Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Verpflegungskosten / 4.1.2 Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung bei Geschäftsreisen

Wie Geschäftsreisen abgerechnet werden, wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer

• kostenlose Mahlzeiten erhält,
• einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. in Höhe des Sachbezugswerts oder eines festen Betrags, oder
• die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet erhält.

Nachfolgend sind die unterschiedlichen Handhabungen mit ihren Auswirkungen anhand von Beispielen dargelegt. Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (Wert 2024: 2,17 EUR pro Frühstück und 4,13 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt.^[1]

Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte. Das gilt auch für den GmbH-Gesellschafter, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist. Bei der 60-EUR-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit einschließlich Getränken und einschließlich Umsatzsteuer an. Vom 1.7.2020 bis 31.12.2023 gelten in der Gastronomie für Essen und Getränke unterschiedliche Steuersätze, sodass bei einer Gesamtrechnung z. B. bei einer Fortbildungsveranstaltung der Preis für Essen und Getränke getrennt ausgewiesen werden muss. Nach dem "Gesamtbild der Verhältnisse" muss beurteilt werden, ob es sich um eine übliche Beköstigung handelt. Jedes Essen (Frühstück, Mittag- und Abendessen) ist für sich zu betrachten. Ein höherer Wert als 60 EUR pro Mahlzeit dürfte jedoch nur in Ausnahmefällen anzunehmen sein.

Die vorstehenden Grundsätze gelten auch, wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit auf Veranlassung seines Arbeitgebers von einem Dritten erhält, d. h. wenn der Arbeitgeber den Tag und Ort der "Mahlzeitengestellung" bestimmt. Davon ist gemäß R 8.1. Abs. 8 LStR immer dann auszugehen, wenn

• der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Verpflegungskosten aus dienst- und arbeitsrechtlichen Gründen erstattet, und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Konsequenz: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine übliche Mahlzeit, ist dafür kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer einen Verpflegungspauschbetrag als Werbungskosten geltend machen könnte. Das gilt auch dann, wenn ein Verpflegungspauschbetrag wegen der Gestellung von Mahlzeiten gekürzt wird und sich deshalb nicht auswirkt.

Praxis-Beispiel

Kürzung der Pauschale bis auf 0 EUR

Ein Arbeitnehmer unternimmt für seinen Arbeitgeber eine mehrtägige Geschäftsreise. Der Arbeitgeber zahlt die Übernachtungskosten einschließlich Frühstück. Für den Abreisetag steht dem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von 14 EUR zu. Da der Arbeitgeber an diesem Tag neben dem Frühstück auch das Mittagessen übernommen hat, ist die Verpflegungspauschale auf 0 EUR zu kürzen, weil für das Frühstück 20 % = 5,60 EUR und für das Mittagessen 11,20 EUR angerechnet werden.

Die vom Arbeitgeber übernommenen Verpflegungskosten sind nicht als Arbeitslohn zu versteuern, weil die Verpflegungspauschale sich beim Arbeitnehmer nur wegen der Gestellung von Mahlzeiten nicht auswirkt.

Der Arbeitnehmer kann Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen, wenn

• er mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist,
• eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vorliegt oder
• er nicht länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig wird.

Liegt keine dieser Situationen vor und stellt der Arbeitgeber in solchen Fällen seinem Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, muss er dafür einen geldwerten Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts als Arbeitslohn versteuern.

Wenn keine übliche Beköstigung vorliegt, weil der Preis für das Essen 60 EUR übersteigt, muss der tatsächliche Preis, den der Unternehmer für das Essen bezahlt hat, als Arbeitslohn versteuert werden. Das gilt auch dann, wenn der Preis für das Essen nicht offen ausgewiesen ist, aber aufgrund der Gesamtumstände von einem höheren Betrag ausgegangen werden kann.

Praxis-Beispiel

Mahlzeit über 60 EUR

Ein Arbeitnehmer nimmt im Auftrag seines Arbeitgebers an einer Podiumsdiskussion mit anschließender Abendveranstaltung teil. Er ist mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und von seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Der Arbeitgeber hat die Kosten unmittelbar übernommen. In der Rechnung, die er vom Veranstalter enthält, ist das Galadinner mit 86 EUR ausgewiesen.

Ergebnis: Der Grenzwert von 60 EUR für eine übliche Mahlzeit ist überschritten. Der Arbeitgeber muss 86 EUR als Arbeitslohn versteuern. Der Arbeitnehmer kann als Werbungskosten eine Verpflegungspauschale von 14 EUR geltend machen.

Der Ansatz mit dem amtlichen Sachbezugswert setzt voraus, dass

• es sich um eine übliche Mahlzeit handelt und
• der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale beanspruchen kann.

Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, wenn er an einem Tag ohne Übernachtung nicht mehr als 8 Stunden ode...