Reporting: Dienstleistung der besonderen Art / 4 Berichterstatter und Empfänger

4.1 Ansprüche der Empfänger

Empfänger sind eine heterogene Gruppe

Die Empfänger unterscheiden sich durch ihre unterschiedlichen Aufgaben und ihre unterschiedlichen Qualifikationen. Sie sind für die berichtenden Einheiten eine heterogene Zielgruppe. Während Controller überwiegend betriebswirtschaftlich qualifiziert sind, finden wir bei den Führungskräften in einem Unternehmen eine große Bandbreite verschiedenster Qualifizierungen.

Das gemeinsame Ziel aller Führungskräfte ist der Erfolg des Unternehmens. Dazu leistet jeder in seinem Fachbereich seinen Beitrag. Um diesen optimal erbringen zu können, ist die Unterstützung durch ein zielorientiertes und umfassendes Reporting notwendig. Der Empfänger erwartet berechtigterweise, im Report so bedient zu werden, dass er die wesentlichen Steuerungsinformationen erhält und versteht. Eine klare Empfängerorientierung stellt dies sicher.

4.2 Rolle als Business Partner

Controller soll jeweilige Besonderheiten verstehen

Die Empfänger erwarten vom Controller natürlich auch ein Verständnis für die eigene Wirtschaftseinheit sowie deren Besonderheiten. Neben den Zahlen sollen Empfehlungen ausgesprochen werden. Der Controller muss daher einen sehr guten Einblick in die Aktivitäten des jeweiligen Bereichs haben. Der Empfänger erwartet Verlässlichkeit der Aussagen im Report.

Für den Controller in der Rolle als Business Partner ist das kein Problem. Für den Controller, der die Reports aus dem zentralen Controlling steuert, kann es ein massives Problem sein. Die Glaubwürdigkeit seiner Aussagen wird sehr schnell infrage gestellt. Damit verliert der Report an Überzeugungskraft. An dieser Stelle zeigt sich erneut, dass es gelingen muss, die Interessen des Empfängers zu verstehen und im Report abzubilden.

4.3 Darstellungsformen

Unterschiedliche Ansprüche an die Darstellung

Nicht nur die inhaltliche Gestaltung des Reports wird von den Empfängern unterschiedlich betrachtet. Die verschiedenen Personen erwarten auch unterschiedliche Darstellungsformen. Während die Tabelle dem einen eine hervorragende Unterstützung bietet, ist sie für den anderen ein Ärgernis. In einigen Fällen werden auch heute noch Reports in Prosa geschrieben. Allerdings müssen wir festhalten, dass die Darstellung von Zahlen in einem Fließtext die denkbar schlechteste Form ist.

Mit einem individuellen Reporting "ad personam" kann man dieses Problem ideal lösen. Jeder erhält exakt die Daten und in der Darstellungsform, die er sich wünscht. Das ist bei der personellen Ausstattung im Controlling allerdings in keinem Fall möglich. Außerdem wäre es zusätzlich kontraproduktiv, weil so nicht sichergestellt werden kann, dass zentrale Informationen an alle Entscheider gelangen. Wir müssen einen Kompromiss finden.

Der Controller muss für die heterogene Zielgruppe den gemeinsamen Nenner herausarbeiten. Damit sind die Daten identifiziert, die für jeden Empfänger von Bedeutung sind. Es handelt sich dabei um allgemeine Unternehmenskennzahlen. Darüber hinaus werden in den Standard-Reports die speziellen Bedürfnisse der einzelnen Fachbereiche bedient. Die Daten stehen damit allen Führungskräften zur Verfügung. Sie werden vermutlich aber nur von den jeweils Verantwortlichen gelesen.

Akzeptanz durch Überzeugung

Damit die Akzeptanz für dieses Reporting steigt, muss der Controller den Führungskräften das Konzept erläutern und sie überzeugen.