Rückstellung für unterlassene Instandhaltung: Ein Praxisfall / 1 Instandhaltungsrückstellung: Die Voraussetzungen

Neben einer ausreichenden Kenntnis des Sachverhalts und einer vernünftigen Vorbereitung ist auch eine systematische Vorgehensweise bei der Bildung der Rückstellung für unterlassene Instandhaltung notwendig. Die rechtliche Grundlage für die Rückstellung für unterlassene Instandhaltung ist der § 249 HGB Abs. 1 S. 2 Nr. 1. Der Inhalt der Rückstellung muss interpretiert werden, die Höhe der Rückstellung ist korrekt zu berechnen. Dazu ist es notwendig, die Auswirkungen der Bildung zu kennen und sich mit den Vorgängen in der Betriebsprüfung auseinanderzusetzen, soweit die Korrektheit der Berechnungen aus der Buchhaltung angezweifelt wird.

Praxis-Tipp

Es besteht die Pflicht zur Rückstellungsbildung

Die Bildung der Rückstellung für unterlassene Instandhaltung ist kein Wahlrecht. Der Buchhalter muss diese Passivposition in der Bilanz bilden. Bei Inhalt und Höhe gibt es jedoch Interpretationsmöglichkeiten, die entsprechend dokumentiert werden müssen. § 249 HGB legt fest, dass für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften Rückstellungen zu bilden sind. Darüber hinaus wird ausdrücklich auf die Bildung von Rückstellungen für "im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltungen, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten … nachgeholt werden", hingewiesen. Diese Pflicht zur Bildung der Rückstellung für unterlassene Instandhaltung gilt sowohl für die Handels- als auch für die Steuerbilanz.

Das Thema der Rückstellung für unterlassene Instandhaltung gewinnt aktuell weiter an Bedeutung. Störungen in vielen Lieferketten machen die rechtzeitige Lieferung von Ersatz- oder Austauschteilen und von Hilfsmaterialien, die für die Instandhaltung benötigt werden, unsicher. Es kommt zu Verzögerungen, was zu einer Verschiebung der Instandhaltung in das nächste Geschäftsjahr führen kann. Das gleiche Ergebnis entsteht, wenn aufgrund von Fachkräftemangel fehlende Handwerker und Techniker oder andere Experten die notwendige Instandhaltung erst verspätet erledigen können.

1.1 Innen- und Außenverhältnis

Zurückgestellt wird nur der Instandhaltungsaufwand, der aus der Innenverpflichtung heraus entsteht. Hat das Unternehmen gegenüber Dritten die Verpflichtung, eine Instandhaltung vorzunehmen, dann wird diese als Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten verbucht. In diesem Fall gilt die Bestimmung, dass die Instandhaltung in den ersten 3 Monaten des Folgejahres nachgeholt sein muss, nicht. Beispiele für solche Außenverpflichtungen sind

• Verpflichtungen gegenüber einem Mieter, die Mietsache in einen gebrauchsfähigen Zustand zu bringen (z. B. Reparatur einer defekten Heizung in vermieteten Büroräumen),
• Verpflichtungen zur Behebung eines Schadens, der durch Aktivitäten des Unternehmens einem Dritten entstanden ist (z. B. Lackschäden an Fahrzeugen der Nachbarschaft durch einen Filterfehler im Abluftsystem),
• Verpflichtung gegenüber der Kommune, einen Straßenschaden zu ersetzen, der durch die Nutzung als Zufahrtsweg für Lkw entstanden ist.

Hinweis

Was beim IFRS-Abschluss beachtet werden muss

Im Gegensatz zu anderen Rückstellungen muss die Rückstellung für unterlassene Instandhaltung nach deutscher Rechnungslegung bei einer reinen Innenverpflichtung gebildet werden. Da dies nach IFRS absolut unzulässig ist, muss für den internationalen Abschluss diese Rückstellung neutralisiert werden.

1.2 Abgrenzung Instandhaltungsaufwand zu Wartungs- und Erhaltungsaufwand

Die Rückstellung wird nur für Instandhaltungsaufwand gebildet. Davon abzugrenzen ist der Aufwand für regelmäßige Wartungs- und Erhaltungsarbeiten. Diese dürfen nicht in die Rückstellung gebucht werden.

Damit fallen aus der Rückstellungsberechnung zum Beispiel heraus

• die verschobene Inspektion des Lkw
• die turnusgemäß fällige Revision der Fertigungsanlage.

Unregelmäßig anfallende Wartungsarbeiten, die z. B. abhängig von der Belastung terminiert werden, gehören jedoch zu den Maßnahmen, die in der Rückstellung berücksichtigt werden müssen. Ebenfalls nicht in die Rückstellung gehören die Beträge, die aus der Instandhaltung heraus aktiviert werden müssen.

Umfangreiche Erhaltungsmaßnahmen und werterhöhende Instandhaltungen müssen aktiviert werden. Es handelt sich daher nicht um Kosten, eine Rückstellung darf für diese Beträge nicht gebildet werden.

Praxis-Tipp

Dokumentation als Prävention für Betriebsprüfung

Es ist einige Zeit nach Abschluss der Maßnahme nicht mehr vollständig nachvollziehbar, warum eine Aktivierung stattgefunden oder nicht stattgefunden hat. Umso schwieriger wird es, diese Grenze bei der Rückstellung zu erkennen und zu argumentieren. Eine ausführliche Dokumentation ist notwendig, um bei einer späteren Betriebsprüfung richtig argumentieren zu können.

1.2.1 Weitere Voraussetzung: Instandhaltung eigentlich im Geschäftsjahr notwendig

Eine weitere Voraussetzung für die Rückstellung ist die Vorgabe, dass die Instandhaltung im Geschäftsjahr notwendig geworden ist und auch dann hätte durchgeführt werden müssen. Die Verschiebung erfolgt aus unterschiedlichen Gründen, die meist technischer oder organisatorischer Natur sind.

Praxis-Beispiel

Instandhaltungen, die als Rückstellung infrage kommen

• Der Lkw des Fuhrparks hatte im Deze...