jedoch die herrschende Ansicht, dass der Arbeitgeber kein Telekommunikationsanbieter ist, wenn er die private Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel gestattet. Er unterliegt damit nicht dem Fernmeldegeheimnis gemäß § 3 TTDSG (§ 88 TKG a. F.).^[4]

Die Rechtfertigung bemisst sich daher nach § 26 BDSG i. V. m. Art. 6 und 9 DSGVO (s. dazu die Ausführungen in Abschn. 1.3).

Die Kontrolle des Inhalts der privaten E-Mail ist grundsätzlich unzulässig – abgesehen von absoluten Ausnahmefällen bei konkretem Verdacht auf schwere Pflichtverletzungen, insbesondere Straftaten oder Konkurrenztätigkeit.^[5] Die Erlaubnis der Privatnutzung kann der Arbeitgeber aber unproblematisch unter den Vorbehalt der Einwilligung des Arbeitnehmers in angemessene Kontrollen stellen; dafür sind Formerfordernisse zu beachten.^[6]

Vermischung privater und dienstlicher E-Mails

Problematisch ist vor dem erhöhten Schutz erlaubter privater E-Mail-Kommunikation die weit verbreitete Vermischung privater und dienstlicher E-Mails auf den Systemen des Arbeitgebers (Nutzung derselben Arbeitgeberadresse und "Inbox"). Diese führt zu einer rechtlichen "Infizierung" auch der dienstlichen E-Mails mit dem erhöhten Schutz der Privatkommunikation.

Dabei ist zu beachten, dass auf private Mails der Arbeitnehmer eine Inhaltskontrolle nicht ohne Weiteres zulässig ist, sondern gemäß § 26 BDSG i. V. m. Art. 6 und 9 DSGVO sowie unter Berücksichtigung der Drittwirkung des Allgemeinen Persönlichkeitsrechts nur in Ausnahmefällen zum Schutz des Unternehmens, insbesondere bei einem konkreten Verdacht auf Pflichtverletzungen.

[1] Vgl. zum Anwendungsbereich des Fernmeldegeheimnisses nach Art. 10 GG, der sich auf die Übermittlung von Informationen an individuelle Empfänger des Telekommunikationsverkehrs in allen Übermittlungsarten, also Telefon, E-Mail und Internet erstreckt, nur BVerfG v. 16.6.2009, 2 BvR 902/06, juris Rz. 43 m. w. N.

[2] Vgl. nur Mengel, BB 2004, S. 2014, 2015 ff.; Wolf/Mulert, BB 2008, S. 442, 442 f. jeweils m. w. N.

[3] Vgl. ErfK-Franzen, 24. Aufl. 2024, § 26 BDSG Rzn. 29, 30; Mengel, BB 2004, S. 2014, 2016 f.; Mengel, Compliance und Arbeitsrecht, Kapitel 7 Rz. 25; Wolf/Mulert, BB 2008, S. 442, 443 f.

[4] ErfK-Franzen, 24. Aufl. 2024, BDSG § 26, Rz. 30 m. w. N.

[5] Vgl. nur Mengel, BB 2004, S. 2014, 2017 ff.; Wolf/Mulert, BB 2008, S. 442, 444 jeweils m. w. N.

[6] Ausführlich Mengel, BB 2004, S. 2014, 2017 f.; Wolf/Mulert, BB 2008, S. 442, 444.