Reisekosten / 3.2.4 Kürzung der Pauschalen bei Arbeitnehmern

Erhält der Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeitengestellung, müssen entsprechende Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Eine Prüfungspflicht hinsichtlich der Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen besteht grundsätzlich nicht. Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug vielmehr tageweise gekürzt, und zwar

• um 20 Prozent für ein Frühstück und
• um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen

der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale.^[1] Das entspricht für Auswärtstätigkeiten im Inland einer Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale um 5,60 EUR für ein Frühstück und jeweils 11,20 EUR für ein Mittag- und Abendessen. Diese typisierende, pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 EUR vorzunehmen.

Zu einer Versteuerung der gewährten Verpflegung kommt es nur, wenn für die jeweilige Auswärtstätigkeit keine Verpflegungspauschale in Betracht kommt (Versteuerung des Sachbezugswerts mit Pauschalierungsmöglichkeit). Übersteigt der Wert einer Mahlzeit 60 EUR (sog. Belohnungsessen),^[2] muss ein geldwerter Vorteil in Höhe der tatsächlichen Kosten versteuert werden; konsequenterweise unterbleibt in diesem Sonderfall eine Kürzung der Verpflegungspauschale.

Hinweis

Preisgrenze von 60 EUR gilt für In- und Ausland

Die Preisgrenze von 60 EUR pro Mahlzeit (inkl. Getränke) gilt unabhängig davon, ob die Mahlzeit im Inland oder im Ausland zur Verfügung gestellt wird.^[3]

Bei einer üblichen Bewirtung (Wert der Mahlzeit bis 60 EUR) kommt es zu einer Kürzung der Pauschale, wenn der Arbeitgeber entweder anfallende Verpflegungskosten unmittelbar trägt oder einen Dritten zur Gewährung einer Mahlzeit veranlasst. Von einer Veranlassung durch den Arbeitgeber ist auszugehen, wenn

• die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts handelt, die im Original dem Arbeitgeber vorliegt.

Eine Kürzung der Verpflegungspauschalen kann nur dann erfolgen, wenn es sich tatsächlich um eine vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit handelt. Unter den Begriff "Mahlzeit" fällt auch ein Imbiss wie z. B. belegte Brötchen, Kuchen oder Obst. Die zum Beispiel auf Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellte vergleichbare Knabbereien und unbelegte Backwaren erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit.^[4] Es kommt zu keiner Kürzung der Pauschalen.^[5]

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Praxis-Beispiel

Kürzung der Verpflegungspauschale

Ein Arbeitnehmer erhält bei seiner 3-tägigen Auswärtstätigkeit im Veranlagungszeitraum 2022 mit Hotelübernachtung im Inland zweimal Mittagessen (jeweils 25 EUR) und zweimal Frühstück (jeweils 12,50 EUR) gestellt.

Der Arbeitnehmer kann als Verpflegungspauschale abziehen:

An- und Abreisetag jeweils 14 EUR		28,00 EUR
Zwischentag		28,00 EUR
Gesamtpauschale		56,00 EUR
Kürzung Frühstück 2 x 5,60 EUR	11,20 EUR
Kürzung Mittagessen 2 x 11,20 EUR	22,40 EUR	33,60 EUR
Verbleibende Pauschale		22,40 EUR

Der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Mahlzeiten unterbleibt, weil beim Arbeitnehmer für die Verpflegungskosten ein Werbungskostenabzug in Betracht kommt.

Hätte der Arbeitnehmer z. B. für die Mittagessen ein Entgelt entrichtet, wäre dies auf den Kürzungsbetrag anzurechnen.

Hinweis

Keine Kürzung bei Fremdbewirtung

Die Kürzung der Verpflegungspauschalen kommt nur dann in Betracht, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die Verpflegung zur Verfügung stellt. Nur unter dieser Maßgabe begründet die Teilnahme des Arbeitnehmers an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung oder an einem auswärtigen Arbeitsessen den Kürzungstatbestand.

Trägt hingegen ein Dritter, z. B. Geschäftsfreund, ohne Beteiligung des Arbeitgebers die Bewirtungskosten, fehlt es an dem Kürzungskriterium "Verpflegung von Arbeitgeberseite". Die Verpflegungspauschalen sind deswegen nicht zu kürzen, wenn der Arbeitnehmer von dritter Seite kostenlos bewirtet wird.^[6]

[1] § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG.

[2] R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 i. V. m. R 19.6 Abs. 2 LStR.

[3] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011, BStBl 2020 I S. 1228; Rz. 61.

[4] BFH, Urteil v. 3.7.2019, VI R 36/17, BStBl 2020 II S. 788.

[5] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011, BStBl 2020 I S. 1228; Rz. 74.

[6] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011, BStBl 2020 I S. 1228; Rz. 83.