Sauer, SGB III § 312 Arbeitsbescheinigung / 2 Rechtspraxis

2.1 Arbeitsbescheinigung über Regelbeschäftigungsverhältnisse

Rz. 3

Ab 1.1.2023 gilt das elektronische Bescheinigungsverfahren nach § 313a (vgl. die Komm. dort).

Bis zum 31.12.2022 galt: Die Arbeitsbescheinigung gehört zu den Unterlagen zur Begründung von Ansprüchen auf das Alg sowie auf das Übg. Sie wird jährlich millionenfach erstellt und hat damit entscheidenden Anteil an dem in der Bundesagentur für Arbeit entstehenden Verwaltungsaufwand bzw. der Effektivität und Effizienz der Erbringung von Entgeltersatzleistungen zum Lebensunterhalt. Das gilt jedenfalls auch deshalb weiterhin, nachdem das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) nicht realisiert wurde und deshalb die Bescheinigungen und Auskünfte nicht ohne Nachbesserungsnotwendigkeit an eine zentrale Speicherstelle übermittelt werden (vgl. die Aufhebung des § 320a). Arbeitsbescheinigungen haben Urkundencharakter. Sie sind grundsätzlich unabhängig davon auszustellen, ob Versicherungspflicht zur Arbeitsförderung vorgelegen hat oder nicht. Der Arbeitgeber ist zur Ausstellung nur auf Verlangen der Bundesagentur für Arbeit oder des Arbeitnehmers verpflichtet. Mit dem Nachfolgeprojekt OMS soll geprüft werden, wie die bestehenden Meldeverfahren verbessert, Wirtschaftlichkeitsreserven erschlossen und möglicherweise neue Verfahren in die Übermittlung integriert werden können. Derweil hat die Bundesagentur für Arbeit das Verfahren BEA bereitgestellt, durch das Arbeitgeber auf freiwilliger Basis Arbeitsbescheinigungen elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln können. Die Bezeichnung BEA steht für Bescheinigungen Elektronisch Annehmen. Ziel von BEA ist es, Arbeitgebern zu ermöglichen, die Daten der bisher in Papierform auszustellenden Arbeitsbescheinigung (auch Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313) auch auf elektronischem Wege an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Darüber hinaus kann auch eine Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a SGB III) elektronisch übermittelt werden. Die elektronischen Bescheinigungen können über den bestehenden Meldeweg des SV-Meldeverfahrens (§ 23c SGB IV) oder mit der Eingabehilfe des sv.net an die BA gemeldet werden. Lesegeräte und Signaturkarten sind für das Meldeverfahren nicht erforderlich.

Bei dem elektronischen Verfahren wird nach Eingang der Daten bei der BA aus den zugelieferten Daten ein PDF-Dokument erzeugt und zu Dokumentationszwecken in der elektronischen Akte (eAkte) gespeichert. Zeitgleich wird ein PDF-Dokument als Ausdruck an den Arbeitnehmer übersandt. Damit erhält der Arbeitnehmer sofort Kenntnis vom Inhalt der Bescheinigung und kann bei Bedarf Korrekturen durch den Arbeitgeber bewirken. Die Entgegennahme der elektronischen Bescheinigungen ist der Einstieg der BA in weitere eGovernment-Anwendungen. Daher soll so schnell wie möglich die automatische Übernahme von Bescheinigungsdaten in die Fachverfahren realisiert werden. Dies führt zu Einsparungen beim Eingabeaufwand und vermeidet Übertragungsfehler.

Rz. 4

In der Arbeitsbescheinigung hat der Arbeitgeber aufgrund öffentlich-rechtlicher Verpflichtung nach Abs. 1 alle Tatsachen zu bescheinigen, die für die Entscheidung über den Anspruch auf Alg erheblich sein können. Das bedeutet zunächst, dass die Bundesagentur für Arbeit alle Angaben über das gesamte leistungsrechtlich relevante Spektrum erfragen darf. Nur noch in Ausnahmefällen kommt ein Formular zum Einsatz. Die Arbeitsbescheinigung spiegelt die gesamte Komplexität des Leistungsrechts. Einerseits ist der Verwaltung daran gelegen, in einer Bescheinigung alle relevanten Angaben zu erhalten und dabei auch seltenere Fallgestaltungen oder spezielle Rechtskomplexe zu erfassen. Andererseits ist dem Bescheinigungspflichtigen daran gelegen, die Arbeitsbescheinigung schnell und ökonomisch erstellen und übermitteln zu können.

Rz. 5

Für die Gestaltung der Arbeitsbescheinigung folgt daraus, dass die Bundesagentur für Arbeit ein gestuftes Fragesystem bereitzustellen hat, das von allgemeinen Ausgangssachverhalten, die bei allen Beschäftigten oder zumindest einer überwiegenden Mehrheit vorkommen, jeweils im zutreffenden Fall in differenziertere Fragestellungen verzweigen. Trifft der Ausgangssachverhalt auf die zu erstellende Arbeitsbescheinigung nicht zu, kann sich der Bescheinigungspflichtige dem nächsten Block widmen, ohne die Verzweigungen beachten zu müssen. Auf diese Weise kann die Bundesagentur für Arbeit gewährleisten, dass der Pflichtige nur nach Tatsachen gefragt wird, die tatsächlich für die Entscheidung im Einzelfall relevant sein können.

Rz. 6

Zur Verringerung der Komplexität der Bescheinigung muss die Bundesagentur für Arbeit prüfen, ob sehr seltene Sachverhalte überhaupt in der Arbeitsbescheinigung abgefragt werden müssen oder sich stattdessen Spezialbescheinigungen anbieten. Das kann in einem elektronischen Bescheinigungsverfahren ggf. benutzerorientiert gesteuert werden.

Rz. 7

Es gilt das Bescheinigungsverfahren nach § 313a Abs. 1. Im Übrigen vgl. zur elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen die Kom...