Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen ... / 5.2 Grenzüberschreitende Auswärtstätigkeit an einem Tag

Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich sein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Bei einer Anreise aus dem Inland ins Ausland kommt es darauf an, welchen Ort der Arbeitnehmer vor 24.00 Uhr erreicht hat.

Praxis-Beispiel

Grenzübertritt nach 24.00 Uhr

Ein Arbeitnehmer reist am Montag von Berlin nach Brüssel. Er verlässt seine Wohnung um 20.00 Uhr und erreicht Belgien in der Nacht um 02.00 Uhr. Am Dienstag ist er während des gesamten Tages in Brüssel tätig. Am Mittwoch reist er um 08.00 Uhr ab, um einen Geschäftstermin in Amsterdam wahrzunehmen, der bis Donnerstag 13.00 Uhr dauert. Anschließend fährt er zurück nach Berlin und erreicht seine Wohnung um 22.30 Uhr.

Ergebnis: Der Arbeitnehmer kann folgende Verpflegungspauschalen geltend machen (Stand 2023):

• am Montag die inländische Pauschale von 14 EUR, weil er sich bis 24.00 Uhr im Inland befand,
• am Dienstag die volle Verpflegungspauschale für Belgien von 59 EUR,
• am Mittwoch die volle Verpflegungspauschale für die Niederlande von 47 EUR,
• am Donnerstag die anteilige Verpflegungspauschale für die Niederlande von 32 EUR, da der Arbeitnehmer noch bis 13.00 Uhr in den Niederlanden tätig war.

Praxis-Beispiel

Fahrt durch mehrere EU-Länder

Ein Arbeitnehmer beginnt seine Geschäftsreise morgens um 7.30 Uhr und fährt von Deutschland über Luxemburg und Belgien in die Niederlande. Von dort kehrt er am selben Tag um 23.00 Uhr nach Deutschland zurück. Der Arbeitnehmer ist an diesem Tag insgesamt 15 ½ Stunden unterwegs. Maßgebend ist der Pauschbetrag für die Niederlande in Höhe von 32 EUR.

Die ausländische Verpflegungspauschale ist auch dann anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer sich nur für kurze Zeit im Ausland aufhält, wie z. B. der Arbeitnehmer eines Kurierdienstes, der im grenznahen Gebiet tätig ist und im Rahmen seiner Tätigkeit die Grenze überschreitet.

Der Arbeitgeber darf nur die Verpflegungspauschalen erstatten, nicht aber die tatsächlichen Kosten. Bei einem Aufenthalt an einem Tag in mehreren Ländern, für die unterschiedlich hohe Pauschbeträge gelten, ist der Pauschbetrag für den ausländischen Staat anzusetzen, in dem der letzte Aufenthalt war. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer sich überwiegend im Inland aufgehalten hat.

Praxis-Beispiel

Kurzfristiger Auslandsaufenthalt

Der Arbeitnehmer eines Kurierunternehmens aus Flensburg beginnt seine Fahrt um 8.00 Uhr und liefert zunächst Pakete und Päckchen im Inland aus, um 10.30 Uhr überschreitet er die Grenze nach Dänemark und kehrt um 10.45 Uhr nach Deutschland zurück. Um 17.40 Uhr trifft er wieder am Sitz des Unternehmens ein. Seine Abwesenheit hat 9 Stunden und 40 Minuten betragen.

Bei eintägigen Geschäftsreisen vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann – auch bei einer nur kurzen Tätigkeit im Ausland – immer der Pauschbetrag für den ausländischen Staat erstattet werden, in dem sich der Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Somit darf der Arbeitgeber den für Dänemark geltenden Verpflegungspauschbetrag 50 EUR für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden steuerfrei erstatten.

Erstreckt sich eine Geschäftsreise über 2 Tage, ist der Pauschbetrag für den ausländischen Staat anzusetzen, in dem sich der Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Es kommt also darauf an, in welchem Land sich der Arbeitnehmer vor bzw. nach Mitternacht befunden hat. Beginnt der Arbeitnehmer an einem Tag eine Geschäftsreise, die er am folgenden Tag ohne Übernachtung beendet, werden die Zeiten zusammengerechnet.^[1] Beträgt die Abwesenheit mehr als 8 Stunden, erhält er eine Verpflegungspauschale für den Tag an dem er überwiegend abwesend war. Es spielt allerdings keine Rolle, ob die Übernachtung im Hotelzimmer oder in der Schlafkoje des Lkw erfolgt. Es spielt ebenfalls keine Rolle, wenn der Arbeitnehmer tagsüber im Ausland tätig war und nur zur Übernachtung ein inländisches Hotel nutzt.

Praxis-Beispiel

Mehrtägige Geschäftsreise in die Schweiz – Übernachtung in Deutschland

Ein Arbeitnehmer unternimmt vom 15.1. bis 17.1. eine Geschäftsreise in die Schweiz. Er ist an allen 3 Tagen in der Schweiz tätig. Er übernachtet nicht in der Schweiz, sondern in einem grenznahen Hotel in Deutschland.

Am Anreisetag beträgt die Abwesenheit weniger als 24 Stunden, sodass der Arbeitnehmer die Verpflegungspauschale von 43 EUR für die Schweiz beanspruchen kann. Am 16.1. ist der Arbeitnehmer 24 Stunden abwesend, sodass er die volle Verpflegungspauschale von 64 EUR für die Schweiz beanspruchen kann. Es spielt keine Rolle, dass der Arbeitnehmer in Deutschland übernachtet, weil der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend ist. Am Rückreisetag fährt er von der Schweiz nach Deutschland zurück. Da die Geschäftsreise vor Mitternacht beendet wurde, hat die Abwesenheit weniger als 24 Stunden betragen, sodass er wiederum die Verpflegungspauschale von 43 EUR für die Schweiz beanspruchen kann.

Praxis-Beispiel

Übernachtung im Lkw

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