Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Verpflegungskosten / 4.1 Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber

Bei der Frage, wie unentgeltliche Mahlzeiten durch den Arbeitgeber zu behandeln sind, ist zunächst danach zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber die Mahlzeiten

• anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes (also nicht während einer auswärtigen Tätigkeit) oder
• im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, die nicht während einer auswärtigen Tätigkeit erfolgt^[1] oder
• während einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise) zur Verfügung stellt.

Wichtig

Wann kein Arbeitslohn zu versteuern ist

Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung nicht mehr als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer für diesen Tag eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Erhält der Arbeitnehmer eine kostenlose Mahlzeit, muss er außerdem seine Verpflegungspauschale kürzen (für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40 % einer vollen Verpflegungspauschale).

[1] R 8.1. Abs. 8 Nr. 1 LStR.

4.1.1 Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ohne Auswärtstätigkeit

Vorteile des Arbeitnehmers aus der Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung gehören nach wie vor nicht zum Arbeitslohn. Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich zur Verfügung, handelt es sich um Aufmerksamkeiten, die ebenfalls nicht als Arbeitslohn erfasst werden.

Eine unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ist als Aufmerksamkeit einzustufen, wenn

• der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung,
• im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs
• kostenlose Mahlzeiten überlässt.^[1]

Es handelt sich nur dann um Aufmerksamkeiten, wenn der Wert pro Person und Mahlzeit einschließlich Getränken brutto nicht mehr als 60 EUR beträgt.^[2]

[1] R 19.6 Abs. 2 LStR.

[2] R 19.6 Abs. 2 LStR.

4.1.2 Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung bei Geschäftsreisen

Wie Geschäftsreisen abgerechnet werden, wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer

• kostenlose Mahlzeiten erhält,
• einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. in Höhe des Sachbezugswerts oder eines festen Betrags, oder
• die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet erhält.

Nachfolgend sind die unterschiedlichen Handhabungen mit ihren Auswirkungen anhand von Beispielen dargelegt. Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (Wert 2024: 2,17 EUR pro Frühstück und 4,13 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt.^[1]

Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte. Das gilt auch für den GmbH-Gesellschafter, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Bei der 60-EUR-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit einschließlich Getränken und einschließlich Umsatzsteuer an. Vom 1.7.2020 bis 31.12.2023 gelten in der Gastronomie für Essen und Getränke unterschiedliche Steuersätze, sodass bei einer Gesamtrechnung z. B. bei einer Fortbildungsveranstaltung der Preis für Essen und Getränke getrennt ausgewiesen werden muss. Nach dem "Gesamtbild der Verhältnisse" muss beurteilt werden, ob es sich um eine übliche Beköstigung handelt. Jedes Essen (Frühstück, Mittag- und Abendessen) ist für sich zu betrachten. Ein höherer Wert als 60 EUR pro Mahlzeit dürfte jedoch nur in Ausnahmefällen anzunehmen sein.

Die vorstehenden Grundsätze gelten auch, wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit auf Veranlassung seines Arbeitgebers von einem Dritten erhält, d. h. wenn der Arbeitgeber den Tag und Ort der "Mahlzeitengestellung" bestimmt. Davon ist gemäß R 8.1. Abs. 8 LStR immer dann auszugehen, wenn

• der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Verpflegungskosten aus dienst- und arbeitsrechtlichen Gründen erstattet, und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Konsequenz: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine übliche Mahlzeit, ist dafür kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer einen Verpflegungspauschbetrag als Werbungskosten geltend machen könnte. Das gilt auch dann, wenn ein Verpflegungspauschbetrag wegen der Gestellung von Mahlzeiten gekürzt wird und sich deshalb nicht auswirkt.

Praxis-Beispiel

Kürzung der Pauschale bis auf 0 EUR

Ein Arbeitnehmer unternimmt für seinen Arbeitgeber eine mehrtägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die Übernachtungskosten einschließlich Frühstück. Für den Abreisetag steht dem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von 14 EUR zu. Da der Arbeitgeber an diesem Tag neben dem Frühstück auch das Mittagessen übernommen hat, ist die Verpflegungspauschale auf 0 EUR zu kürzen, weil für das Frühstück 20 % = 5,60 EUR und für das Mittagessen 11,20 EUR ang...