Reisekosten, Auswärtstätigkeit in Drittunternehmen, Fahrtkostenabrechnung

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Erste Tätigkeitsstätte/erste Betriebsstätte in Drittunternehmen
• Fahrtkostenerstattung in Arbeitnehmerfällen
• Betriebsausgabenabzug bei Unternehmern

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: "Das richtige Konto"
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	eigener Kontenplan	Bilanz/GuV
Kilometergelderstattung Arbeitnehmer	4668	6668
Laufende Kfz-Betriebskosten	4530	6530
Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (Haben)	4680	6690

So kontieren Sie richtig!

Fahrtkosten, die dem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen, kann der Arbeitgeber steuerfrei übernehmen bzw. seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten. Wenn der Arbeitnehmer längerfristig auswärts an demselben Ort tätig ist, beispielsweise am Betriebssitz eines Stammkunden, muss geprüft werden, ob das Drittunternehmen zur ersten Tätigkeitsstätte geworden ist . Liegt, eine "berufliche Auswärtstätigkeit" vor, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer beispielsweise ein pauschales Kilometergeld zahlen, ohne dass diese Arbeitgeberleistung lohnsteuerpflichtig ist. Das gezahlte Kilometergeld bucht er auf das Konto "Kilometergelderstattung Arbeitnehmer" 4668 (SKR 03) bzw. 6668 (SKR 04).

Buchungssatz:

Kilometergelderstattung Arbeitnehmer

an Bank

Ist ein Unternehmer für mehrere Jahre am Betriebssitz einer anderen Firma tätig sind, kann er dort seine erste Betriebsstätte haben. Handelt es sich um eine auswärtige Tätigkeit und benutzt er für die Fahrten dorthin einen Firmen-Pkw, bucht er den laufenden Aufwand, wie etwa Benzinkosten, auf das Konto "Laufende Kfz-Betriebskosten" 4530 (SKR 03) bzw. 6530 (SKR 04).

Buchungssatz:

Laufende Kfz-Betriebskosten

an Kasse/Bank/Privateinlagen

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Längerfristige Arbeitnehmer-Auswärtstätigkeit

Herr Neumann ist beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer der XY-Unternehmensberatungs-GmbH. Der Sitz der Gesellschaft befindet sich in einem angemieteten Büro in A-Stadt.. Dort nimmt Herr Neumann seine Geschäftsführeraufgaben wahr. Auch der gesamte Schriftverkehr und die Fachliteratur sind dort aufbewahrt. Der Büroraum dient außerdem der Vorbereitung und Nachbereitung der Beratertätigkeit von Herrn Neumann für einen Großkunden, die Z-AG in W-Stadt. Die GmbH hat das Büro in A-Stadt als erste Tätigkeitsstätte bestimmt.

Als Arbeitnehmer seiner GmbH ist Herr Neumann ausschließlich für diesen Großkunden im Bereich der EDV-Beratung tätig. Diese Tätigkeit findet seit Jahren ständig vor Ort am Betriebssitz des Kunden statt. Herr Neumann fährt an 4 Tagen in der Woche von seiner Wohnung in A-Stadt mit dem eigenen Pkw zum Kunden in W-Stadt. Herr Neumann rechnet die im Rahmen seiner Beratertätigkeit entstandenen Fahrtkosten mit der GmbH ab. Die GmbH zahlt ihm auf der Basis seiner Reisekostenabrechnungen steuerfrei ein Kilometergeld in Höhe der Dienstreise-Pauschale (0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer). Danach ergibt sich beispielsweise im Monat März eine Arbeitgebererstattung i. H. v. 400 EUR.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4668/6668	Kilometergelderstattung Arbeitnehmer	400	1200/1800	Bank	400

3 Betriebliche Einrichtung eines Dritten kann eine erste Tätigkeitsstätte bzw. eine erste Betriebsstätte sein

Bei der Frage, ob es sich um Auswärtstätigkeiten (Reisekosten) oder um Fahrten handelt, bei denen nur die Entfernungspauschale anzusetzen ist, kommt es entscheidend darauf an, ob bei Arbeitnehmern eine erste Tätigkeitsstätte bzw. bei Unternehmern eine erste Betriebsstätte vorhanden ist und wo sie sich befindet. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (= Geschäftsreise) liegt vor, wenn

• ein Unternehmer außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb seiner ersten Betriebsstätte (= Mittelpunkt seiner auf Dauer angelegten betrieblichen Tätigkeit) tätig wird,
• ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Zu den Arbeitnehmern gehören auch GmbH-Gesellschafter, die steuerlich als Arbeitnehmer ihrer GmbH einzustufen sind.

Ein Unternehmer bzw. Arbeitnehmer unternimmt somit eine Auswärtstätigkeit (bzw. eine Geschäftsreise), wenn er sich aus betrieblichen bzw. beruflichen Gründen vorübergehend von seiner Wohnung und seiner ersten Betriebsstätte bzw. seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Auf die Entfernung und Zeitdauer kommt es nicht an.^[1] Entscheidend ist somit,

• ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat und wo sie sich befindet. Erst wenn das feststeht, kann festgestellt werden, ob der Arbeitnehmer eine auswärtige Tätigkeit ausübt oder Fahrten unternimmt, bei denen nur die Entfernungspauschale angesetzt werden kann.
• ob der Unternehmer/Freiberufler eine erste Betriebsstätte hat. Da das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsstätte ausscheidet, muss jeweils festgestellt werden, ob und ggf. wo der Unternehmer seine erste Betriebsstätte hat.

Die Regelung, wonach Arbeitnehmer nur eine regelmäßige Tätigkeitsstätte haben können, gilt entsprechend auch für Unternehmer und Freiberufler.^[2] Bei Unternehmern und Freiberuflern kommt es auf die erste Betriebsstätte (= Mittelpunkt einer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit) an. Das BMF wend...