Reisekosten Inland für Unternehmer: Nebenkosten bei einer Auswärtstätigkeit

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Zuordnung zur Auswärtstätigkeit
• private Mitnutzung
• Service-Pauschale

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Unternehmer	4670	6670		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Mautgebühren	4560	6580		Sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, sind als Betriebsausgaben abziehbar.^[1] Wenn der Unternehmer bei einer Geschäftsreise übernachtet, können die 19 %igen Leistungen in einer Summe als Sammelposten in der Rechnung unter der Bezeichnung "Service-Pauschale" oder "Business-Package" ausgewiesen werden. Darin sind also auch Beträge enthalten, die als Nebenkosten abziehbar sind. Diese Nebenkosten bucht der Unternehmer auf das Konto "Reisekosten Unternehmer" 4670 (SKR 03) bzw. 6670 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Unternehmer

an Bank/Kasse/Privateinlage

[1] R 9.8 LStR.

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Unternehmer zahlt auf Geschäftsreise Mautgebühren

Ein Unternehmer unternimmt eine Geschäftsreise nach Österreich. Die Benutzung der österreichischen Autobahnen ist gebührenpflichtig. Da er die Autobahn benutzen will, erwirbt er an der deutsch-österreichischen Grenze eine Gebührenmarke für 29 EUR. Die 29 EUR sind als Reisenebenkosten abziehbar.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4560/6580	Mautgebühren	29	1890/2180	Privateinlagen	29

3 Nebenkosten bei einer Auswärtstätigkeit

Nebenkosten bei einer Auswärtstätigkeit sind Betriebsausgaben. Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, sind als Betriebsausgaben abziehbar.^[1] Zu diesen Nebenkosten gehören z. B. die Aufwendungen für

• Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
• Ferngespräche und Schriftverkehr mit dem eigenen Betrieb oder mit Geschäftspartnern,
• Straßennutzung (Maut) und Parkplatznutzung,
• Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen während der Geschäftsreise.

Aufwendungen, die nicht konkret bzw. nicht ausschließlich (bzw. nahezu ausschließlich) betrieblichen Reisen zugeordnet werden können, wie z. B. Aufwendungen für Kleidung, Koffer und andere Reiseutensilien, gehören nicht zu den Nebenkosten einer Geschäftsreise. Allerdings kann ein sogenannter Trolley (kleiner Koffer) dann als Arbeitsmittel eingestuft werden, wenn dieser ausschließlich oder zumindest weitaus überwiegend beruflich genutzt wird.^[2] D. h., die Kosten für einen Trolley sind abziehbar, wenn dieser die Funktion eines Aktenkoffers erfüllt.

Reisegepäck, das während der Geschäftsreise beschädigt oder gestohlen wird, kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Abziehbar sind nicht die Wiederbeschaffungskosten, sondern der Wertverlust.^[3] Es ist von den ursprünglichen Anschaffungskosten auszugehen und die normale Abschreibung bis zum Zeitpunkt des Diebstahls abzuziehen. Der Diebstahl von Geld kann steuerlich allerdings nicht geltend gemacht werden.^[4]

Hinweis

Aufwendungen für Auslandskrankenversicherung sind keine Betriebsausgaben

Aufwendungen für eine Auslandskrankenversicherung dürfen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Diese Aufwendungen können nur als Vorsorgeaufwendungen bei den Sonderausgaben geltend gemacht werden.

[1] R 9.8 LStR.

[2] FG Hamburg, Urteil v. 23.5.2011, 6 K 77/10.

[3] BFH, Urteil v. 30.11.1993, VI R 21/92.

[4] BFH, Urteil v. 4.7.1986, VI R 227/83.

4 Nebenkosten, die in der Service-Pauschale von 15 % enthalten sind

Gem. Abschn. 12.16 Abs. 12 UStAE dürfen in der Rechnung die nachfolgend aufgeführten 19 %igen Leistungen in einer Summe als Sammelposten unter der Bezeichnung "Service-Pauschale" oder "Business-Package" ausgewiesen werden:

• das Frühstück,
• das Nutzen von Kommunikationsnetzen,
• das Reinigen und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice,
• der Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft,
• der Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels,
• das Überlassen von Fitnessgeräten,
• die Überlassung von Parkplätzen.

Diese Packages können aus Vereinfachungsgründen vom Hotelunternehmen pauschal mit 15 % vom Pauschalpreis angesetzt werden. In diesen 15 % sind alle vorgenannten Leistungen in einer Summe zusammengefasst. Das bedeutet, dass hinsichtlich des Frühstücks eine Differenzierung wegen der unterschiedlichen Umsatzsteuersätze zumindest bis zum 31.12.2023 erforderlich ist. Die Kosten für das Frühstück können mit 20 % der vollen Verpflegungspauschale herausgerechnet werden.^[1] Die volle inländische Verpflegungspauschale beträgt 28 EUR, sodass 28 EUR × 20 % = 5,60 EUR pro Übernachtung für ein Frühstück aus dem Package-Preis herausgerechnet werden können. Dabei kann der Getränkeanteil, der in dem Betrag von 5,60 EUR enthalten ist, pauschal mit 30 % (5,60 EUR × 30 % = 1,68 EUR) herausgerechnet werden. Das bedeutet, dass nur der Anteil von 1,68 EUR der Umsatzsteuer mit 19 % unterliegt.

Praxis-Beispiel

Nebenkosten im Business-Package bzw. in der Service-Pauschale

Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit 2-mal in einem Hotel. Das Hotel berechnet ihm pro Übernachtung einen pauschalen Betrag von 120 EUR, in dem das Frühstück, die Überlassung des Parkplatzes, die Nutzung von Fitnessgeräten und des Internets enthal...