Reisekosten / 3.3 Verpflegungskosten der Arbeitnehmer

Der Unternehmer erhält den Vorsteuerabzug aus Verpflegungsleistungen anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers nur, wenn diese von ihm als Arbeitgeber empfangen^[1] und in voller Höhe getragen werden.^[2] Zusätzlich muss eine auf ihn lautende Rechnung mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer vorliegen oder eine Kleinbetragsrechnung im Gesamtwert bis zu höchstens 250 EUR , bei der gar kein Leistungsempfänger bzw. zumindest nicht der Arbeitnehmer genannt ist.

Der Vorsteuerabzug ist dann

• nicht nur bei einer Dienstreise, sondern auch aus Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit und doppelter Haushaltsführung möglich;
• aus den vollen tatsächlichen Verpflegungskosten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Getränke) möglich, auch wenn diese über den ertragsteuerlich abzugsfähigen pauschalen Tagegeldern liegen. Allerdings muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn der Lohnsteuer unterworfen werden.

Praxis-Beispiel

Vorherige Bestellung der Übernachtung durch den Arbeitgeber

Ein Maschinenhersteller aus Freiburg schickt seine Arbeitnehmer zur Montage von verkauften Maschinen zum Kunden nach Hamburg. Er vereinbart mit dem Hotel in Hamburg, dass sämtliche Übernachtungs- und Verpflegungskosten für diese Zeit von ihm übernommen werden. Das Hotel erteilt dementsprechend eine auf den Arbeitgeber lautende Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis.

Der Arbeitgeber erhält aus den ihm vom Hotel in Rechnung gestellten Umsatzsteuern den vollen Vorsteuerabzug, weil er Leistungsempfänger ist und weil er die Kosten voll übernommen hat.

Hat der Arbeitgeber anlässlich einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers diesem entstandene Verpflegungsaufwendungen gar nicht oder nur teilweise erstattet, z. B. i. H. d. lohnsteuerfreien Pauschalen, wäre nach dem BMF-Schreiben v. 28.3.2001^[3] ein Vorsteuerabzug nicht möglich (auch nicht anteilig). Die Finanzverwaltung unterstellt insoweit, dass bei nicht vollständiger Erstattung der Arbeitnehmer Empfänger der Verpflegungsleistung ist. Ob die strenge Auffassung der Verwaltung einer gerichtlichen Überprüfung standhält, ist zweifelhaft. Sofern die Rechnung über die Verpflegungsleistung auf den Arbeitgeber lautet (am besten auch bei Kleinbetrags­rechnungen bis brutto 150 EUR), sollte der Vorsteuerabzug hinsichtlich des durch den Arbeitgeber getragenen Anteils geltend gemacht werden. Es ist zu unterstellen, dass der Arbeitgeber insoweit die Leistungen für sein Unternehmen bezogen hat.

Bei wortgetreuer Auslegung des o. g. BMF-Schreibens ist ein Vorsteuerabzug auch nicht möglich, wenn die Speisen und Getränke im Rahmen einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers von diesem zunächst bezahlt, später jedoch vom Arbeitgeber erstattet werden. Hier könnte die Finanzverwaltung unterstellen, dass der Arbeitnehmer die Leistungen unmittelbar empfangen hat und deshalb kein Eingang in das Unternehmen des Arbeitgebers erfolgt ist. Dies ist jedoch vom Ergebnis her kaum nachvollziehbar, da in beiden Fällen (volle Bezahlung durch den Arbeitgeber von vornherein bzw. volle Erstattung an den Arbeitnehmer) der Arbeitgeber letztlich die vollen Kosten trägt. Es wird daher empfohlen, auch hier den vollen Vorsteuerabzug geltend zu machen, da die Leistung in das Unternehmen des Arbeitgebers eingegangen ist.

Praxis-Beispiel

Arbeitgeber ersetzt die gesamten Reisekosten

Ein Arbeitgeber vereinbart mit leitenden Angestellten, z. B. GmbH-Geschäftsführer, dass diese bei Dienstreisen – anstatt der lohnsteuerfreien sog. Tagegelder – die tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten erstattet bekommen. Die Arbeitnehmer bestellen ihre Mahlzeiten in einer von ihnen gewählten Gastwirtschaft. Sie reichen die gesammelten Rechnungsbelege über die Verpflegungsaufwendungen dem Arbeitgeber nach der Reise zur vollen Erstattung ein.

Nach der o. g. wortgetreuen Auslegung des BMF-Schreibens würde der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug nicht erhalten.

Ist sichergestellt, dass der Unternehmer (Arbeitgeber) der Leistungsempfänger der Verpflegungsaufwendungen ist, kann er den Vorsteuerabzug auch geltend machen, wenn der Arbeitgeber mehr erstattet als den angefallenen Aufwand.

Praxis-Tipp

Weitergabe der Verpflegung an Arbeitnehmer

Grundsätzlich stellt die Weitergabe der Verpflegung an den Arbeitnehmer beim Arbeitgeber eine unentgeltliche Wertabgabe (§ 3 Abs. 9a UStG) dar. Diese muss der Arbeitgeber jedoch nicht der Umsatzsteuer unterwerfen, da insoweit von einer nicht zu besteuernden Leistung im überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers ausgegangen wird.^[4] Dies gilt jedoch nur für Verpflegungsleistungen während einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers.^[5] Der Arbeitgeber muss weiterhin die Abgabe von Speisen und Getränken an Arbeitnehmer durch eine unternehmenseigene Kantine der Umsatzsteuer unterwerfen.^[6]

[1] Vgl. Abschn. 15.2 Abs. 16 UStAE.

[2] BMF, Schreiben v. 28.3.2001, BStBl 2001 I S. 251.

[3] BMF, Schreiben v. 28.3.2001, BStBl 2001 I S. 251.

[4] Vgl. Abschn. 1.8 Abs. 4 UStAE.

[5] Vgl. Rondorf, NWB Fach 7 S. 1288.

[6] Vgl. hier...