Reporting: Die 12 häufigsten Fehler / 1 Der Report orientiert sich nicht am Empfänger

Klares Ziel festlegen, relevante Daten wählen

Wer nach Prinzip "Zeige, was du weißt" arbeitet, kann keinen erfolgreichen Report schreiben. Reporting bedeutet, Informationen vor dem Hintergrund der jeweiligen Zielgruppe zielgerichtet auszuwählen. Die meisten Reports sind viel zu lang. Sie zwingen den Leser, sich die wesentlichen Informationen selbst herauszuziehen. Damit entsteht an zwei Seiten unnötiger Aufwand: Der Controller muss sehr viel schreiben, was später keiner liest. Der Leser liest Sachverhalte, die ihm nichts nutzen. Für Verschwendung dieser Art hat aber keiner Zeit. Das Problem entsteht durch unklare Ziele und eine mangelnde Abgrenzung der relevanten Daten. Der Autor muss für jeden Report ein klares Ziel festlegen, kann dann die jeweiligen Themen zuordnen, wählt die relevanten Daten aus und sucht eine geeignete Form, diese Daten darzustellen.

Fragen, was den Empfänger interessiert

Um einen wirklich guten Report schreiben zu können, muss der Autor wissen, welche Informationen der Empfänger erwartet beziehungsweise zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Daher kann ein Report nur durch einen engen Dialog mit dem Empfänger exakt auf ihn zugeschnitten werden. Das Ziel dieser Gespräche ist aber nicht, dass der Empfänger uneingeschränkt seine Wünsche äußert und der Controller darauf reagiert, sondern ein Dialog, in dem die Wünsche unmittelbar mit den Möglichkeiten abgeglichen werden. Erhalten Sie als Controller keine Information von Ihren Empfängern, können Sie nur spekulieren. Damit wird der Report in seiner Treffsicherheit leiden.

Reports nach der Zielgruppe ausrichten

Bei einer homogenen Zielgruppe oder einzelnen Personen, an die berichtet wird, ist es relativ einfach, die notwendigen Informationen zu erfragen. Schwierig wird diese Aufgabe bei heterogenen Zielgruppen. Die Lösung: Allgemeine Teile schreiben, die für alle gelten und spezielle Teile, die für einzelne Zielgruppen/Personen gelten. Empfängerorientierte Reports werden gelesen und verstanden. Außerdem werden Enttäuschung und Frustration beim Autor deutlich reduziert. Er kann gezielt und adäquat berichten.

Relevante Steuerungs­informationen liefern

Mit den heutigen Systemen in Rechnungswesen und Controlling werden vielfältige Datenmengen erhoben, die blitzschnell verarbeitet werden können. Der Fakt allein ist aber noch nicht wert, dass er in einen Bericht einfließt. Eine wichtige Entscheidungshilfe, um die Daten auswählen zu können, ist der Nutzen für den Empfänger. Dabei genügt es nicht, reine Informationen zu liefern; sie müssen relevante Steuerungsinformationen sein: Aufgrund dieser Daten trifft der Empfänger später seine Entscheidungen. Nur dann entsteht für den Leser ein Mehrwert durch den Bericht.