Sachbezüge, Restaurantschecks

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Sachbezug
• Zweckgebundene Geldzuwendung
• Steuerpflichtiger Arbeitslohn

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	4145	6060		Löhne und Gehälter
Sachbezüge 19 % USt (Waren)	8595	4945		Sonstige betriebliche Erträge

So kontieren Sie richtig!

Die Ausgabe von Restaurantschecks, die bis zum Ablauf des Kalenderjahres gültig sind und bei einer Vielzahl von Annahmestellen eingelöst werden können, ist mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, welcher beim betreffenden Arbeitnehmer zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führt. Hier ist grundsätzlich auch die Möglichkeit der pauschalen Lohnbesteuerung gegeben.

Die Buchung des zugewendeten Werts erfolgt auf das Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig" 4145 (SKR 03) bzw. 6060 (SKR 04).

Zu beachten ist, dass der Sachbezug der Umsatzsteuer unterliegt. Die Gegenbuchung erfolgt daher auf das Konto "Sachbezüge 19 % USt (Waren)" 8595 (SKR 03) bzw. 4945 (SKR 04).

Buchungssatz:

Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig

an Sachbezüge 19 % USt (Waren)

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Ausgabe von Restaurantschecks an Arbeitnehmer

Hans Groß stellt seinen 10 Arbeitnehmern monatlich je 15 Restaurantschecks zu je 6,50 EUR zur Verfügung. Die bis zum Jahresende gültigen Schecks konnten bei einer Vielzahl von Annahmestellen (Restaurants, Supermärkte) für Mahlzeiten oder für zum direkten Verbrauch bestimmte Lebensmittel eingelöst werden. Im Januar 03 teilte Hans Groß Restaurantschecks im Gesamtwert von 975 EUR aus.

Unter Berücksichtigung des Sachbezugswerts 2024 i. H. v. 4,13 EUR übersteigt der Wert des Restaurantschecks diesen um 2,37 EUR. Da der übersteigende Wert aber nicht mehr als 3,10 EUR beträgt, ist statt des Verrechnungswerts des Gutscheins (6,50 EUR) der Sachbezugswert (4,13 EUR) anzusetzen. Es ergibt sich daher folgender Sachbezugswert: 15 Arbeitstage × 4,13 EUR Sachbezugswert × 10 Arbeitnehmer = 619,50 EUR. Im Sachbezugswert ist Umsatzsteuer i. H. v. 98,91 EUR enthalten:

Buchungsvorschlag – Einkauf der Gutscheine:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontobezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontobezeichnung	Betrag
4946/6822	Freiwillige soziale Leistung	819,33
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	155,67	1200/1800	Bank	975,00

Buchungsvorschlag – Ausgabe der Gutscheine:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontobezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontobezeichnung	Betrag
4145/6060	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	619,50	8595/4945	Sachbezüge 19 % USt (Waren)	520,59
			1776/3806	Umsatzsteuer	98,91

3 Ausgabe von Restaurantschecks als Sachbezug

Die Restaurantschecks begründen einen Sachbezug i. S. v. § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG, R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR, soweit alle Voraussetzungen erfüllt sind. In diesem Fall ist der Restaurantscheck nicht mit seinem Verrechnungswert, sondern mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten.

Diese Bewertungsregeln gelten auch dann, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen, weil ein Unternehmen eingeschaltet ist, welches die Essensmarken ausgibt.

4 Voraussetzungen der Annahme des Sachbezugs

Ein bei einem Dritten einzulösender Warengutschein ist nur dann als Sachbezug i. S. v. § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG, R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR zu behandeln,

• wenn tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. Nur zum unmittelbaren Verzehr und zum Verbrauch in der Essenspause bestimmte Waren gelten hierbei als Mahlzeit
• wenn für jede Mahlzeit täglich nur ein Restaurantscheck in Zahlung genommen wird,
• wenn der Verrechnungswert des Restaurantschecks den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit nicht um mehr als 3,10 EUR übersteigt und
• wenn der Restaurantscheck nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Achtung: Keine Mahlzeit sind auf Vorrat erworbene Lebensmittel.

Den Arbeitgeber trifft die Pflicht, Abwesenheitstage der Arbeitnehmer (Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung) festzustellen und für diese Tage keine Restaurantschecks auszugeben. Bereits ausgeteilte Restaurantschecks sind zurückzufordern.

Praxis-Tipp

Wann die Abwesenheitstage nicht ermittelt werden müssen

Die Erfüllung dieser Feststellungspflichten entfällt für den Arbeitgeber, wenn die betroffenen Arbeitnehmer im Kalenderjahr an nicht mehr als 3 Arbeitstagen je Kalendermonat im Durchschnitt eine Auswärtstätigkeit ausüben und nicht mehr als 15 Restaurantschecks je Kalendermonat an diese Arbeitnehmer ausgegeben werden.

5 Wenn die Zuzahlungen von amtlichen Sachbezugswerten abweichen

Nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 B. b EStR erfolgt eine Versteuerung in Höhe der Differenz zwischen der Zuzahlung und dem Sachbezugswert, wenn die Zuzahlungen des Arbeitnehmers den amtlichen Sachbezugswert unterschreiten.

Überschreiten die Zuzahlungen den amtlichen Sachbezugswert hingegen, ist der Wert des Restaurantschecks zu versteuern.

Wichtig

Essensmarken bei Auswärtstätigkeit

Übt ein Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit aus, gelten die Regeln zur Bewertung der Steuerpflicht bei Essensmarkenausgabe grundsätzlich nicht. Ausnahmen hiervon bilden gemäß Finanzverwaltung einzig bei längerfristiger Auswärtstätigkeit nachfolgende Fäll...