Reisekosten / 2 Reisekosten des Unternehmers

2.1 Grundsätzliche Voraussetzungen

Der Unternehmer erhält aus Rechnungen für seine betrieblich veranlassten Kosten anlässlich einer von ihm bzw. vom Gesellschafter einer Personengesellschaft durchgeführten Geschäftsreise oder einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit den vollen Vorsteuerabzug. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass der Unternehmer als Empfänger der Übernachtungsleistungen anzusehen ist, die Eingangsrechnung auf ihn lautet und in der Rechnung die Umsatzsteuer als Betrag gesondert ausgewiesen ist. Macht ein Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH eine Dienstreise, muss die Eingangsrechnung auf die GmbH ausgestellt sein (und nicht auf den als ­Arbeitnehmer geltenden Gesellschafter-Geschäftsführer).

Aus Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu höchstens 250 EUR ist der Vorsteuerabzug auch dann möglich, wenn darin der Leistungsempfänger und der Umsatzsteuerbetrag nicht bezeichnet ist; ausreichend ist dann die Angabe des Bruttobetrags und der zutreffenden Steuersätze (§§ 33, 35 UStDV).

2.2 Hotelübernachtung mit Frühstück

Die Vermietung von Räumen zur kurzfristigen Beherbergung von Personen unterliegt seit dem 1.1.2010 dem ermäßigten Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Dagegen unterliegen die nicht unmittelbar der Beherbergung dienenden weiteren Leistungen, z. B. die Getränke zum Frühstück oder Pkw-Abstellplatz (vgl. Abschnitt 12.16 UStAE), aufgrund des Aufteilungsgebotes des § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG dem Regelsteuersatz von 19 %.^[1] Dies gilt auch, wenn diese Leistungen in einem Pauschalentgelt für die Übernachtung enthalten sind. Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn bei Hotelübernachtungen die in einem Pauschalangebot enthaltenen Leistungen, die dem Regelsteuersatz unterliegen, zu einem Sammelposten (z. B. "Business Package", "Servicepauschale") zusammengefasst und der darauf entfallende Entgeltanteil mit 15 % (vor dem 1.7.2020: 20 %) des Pauschalpreises in einem Betrag ausgewiesen werden. In diesen 15 % sind auch die Getränke enthalten, die beim Frühstück gereicht werden, nicht jedoch die Speisen, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen.

Diese Aufteilung ist auch beim Vorsteuerabzug zu beachten.

Achtung

Übernachtungen in Luxushotels

Gelten Übernachtungen in Luxushotels nach der allg. Verkehrsauffassung als unangemessen und sind deshalb ertragsteuerlich nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG), ist die Vorsteuer ausnahmsweise nicht abzugsfähig. Hier greift ggf. die Vorsteuerbeschränkung des § 15 Abs. 1a UStG.^[2]

[1] Ob das o. g. Aufteilungsgebot mit dem EU-Recht vereinbar ist, ist zweifelhaft. Der BFH hat daher diese Frage dem EuGH zur Klärung vorgelegt, vgl. BFH, Beschluss v. 7.3.2022, XI B 2/21, Az. beim EuGH C-516/21.

[2] Vgl. hierzu Abschn. 15.6 UStAE.

2.3 Verpflegungskosten

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug auch bei Verpflegungskosten ist eine konkrete Einzelrechnung. Ein pauschaler Vorsteuerabzug aus den einkommensteuerlichen Pauschalen ist nicht möglich.^[1] Die für Verpflegungskosten in Rechnung gestellte Vorsteuer ist auch dann in voller Höhe als Vorsteuer abzugsfähig, wenn die tatsächlichen Verpflegungskosten höher sind als die ertragsteuerlich abzugsfähigen Pauschbeträge (sog. Tagegelder).

Die Beschränkung des Vorsteuerabzugs greift ausnahmsweise dann, wenn die Verpflegungskosten nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen wären.^[2]

Praxis-Beispiel

Geschäftsreise mit Übernachtung

Ein in der Computerbranche tätiger Unternehmer besucht (aus geschäftlichen Gründen) 3 Tage die Cebit-Messe in Hannover. Insoweit hat er folgende ordnungsgemäße Eingangsrechnungen:

	Steuerbetrag	Steuersatz	netto BMG
Restaurantrechnung	17,50 EUR	7 %	250 EUR
	28,50 EUR	19 %	150 EUR
Übernachtung	11,20 EUR	7 %	160 EUR
mit Frühstück	2,10 EUR	7 %	30 EUR
	1,90 EUR	19 %	10 EUR
Taxifahrt	2,10 EUR	7 %	30 EUR

In der Restaurantrechnung sind 200 EUR für angemessene und nachgewiesene Bewirtung von Geschäftsfreunden enthalten.

Ertragsteuerlich erhält der Unternehmer pauschaliert nur 56 EUR (2 × 14 EUR + 28 EUR) als Betriebsausgaben. Umsatzsteuerlich dagegen erhält er die gesamte ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer von 63,30 EUR als Vorsteuer erstattet.

Hinweis zum Steuersatz: Seit dem 1.7.2020 unterliegen sämtliche Abgabe von Speisen im Hotel- und Gastwirtschaftsbereich dem ermäßigten Steuersatz. Die ursprünglich aufgrund der Corona-Pandemie eingeführte Senkung des Steuersatz von 19 % auf 7 % auf die Abgabe von Speisen mit Dienstleistungen bis zum 30.6.2021 wurde bereits mehrfach verlängert – zuletzt bis zum 31.12.2023.^[3]

[1] BFH, Urteil v. 7.7.2005, V R 4/03, BStBl 2005 II S. 903.

[2] Vorsteuerausschluss des § 15 Abs. 1a UStG i. V. m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG.

[3] Ursprünglich bis 30.6.2021, Verlängerung bis 31.12.2022 durch Drittes Corona-Steuerhilfegesetz v. 10.3.2021, BGBl 2021 I S. 330 bzw. bis 31.12.2023 durch das Achte Gesetz zur Änderung von Verbrauchsteuergesetzen v. 22.9.2022.

2.4 Bewirtungskosten für Geschäftsfreunde

Die Bewirtung der Geschäftsfreunde erfolgt grundsätzlich unternehmerisch. Somit ist der Vorsteuerabzug zulässig. Dass ertragsteuerlich nur...