Reporting: Dienstleistung der besonderen Art

Zusammenfassung

Überblick

Ziel eines guten Reportings ist die vollständige und umfassende Darstellung aller für das Unternehmen bzw. die Entscheider relevanten Daten.

Entscheidend ist der Nutzen für den Empfänger. Deshalb ist der Dialog zwischen Controlling und Fachbereich wichtig, um den Fachbereichen klare Steuerungsinformationen liefern zu können.

Das Reporting muss ständig beobachtet und an sich immer wieder ändernde Bedürfnisse angepasst werden.

Der Beitrag erläutert Ziele, Struktur und Inhalte von Reports sowie die Vor- und Nachteile des Self-Reportings.

1 Ansprüche und Rolle des Controllings

Richtige Informationen zur richtigen Zeit an richtige Personen liefern

Wenn wir von Reporting im Controlling sprechen, meinen wir in den meisten Fällen Dateien/Papiere, die mit Tabellen und Zahlen gefüllt sind. In unserer Arbeitswelt sind Zahlen eine wichtige Sache. Sie stellen verdichtete Fakten in einfach vergleichbarer Form dar und geben den Lesern die Chance, eine Vielzahl von Daten in kurzer Zeit zu verarbeiten. Entscheidend ist allerdings der Nutzen für den Leser. Ein Bericht muss absolut bedarfsgerecht sein. Somit muss die berichtende Person genau wissen, wie der Empfänger seine Aufgabe gestaltet und mit welchen Kennzahlen und Daten er die Tätigkeit steuert. Die Arbeit des Controllers erfordert daher "Nähe zur jeweiligen Tätigkeit". Er wird zum Business Partner.

Wie gestaltet der Controller ein Berichtswesen?

Das Ziel ist eindeutig: vollständige und umfassende Darstellung aller für das Unternehmen bzw. die jeweiligen Entscheider relevanten Daten. Der Rhythmus der Berichte richtet sich nach der Dynamik der betrachteten Daten. Genutzt werden vorzugsweise die üblichen Kennzahlen. Diese Vorgehensweise führt im Extrem dazu, dass ein Empfänger Daten erhält, von denen die berichtende Person völlig überzeugt ist, die dem Empfänger aber nicht nutzen. Er empfindet sie als zu umfangreich, unklar in der Darstellung und für ihn nicht relevant. Solche Reports sind Zeitverschwendung und Ärgernis zugleich.

Dialog zwischen Autor und Empfänger

Um einen guten Bericht schreiben zu können, ist der Dialog zwischen der berichtenden Person und den Empfängern unerlässlich. Nur so kann das Angebot erläutert und gleichfalls der Bedarf benannt werden. Nutzen und Zufriedenheit steigen auf beiden Seiten.

Die reinen Zahlen alleine genügen daher nicht für ein "gutes Reporting". Der Autor eines Reports bewegt sich häufig auf einer Gratwanderung zwischen zu wenig und zu viel Information.

Informationsflut in Reports unbedingt vermeiden!

Stellen wir uns folgende Szenen vor: Ein Mitarbeiter hat so viele Informationen, dass er quasi darin zu ertrinken droht und in einem Chaos zu Hause ist. Er leidet unter Info-Flut. Das andere Extrem ist ein Mitarbeiter, der nur sehr wenige Informationen hat. Er hat zwar einerseits Ruhe, kann andererseits seine Aufgaben vermutlich aber nicht mehr erfolgreich bewältigen. Beide Betrachtungen liefern uns keine Lösung, aber Anstöße, um mit der Informationsverteilung besser umgehen zu können.

2 Ziele des Reportings

Reporting muss 2 Ziele erfüllen:

1. dem Empfänger gute und klare Steuerungsinformation liefern,
2. einfach und schnell zu erstellen sein.

Eine klare Zielorientierung ist notwendig, um nur die Informationen aufzunehmen/zu verarbeiten, die auch einen Mehrwert für die Zielgruppe darstellen. Zum anderen brauchen wir eine gute Struktur, um den Leser durch den Report leiten zu können.

Controlling will vollständiges Datenbild

Reduktion der Datenmengen und die Auflösung von Komplexität sind daher die besonderen Merkmale des guten Reportings. Lange Berichte kann jeder schreiben! Die Grundlagen des "kurzen" Berichts sind:

• die klare, zielorientierte Auswahl der Daten, die zu exakten Steuerungsinformationen zu verarbeiten sein müssen,
• ihre empfängerorientierte Aufbereitung und
• eine ansprechende Optik.

Grafiken statt Tabellen, einzelne wichtige Kennzahlen statt Vollständigkeit. Der Autor muss den Leser quasi an die Hand nehmen und durch den Report führen.

Controlling will durch das Reporting-System ein möglichst vollständiges Bild der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens abbilden. Alle vorhandenen Ströme – Waren und Geld – müssen erfasst und beobachtet werden. Dazu werden die entsprechenden Kennzahlen gebildet und Grenzwerte für die Abweichungen festgelegt. Situationsgerecht gibt Controlling die jeweils relevanten Daten an die Entscheider weiter.

Zahlen sind gut – wirken aber nur im Vergleich

Es ist absolut üblich, in den Reports Zahlen zu verwenden. Zumal dadurch eine international einheitliche Darstellung möglich wird. Zahlen wirken im Vergleich zu Worten klar und eindeutig. Allerdings wird dabei vergessen, dass durch die Auswahl und die Darstellungsform der Zahlen durchaus manipuliert werden kann. Zahlen unterliegen ebenso wie Worte der Interpretation des Betrachters. Eine Zahl wirkt nur im Vergleich mit einer anderen Zahl oder in einem entsprechenden Zusammenhang. Sobald die Gefahr besteht, dass die Zahl vom Leser fehlinterpretiert werden könnte bzw. falsche Schlussfolgerungen gezogen werden könnten, muss de...