Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber / 4.3.1 2-stufige Verpflegungspauschalen

Die steuerliche Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen für berufliche Tätigkeiten außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ist nur in Form von zeitlich gestaffelten Pauschbeträgen zulässig. Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten durch Rechnungsbelege ist ausgeschlossen.

Es gilt eine 2-stufige Staffelung der Pauschalbeträge. Die Höhe der Inlandsverpflegungspauschalen bestimmt sich ausschließlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag.^[1]

Abwesenheitsdauer	Pauschbetrag je Kalendertag
mehr als 8 Stunden	14 EUR
mind. 24 Stunden	28 EUR

Mehrtägige Auswärtstätigkeiten: Einheitliche Pauschale für An- und Abreisetag

Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, dürfen sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf.^[2] An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit werden gesetzlich als die Tage definiert, an denen der Arbeitnehmer nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten

Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt eine 2-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 17 Uhr und endet am Dienstag um 13:30 Uhr.

Ergebnis: Der Außendienstmitarbeiter darf für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Verpflegungspauschale von 14 EUR ansetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 14 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso wenig ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer zu prüfen.

Mehrtägige Auswärtstätigkeiten: 28-EUR-Pauschale für "Zwischentage"

Die Verpflegungspauschale von 28 EUR bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden, setzt eine mehrtägige – mindestens 3-tägige – berufliche Auswärtstätigkeit voraus.

Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten

Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 20 Uhr und endet am Mittwoch um 13:30 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers.

Ergebnis: Der Arbeitgeber darf dem Außendienstmitarbeiter für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat, die volle Pauschale von 28 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Pauschalen von 14 EUR für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 14 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer nicht mehr zu prüfen.

[1] § 9 Abs. 4a EStG.

[2] § 9 Abs. 4a Nr. 2 EStG.