Reise- und Bewirtungskosten eines Unternehmers

Zusammenfassung

Kaum ein Unternehmer bleibt von der Problematik der zutreffenden Behandlung des Vorsteuerabzugs bei Bewirtungs- und Reisekosten verschont. Bei den unterschiedlichen nationalen Regelungen (Umsatzsteuergesetz, Auffassung der Finanzverwaltung, Vorgaben aus der Rechtsprechung von BFH und EuGH sowie Rechtsprechung der Finanzgerichte) können Unternehmer und deren Berater leicht den Überblick verlieren. Anhand von typischen Praxisfällen wird die zutreffende umsatzsteuerliche Behandlung aufgezeigt.

1 Problematik

Reise- und Bewirtungskosten eines Unternehmers für sein Unternehmen führen grundsätzlich zu einer Vorsteuerabzugsberechtigung nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, wenn die formalen Voraussetzungen (insbesondere ordnungsgemäße Rechnung) erfüllt sind. Einschränkungen nach § 15 Abs. 1a UStG ergeben sich für angemessene Bewirtungsaufwendungen nicht. Berechnet der Unternehmer aber von ihm getragene Reisekosten einem Auftraggeber weiter, muss auf eine korrekte Abrechnung geachtet werden. Insbesondere liegen in diesen Fällen keine durchlaufenden Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG vor.

2 Fall: Dienstreise

2.1 Sachverhalt

Einzelunternehmer E führt im Rahmen seines Unternehmens 2023 eine Dienstreise aus, für die die folgenden Aufwendungen entstehen:

Übernachtung	2 Nächte à 133,75 EUR (brutto)
Verpflegungsmehraufwand – pauschal –	2 × 14 EUR, 1 × 28 EUR
nachgewiesene Verpflegungskosten	insgesamt 120 EUR (brutto, darin 7 % und 19 % USt von insgesamt 13 EUR enthalten)
Fahrkilometer mit privatem Pkw	1.200 km
Tankquittungen für Dienstfahrt	136,85 EUR (brutto)
Bewirtung von drei Geschäftsfreunden	290 EUR (brutto, darin 7 % und 19 % USt von insgesamt 31 EUR enthalten)

Soweit E Leistungen von anderen Unternehmern erhalten hat, liegen ihm ordnungsgemäße Rechnungen vor, in denen die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist, außer bei Kleinbetragsrechnungen, bei denen aber die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegenden Leistungen getrennt aufgeführt sind.

Vereinbarungsgemäß möchte E in seiner nächsten Rechnung seinem Auftraggeber die von ihm bezahlten Übernachtungskosten weiterbelasten.

2.2 Fragestellungen

In welchem Umfang kann E aus diesen Reise- und Bewirtungskosten einen Vorsteuerabzug vornehmen? E führt regelmäßig den Vorsteuerabzug nicht ausschließende Ausgangsleistungen aus.

Wie muss die Abrechnung der Übernachtungskosten in der Rechnung des E erfolgen?

2.3 Lösung

Die Leistungen sind von E für sein Unternehmen bezogen worden. Soweit eine Leistung eines anderen Unternehmers vorliegt (Übernachtung, Verpflegungsleistung, Tanken und Bewirtung), ist somit grundsätzlich ein Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG gegeben. Voraussetzung ist, dass E eine auf seinen Namen lautende Rechnung hat.

Praxis-Tipp

Regelungen zu Kleinbetragsrechnungen gelten auch bei Reisekosten

Soweit der Gesamtrechnungsbetrag nicht über 250 EUR hinausgeht, gelten auch hier die Regelungen der Kleinbetragsrechnung.

In den pro Nacht für die Übernachtung berechneten 133,75 EUR sind 7 % USt (= 8,75 EUR) enthalten.^[1] Aus den Übernachtungskosten hat E damit einen Vorsteuerabzugsanspruch i. H. v. (2 x 8,75 EUR =) 17,50 EUR. Da der Gesamtrechnungsbetrag mit 267,50 EUR über der Kleinbetragsgrenze von 250 EUR liegt, muss E aber eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen.

Wichtig

Frühstückskosten unterliegen anteilig dem Regelsteuersatz, Aufteilung strittig

Seit dem 1.1.2010 unterliegt die Vermietung von Räumen zur kurzfristigen Beherbergung von Personen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %.^[2] Nach nationaler Auffassung unterliegen die nicht der Beherbergung dienenden weiteren Leistungen wie z. B. Frühstück (soweit es Getränke betrifft^[3]), Sauna oder Parkplatznutzung nicht dem ermäßigten Steuersatz.^[4] Ob diese Trennung – sog. Aufteilungsgebot^[5]-aber mit den Vorgaben des Unionsrechts vereinbar ist, ist zumindest seit einem Urteil des EuGH^[6] zur einheitlichen Anwendung des Steuersatzes bei einheitlichen Leistungen fraglich. Wegen eines aus einem anderen Rechtsgrund beim EuGH anhängigen Verfahrens^[7] zum Aufteilungsgebot hat der BFH^[8] für einen Hotelier Aussetzung der Vollziehung gewährt.

Praxis-Tipp

Rechnungsausstellung nicht auf den Namen eines Mitarbeiters

Bei Übernachtungskosten eines Arbeitnehmers des Unternehmers ist darauf zu achten, dass die Rechnung auf den Namen des Unternehmers und nicht des Arbeitnehmers ausgestellt wird.

Aus Verpflegungspauschalen ist grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. Dies ist auch rechtlich nicht zu beanstanden, da einer Pauschale keine entsprechende Leistung eines anderen Unternehmers gegenübersteht. E kann zwar ertragsteuerlich zulässigerweise die Verpflegungsmehraufwendungen i. H. v. 56 EUR geltend machen, umsatzsteuerlich hat dies keine Auswirkungen.

Allerdings führen die tatsächlich nachgewiesenen Verpflegungskosten zu einem Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG. Eine Beschränkung des Vorsteuerabzugs nach § 15 Abs. 1a UStG ist ebenfalls nicht gegeben. E. kann somit Vorsteuern i. H. v. 13 EUR^[9] abziehen.

Wichtig

Rechnungsvorlage notwendig

Der Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten setzt eine Rechnun...