Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen / Praxis-Beispiel: Mittelgroße Kapitalgesellschaft

• Die Kurt Fleißig GmbH mit Sitz und Geschäftsleitung in Freiburg i. Br. ist eine mittelgroße Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267 Abs. 2 HGB.
• Das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr.
• Der kumulierte Ertragssteuersatz (Körperschaftsteuer: 15 %, Gewerbesteuer: 14 %, Solidaritätszuschlag: 5,5 %) beträgt 29,83 %. Im Folgenden wird aus Vereinfachungsgründen für Zwecke der Berechnung latenter Steuern von einem Gesamtsteuersatz i. H. v. 30 % ausgegangen.
• Die Geschäftsunterlagen werden in separaten Archivräumen gelagert.
• Die Jahresmiete für das Verwaltungsgebäude, in dem das 200 qm große Archiv untergebracht ist, beträgt 48.000 EUR; das Verwaltungsgebäude hat eine Nutzfläche von 800 qm.
• Die Schränke, in denen die Aktenordner eines Jahrgangs untergebracht sind, werden jährlich mit 2.000 EUR abgeschrieben.
• Die Heizkosten des Gebäudes betragen jährlich 4.000 EUR.
• Reinigungskosten entstehen für das Gebäude pro Jahr i. H. v. 5.000 EUR.
• Die anteiligen Hausmeisterkosten für das Archiv betragen 3.750 EUR.
• Die einmaligen Kosten der Archivierung (Datenträger, Personalkosten etc.) betragen 300 EUR.
• Die Vollkosten entsprechen den Einzelkosten zuzüglich angemessener Teile der notwendigen Gemeinkosten.
• Die durchschnittliche Kostensteigerung beträgt 2 % pro Jahr.
• Für den Jahresabschluss zum 31.12.10 soll erstmalig eine Rückstellung gebildet werden.

Jahresabschluss zum 31.12.10

Da keine Unterschiede zwischen den handelsrechtlich gebotenen Vollkosten und den steuerlich zulässigen Einzelkosten zuzüglich angemessener Teile der notwendigen Gemeinkosten existieren, entspricht der Kostenansatz in der Handelsbilanz dem steuerrechtlich zulässigen Wert.

Hinzu kommt noch der einmalige Aufwand in Zusammenhang mit der Archivierung und Datensicherung i. H. v. 300 EUR.

Hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer der in Rede stehenden Unterlagen ergibt sich folgendes Bild:

Tab. 1: Aufbewahrungsdauer

Die Geschäftsunterlagen aus dem Jahre 00 müssen mit Ablauf des Jahres 10 nicht mehr aufbewahrt werden. Die Geschäftsunterlagen aus dem Jahr 01 müssen noch 1 Jahr, aus dem Jahr 02 noch 2 Jahre usw. aufbewahrt werden. Hieraus ergibt sich eine durchschnittliche Aufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren.

Handelsbilanz

Für die Rückstellungsberechnung sind bei der Bewertung die Kostensteigerungen i. H. v. 2 % sowie das Abzinsungsgebot zu berücksichtigen. Dafür werden von der Bundesbank die anzuwendenden Zinssätze ermittelt und veröffentlicht.

Tab. 2: Rückstellungsberechnung mit Bewertung der Kostensteigerung

Steuerbilanz

In der Steuerbilanz dürfen bei der Bewertung der Rückstellung keine Kostensteigerungen berücksichtigt werden. Ferner hat eine Abzinsung zu unterbleiben. Für steuerliche Zwecke kann auf die Multiplikatormethode zurückgegriffen werden, d. h. die jährlichen Kosten werden mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Darüber hinaus ist ein pauschaler Abschlag i. H. v. 20 % für freiwillig aufbewahrte Unterlagen vorzunehmen.^[1]

Zu diesen Rückstellungsbeträgen ist noch der einmalige Aufwand für die Archivierung i. H. v. 300 EUR hinzuzurechnen, die nicht vervielfältigt werden dürfen. Es ergeben sich somit in der Handelsbilanz folgende Buchungen zum 31.12.10:

Für die Ermittlung der latenten Steuern sind die handels- und steuerrechtlichen Wertansätze gegenüberzustellen:

Jahresabschluss zum 31.12.11

Zum Bilanzstichtag 31.12.11 ist die Rückstellung für Aufbewahrungspflichten neu zu berechnen bzw. an die neue Rückstellungshöhe anzupassen. In der Handelsbilanz muss der Anteil des n...