Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen ... / 5 Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsaufenthalten

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit im Ausland können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit die Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der jeweils gültigen Pauschalen geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden.

Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland hat der Arbeitnehmer immer einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Bei eintägigen Reisen ins Ausland wird eine Verpflegungspauschale nur gewährt, wenn die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt. Es kommt also darauf an, wann der Arbeitnehmer seine vorübergehende Auswärtstätigkeit im Inland beginnt, nach dem Grenzübertritt als Auslandsreise fortsetzt und am Ende der Reise wieder ins Inland zurückkehrt.

Die Pauschalbeträge für Auslandsreisen werden durch das Bundesfinanzministerium in regelmäßigen Abständen neu festgesetzt. Für Geschäftsreisen ins Ausland sind seit dem 1.1.2024 die Sätze anzuwenden, die am 21.11.2023 festgesetzt wurden.^[1] Die jeweils aktuellen Sätze können online abgerufen werden. Soweit Länder in der Übersicht nicht enthalten sind, ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag anzusetzen.^[2]

Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert (auch bei Auslandsreisen) nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (2024: 4,13 EUR für ein Mittag- oder Abendessen und 2,17 EUR für ein Frühstück; 2023: 3,80 EUR für ein Mittag- oder Abendessen und 2,00 EUR für ein Frühstück) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt.^[3] Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.

Praxis-Beispiel

Auslandsreise an einem Tag

Ein Arbeitnehmer fährt am 9.5. nach Luxemburg um sich dort mit einem Geschäftspartner seines Arbeitgebers zu treffen. Er beginnt seine Fahrt um 6.30 Uhr und kehrt um 19.30 Uhr zurück (Abwesenheitsdauer 13 Stunden). Mittags lädt er den Geschäftspartner zum Essen in ein Restaurant ein. Die Bewirtungskosten für 2 Personen betragen 65 EUR. Neben den Fahrtkosten kann er folgende Aufwendungen mit seinem Arbeitgeber abrechnen:

Bewirtungskosten		65,00 EUR
Verpflegungspauschale für Luxemburg bei mehr als 8 Stunden	42,00 EUR
Kürzung der Verpflegungspauschale (63 EUR × 40 % =)	25,20 EUR	16,80 EUR
Erstattung durch den Arbeitgeber		81,80 EUR

Der Arbeitgeber kann von den Bewirtungskosten von 65 EUR nur 70 % = 45,50 EUR als Betriebsausgaben abziehen. Bei den restlichen 19,50 EUR handelt es sich um nicht abziehbare Betriebsausgaben.

Die Verpflegungspauschalen sind bei derselben Auswärtstätigkeit auf die ersten 3 Monate beschränkt. Übt der Arbeitnehmer eine auswärtige Tätigkeit über einen längeren Zeitraum mit gleichem Inhalt am selben Ort aus, kann der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen nur für die ersten 3 Monate abrechnen. Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer nach Ablauf von 3 Monaten kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, muss er dafür einen geldwerten Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts (2024: 4,13 EUR für ein Mittag- oder Abendessen und 2,17 EUR für ein Frühstück; 2023: 3,80 EUR für ein Mittag- oder Abendessen und 2,00 EUR für ein Frühstück) als Arbeitslohn versteuern.

In der folgenden Grafik finden Sie alle länderspezifischen Auslandstagegelder: Infographic

[1] BMF, Schreiben v. 21.11.2023, IV C 5 – S 2353/19/10010: 005

[2] R 9.6 Abs. 3 LStR.

[3] § 8 Abs. 2 Sätze 8 und 9 EStG.

5.1 Pauschbeträge am Tag des Grenzübertritts des Arbeitnehmers

Hat sich der Arbeitnehmer an einem Tag in mehreren Ländern aufgehalten, für die unterschiedlich hohe Pauschbeträge gelten, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich der Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Das gilt auch dann, wenn sich der Arbeitnehmer überwiegend im Inland aufgehalten hat.^[1]

[1] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011:006; § 9 Abs. 4a EStG.

5.2 Grenzüberschreitende Auswärtstätigkeit an einem Tag

Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich sein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Bei einer Anreise aus dem Inland ins Ausland kommt es darauf an, welchen Ort der Arbeitnehmer vor 24.00 Uhr erreicht hat.

Praxis-Beispiel

Grenzübertritt nach 24.00 Uhr

Ein Arbeitnehmer reist am Montag von Berlin nach Brüssel. Er verlässt seine Wohnung um 20.00 Uhr und erreicht Belgien in der Nacht um 02.00 Uhr. Am Dienstag ist er während des gesamten Tages in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er um 08.00 Uhr ab, um einen Geschäftstermin in Amsterdam wahrzunehmen, der bis Donnerstag 13.00 Uhr dauert. Anschließend fährt er zurück nach Berlin und erreicht seine Wohnung um 22.30 Uhr.

Ergebnis: Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen geltend machen (Stand 2023):

• am Montag die inländische Pauschale von 14 EUR, weil er sich bis 24.00 Uhr im Inland befand,
• am Dienstag die volle Verpflegung...