Rentabilitätsermittlung mit Break-Even-Berechnung

Einführung

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, muss langfristig immer gewährleistet sein, dass sich durch den Verkauf von Arbeitszeit oder Waren die Geschäftskosten decken sowie Gewinn erwirtschaftet wird. Ist der Geschäftsverlauf bezüglich Auslastung, Umsatz und Kosten weitgehend unabhängig von Schwankungen und bleibt am Jahresende ein zufrieden stellender Gewinn übrig, ist alles bestens. Ansonsten ist eine sehr zeitnahe Übersicht des Verhältnisses zwischen Kosten und Produktivität erforderlich, um die geeigneten Unternehmerentscheidungen zu treffen. Wir haben für Sie eine Arbeitshilfe entwickelt, die Sie bei dieser Aufgabe wirkungsvoll unterstützt.

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1 Die Aufgabenstellung

Das Ergebnis Ihrer Buchhaltung bzw. die Auswertung durch Ihren Steuerberater zeigt Ihnen insbesondere am so genannten "Vorläufigen Ergebnis", ob und wie viel Überschuss Ihr Unternehmen erwirtschaftet hat. Problematisch ist es, wenn Arbeitsauslastung und Umsätze mehr oder weniger stark schwanken und somit gegebenenfalls in Frage gestellt ist, ob die Kosten gedeckt werden bzw. wann dies nicht mehr der Fall ist.

Vor allem wenn die Umsätze durch den Verkauf von Arbeitszeit realisiert werden, die ihrerseits wiederum mit dem Verkauf von Material verbunden sind, spielt die Produktivität in Form von verkaufter Arbeitszeit die entscheidende Rolle. Dem gegenüber stehen die Geschäfts- oder Gemeinkosten sowie die kalkulatorischen Kosten.

Ziel dieses Tools ist daher, schnell und einfach zu erkennen, ab welcher Produktivität die Einnahmen zumindest gleich hoch sind wie die fixen Kosten Ihres Unternehmens. In der Betriebswirtschaftslehre wird dies auch als Break Even bezeichnet.

2 Fixe und variable Kosten

Betriebswirtschaftlich wird zwischen Fixkosten und variablen Kosten unterschieden.

Fixkosten

Fixe Kosten werden auch als Bereitschaftskosten, zeitabhängige Kosten oder beschäftigungsunabhängige Kosten bezeichnet. Sie sind Teil der Gesamtkosten, die innerhalb eines bestimmten Betrachtungszeitraums konstant bleiben. Es handelt sich dabei beispielsweise um Abschreibungen auf das Anlagevermögen, Mietkosten für Grundstücke und Gebäude, Darlehenszinsen und -tilgungen sowie auch um weitere Geschäftskosten wie Heizung, Kfz-Versicherung und -steuer oder Gehaltskosten für kaufmännische Mitarbeiter.

Bei den Fixkosten spielt es also keine Rolle, wie produktiv Ihr Unternehmen ist bzw. wie viel Umsatz erwirtschaftet wird.

Variable Kosten

Die variablen Kosten werden auch als beschäftigungsabhängige Kosten bezeichnet. Sie sind in der betriebswirtschaftlichen Kostenrechnung derjenige Teil der Gesamtkosten, der sich bei einer Änderung der betrachteten Bezugsgröße ebenfalls verändert. Die Bezugsgröße ist dabei die Beschäftigung. Beispiel: Ein Firmenfahrzeug verursacht fixe Kosten (z. B. Kfz-Versicherung und -steuer, und zwar unabhängig davon, ob und wie viele Kilometer damit gefahren werden, um Kundenaufträge auszuführen) und variable Kosten (z. B. Treibstoff und Reparaturen). Bei den variablen Kosten spielt es eine große Rolle, ob und wie viele Kilometer mit dem Fahrzeug zurückgelegt werden.

Hinweis

Welche Kosten als variabel oder fix angesehen werden, hängt von der Einschätzung des konkreten Einzelfalls sowie von der Länge des Betrachtungszeitraums ab. Mit der Länge des Betrachtungszeitraums nimmt die Variabilität zu. Langfristig sind die Grenzen also sehr fließend bzw. können alle Kosten als variabel angesehen werden.

Wir betrachten bei unserer Excel-Lösung die nachfolgend aufgeführten Kosten (s. Abb. 1). Bitte schätzen Sie den fixen Anteil für jede der nachfolgend genannten Position ab und tragen Sie den Anteil im Bereich "fixer Anteil" als Prozentsatz ein. Bei der folgenden Betrachtung geht es darum, den Fixkostenanteil zu ermitteln, den es unbedingt zu decken gilt.

Abb. 1: Tragen Sie die monatlichen Kosten ein und definieren Sie den fixen Anteil zu jeder Kostenposition

• Personalkosten, Gehälter: Während die produktiven Arbeitskräfte (z. B. Monteur in einem Handwerksbetrieb, Pflegekraft in einem ambulanten Pflegedienst, Service-Mitarbeiter in einem EDV-Dienstleistungsunternehmen) weitgehend als variabel anzusehen sind, werden die kaufmännischen Kräfte als fixer Anteil gewertet. Tragen Sie hier also nur die Gehaltskosten der kaufmännischen, also unproduktiven Mitarbeiter ein. Selbstverständlich kann diese Position einen variablen Anteil enthalten. Beschäftigen Sie beispielsweise eine variable Teilzeitkraft, die nur je nach Auslastung eingesetzt wird, reduziert diese Kraft entsprechend den fixen Anteil der Gehälter, der in unserem Beispiel nur noch etwa 80 % der Gesamtsumme ausmacht (s. Abb. 1).
• Raumkosten: Diese Kosten sind weitgehend fix. Sollten die Raumkosten jedoch Energiekosten enthalten, die in Ihrem Unternehmen überdurchschnittlich stark von der Produktivität abhängen, berücksichtigen Sie dies bitte entsprechend. Dies kann beispielsweise bei einem Kfz-Betrieb der Fall sein, der einen hohen Anteil an Lackierarbeiten durchführt, die in einer Lackierkabine ausgeführt werden. Eine solche Einrichtung hat einen enormen E...