Reisekosten bei Arbeitnehmern / 6.3.2 Arbeitsortbezogene Prüfung der 3-Monatsfrist

Die vom Gesetzgeber gewählte Formulierung macht eine Überprüfung entbehrlich, ob dieselbe Auswärtstätigkeit unterbrochen wird. Nach bisheriger Verwaltungsauffassung war die Anwendung der 3-Monatsfrist damit verbunden, dass es sich noch um die gleichbleibende, nämliche Auswärtstätigkeit handelt, die der Arbeitnehmer nach der Unterbrechung mit gleichem Inhalt am gleichen auswärtigen Ort fortsetzt.^[1] Mitunter erfolgte von den Finanzämtern diesbezüglich eine auftragsbezogene Auslegung, indem jeder einzelne Auftrag auch am gleichen Einsatzort eine neue andere Auswärtstätigkeit begründete, die den Lauf einer weiteren 3-Monatsfrist in Gang setzte. Nach dem eindeutigen Gesetzeswortlaut kommt es weder auf den zivilrechtlichen Auftrag noch auf die inhaltliche Gleichartigkeit der Tätigkeit für den Neubeginn dieser Frist an. Nach dem Sinngehalt der Regelung ist eine neue 3-monatige Frist für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei einem längerfristigen Einsatz am identischen auswärtigen Arbeitsort ausschließlich davon abhängig, dass eine ausreichende Unterbrechung der Auswärtstätigkeit von 4 Wochen erfolgt.

Wichtig

Prüfung der 3-Monatsfrist nach Identität des Arbeitsorts

Die gesetzliche Festlegung der 3-Monatsfrist entspricht auch der vom BFH zum alten Reisekostenrecht entschiedenen Rechtsauslegung.^[2] Nach Auffassung des BFH ist für den Neubeginn der Frist weder der zivilrechtliche Auftrag noch die inhaltliche Gleichartigkeit der Tätigkeit von Bedeutung, sondern es ist ausschließlich die Identität des Arbeitsorts zu prüfen. Wird die Arbeitsleistung an derselben Tätigkeitsstätte fortgesetzt, ist nach der gesetzlichen Zielsetzung eine Zäsur im Sinne einer neuen 3-monatigen Frist für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen nur bei einer Unterbrechung der Auswärtstätigkeit von mindestens 4 Wochen gerechtfertigt, unabhängig davon, ob ihr ein neuer Auftrag oder eine andere inhaltliche Aufgabe zugrunde liegt.

Die 3-Monatsfrist kommt immer dann zum Tragen, wenn der Arbeitnehmer an derselben Tätigkeitsstätte beruflich auswärts tätig wird. Jeder Wechsel des auswärtigen Tätigkeitsorts ist mit dem Beginn eines neuen 3-Monatszeitraums verbunden. Eine bestimmte Mindestentfernung zwischen den beiden Auswärtstätigkeiten wird nicht verlangt. Wechselt der Arbeitnehmer von einer auswärtigen Tätigkeitsstätte zu einer anderen, beginnt die 3-Monatsfrist neu zu laufen. Bei jedem neuen Einsatzort läuft eine neue 3-Monatsfrist für den Ansatz der Verpflegungssätze, es sei denn, es liegt ausnahmsweise der Fall der Unterbrechung vor, weil der Arbeitnehmer innerhalb von 4 Wochen wieder am selben auswärtigen Beschäftigungsort eingesetzt wird.

Wichtig

Keine 3-Monatsgrenze bei häufigem Ortswechsel

Ohne praktische Bedeutung ist die 3-Monatsfrist für Arbeitnehmer, die beispielsweise als Handelsvertreter über einen längeren Zeitraum hinweg ihre Auswärtstätigkeit in einem begrenzten Gebiet, aber an täglich mehrfach wechselnden Stellen ausüben. Dasselbe gilt für auswärtige Tätigkeiten an Betriebsstätten, die sich infolge der Eigenart der Tätigkeit laufend örtlich verändern. Dies ist z. B. beim Straßenbau oder beim Bau von Bahngleisen und Hochspannungsleitungen der Fall. Bei diesen Sachverhalten ist jeweils von einem neuen Tätigkeitsort auszugehen, sodass täglich eine neue berufliche Auswärtstätigkeit beginnt.

Wenn ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber im Rahmen einer Auswärtstätigkeit zu einer weiteren Filiale des Arbeitgebers entsandt wird und sich von dort aus wiederum auf eine Auswärtstätigkeit begibt, kommt es für die 3-Monatsfrist auf die Abwesenheit von der Wohnung an. Nach Ablauf von 3 Monaten ist darüber hinaus die Zeitdauer der Tätigkeit in der weiteren Filiale von der Gesamtabwesenheitsdauer von der Wohnung für die Berechnung der Verpflegungspauschalen abzuziehen.

Praxis-Beispiel

Abwesenheitsdauer bei Ablauf der 3-Monatsfrist an einzelnen Einsatzorten

Ein Arbeitnehmer, für den arbeitsrechtlich als erste Tätigkeitsstätte der Betriebssitz in Mannheim festgelegt ist, wird ab 1.1.2024 von seinem Mannheimer Arbeitgeber für 1 Jahr zur Filiale in Freiburg entsandt. Er arbeitet arbeitstäglich morgens von 8 bis 10 Uhr in dieser Filiale und begibt sich dann zu verschiedenen Kunden im Großraum Freiburg. Er fährt morgens um 5.30 Uhr von seiner Wohnung nach Freiburg und kehrt abends gegen 18.45 Uhr täglich zur Wohnung zurück.

Die befristete Tätigkeit in der Freiburger Filiale stellt eine berufliche Auswärtstätigkeit dar, für die steuerfreier Reisekostenersatz zulässig ist. Für die steuerfreien Verpflegungsspesen ist die 3-Monatsfrist zu beachten. Für die ersten 3 Monate berechnet sich die maßgebende Abwesenheit in Bezug auf die Wohnung mit 13 Stunden 15 Minuten (5.30 bis 18.45 Uhr). Der Arbeitnehmer kann arbeitstäglich eine Verpflegungspauschale von 14 EUR steuerfrei erhalten. Mit Ablauf der 3-Monatsfrist entfällt ab 1.4.2024 für die Tätigkeit an der Freiburger Filiale die Möglichkeit des Abzugs von Verpflegungsspesen. Ab dem 4. Monat berechnet sich di...