Rückstellung für unterlassene Instandhaltung: Ein Praxisfall / 1.2.2 Strittige Punkte: Nachholmöglichkeit, 3-Monats-Frist und Auflösung

Strittig ist, ob eine Instandhaltung, die bereits vor Beginn des Geschäftsjahres entstanden ist, in die Rückstellung für das Geschäftsjahr berücksichtigt werden darf. Nach herrschender Meinung gibt es hier ein Nachholverbot. Anders sieht es aus, wenn die Maßnahme bereits im Geschäftsjahr begonnen aber noch nicht abgeschlossen wurde. Bereits entstandene Kosten werden normal gebucht. Kosten für den Teil der Arbeiten, die noch nicht durchgeführt wurden, gehören in die Rückstellung. Grundsätzlich dürfte es nicht schwerfallen, einen organisatorischen Grund für die Verschiebung einer Reparatur zu finden. Darüber gibt es in der Praxis auch kaum Diskussionen mit dem Betriebsprüfer.

3-Monats-Frist für Zeitraum zwischen Entstehung der Notwendigkeit und Jahresende

Für den Zeitraum zwischen der Entstehung der Instandhaltungsnotwendigkeit und dem Jahresende gibt es keine Vorschrift. Dennoch ist es wohl schwer begründbar, wenn eine Instandhaltung im Januar notwendig wird, aber im Dezember noch nicht erledigt ist. Das führt zu Diskussionen mit dem Betriebsprüfer. Eine wichtige Frist ist die Zeit, bis zu der die Instandhaltung im neuen Jahr nachgeholt werden muss. Hier gilt es, einen Zeitraum von 3 Monaten einzuhalten. Ist also von vornherein absehbar, dass die Reparatur des Fahrzeugs, des Gebäudes oder der Maschine nicht bis zum Ende des 3. Monats abgeschlossen ist, dann darf die entsprechende Instandhaltung nicht berücksichtigt werden. Diese Frist wird von den Betriebsprüfern sehr genau geprüft.

• Die Instandhaltungsmaßnahme muss mit Ablauf der 3-Monats-Frist erfolgreich beendet sein.
• Die Einhaltung der Frist muss bei Bildung der Rückstellung für jede einzelne Maßnahme wahrscheinlich sein.
• Fristüberschreitungen führen bei der Betriebsprüfung zu einer Anpassung des Jahresgewinns.

Hinweis

Aktuelle Probleme berücksichtigen

Sowohl der aktuelle Fachkräftemangel als auch die störungsanfälligen Lieferketten führen dazu, dass die 3-Monats-Frist oft nicht eingehalten werden kann. In der Praxis fehlen oft simple Ersatzteile, die allerdings aus Fernost importiert werden müssen. Fehlende Kapazitäten bei Handwerkern oder Monteuren verschieben die Beendigung der Instandhaltungsarbeiten auch über die 3-Monats-Grenze hinaus. Diese Probleme müssen bei der Bildung der Rückstellung berücksichtigt werden. Es hilft, den Druck auf Lieferanten und Dienstleister für eine pünktliche Erledigung bereits zu Jahresbeginn hochzuhalten.

Auflösung der Rückstellung bei Wegfall des Grundes

Laut HGB dürfen Rückstellungen grundsätzlich nur dann aufgelöst werden, wenn der Grund für die Rückstellung nicht mehr existiert.

Bei der Rückstellung für unterlassene Instandhaltung ist das der Fall, wenn die Maßnahme

• durchgeführt wurde oder
• nicht mehr notwendig ist, z. B. weil die defekte Maschine verkauft wurde.

Wird die Instandhaltung erst nach Ablauf der 3-Monats-Frist erledigt, ist die Rückstellung falsch berechnet worden und muss korrigiert werden. Wird die Bilanz erst nach Ablauf dieser Frist mit der Steuererklärung eingereicht, dann gehen die Finanzbehörden von einer bereits korrigierten Bilanz aus. Darin ist die Rückstellung für unterlassene Instandhaltung um die Maßnahmen gekürzt, die entgegen der ersten Planung nicht fristgerecht abgeschlossen werden können.

Praxis-Tipp

Korrekte Dokumentation zu empfehlen

Das korrekte Ende der Maßnahme oder eine Verzögerung über den zulässigen Termin hinaus ist detailliert zu dokumentieren. Dazu gehören z. B. die Abschlussrechnungen der Unternehmen, die die Maßnahme durchgeführt haben.