Schwarz/Pahlke/Keß, AO § 119 Bestimmtheit und Form des V ... / 4 Anforderungen an einen schriftlichen oder elektronisch erlassenen Verwaltungsakt (§ 119 Abs. 3 AO)

4.1 Erkennbarkeit der erlassenden Behörde (§ 119 Abs. 3 S. 1 AO)

Rz. 31

§ 119 Abs. 3 AO regelt die Mindestanforderungen, die an einen schriftlich oder elektronisch erlassenen Verwaltungsakt zu stellen sind; durch Gesetz können weitergehende Anforderungen gestellt werden.^[1] Zu schriftlichen Verwaltungsakten vgl. Rz. 15, zu elektronisch erlassenen Verwaltungsakten Rz. 16.

Schriftlich und elektronisch erlassene Verwaltungsakte müssen gem. § 119 Abs. 3 S. 1 AO die erlassende Behörde erkennen lassen. Bei elektronisch erlassenen Verwaltungsakten gilt dies sowohl für einfache als auch für qualifizierte elektronische Verwaltungsakte.

Außerdem müssen diese Verwaltungsakte gem. Abs. 3 Satz 2 Unterschrift oder Namenswiedergabe enthalten; insoweit gelten für formularmäßige oder mithilfe elektronischer Anlagen erlassene Verwaltungsakte Sonderregelungen (Rz. 24).

Rz. 32

Die erlassende Behörde muss identifizierbar in der Urkunde selbst, die den Verwaltungsakt enthält, enthalten sein (z. B. Kopfleiste, Siegel usw., nicht nur z. B. auf dem Briefumschlag). Diese Angabe ist für den Rechtsschutz des Betroffenen wichtig; ihr Fehlen macht den Verwaltungsakt nach § 125 Abs. 2 Nr. 1 AO nichtig.

Bei dieser Voraussetzung handelt es sich um eine Wirksamkeitsvoraussetzung, nicht um eine bloße Formvorschrift (vgl. Rz. 14ff.).

[1] Vgl. § 157 AO.

4.2 Unterschrift oder Namenswiedergabe (§ 119 Abs. 3 S. 2 Halbs. 1 AO)

Rz. 33

Die Unterschrift oder die Namenswiedergabe des erlassenden Beamten dient der Zuständigkeitskontrolle; ihr Fehlen führt nicht zur Nichtigkeit, sondern nur zur Anfechtbarkeit.^[1] Es brauchen nur Unterschrift oder Namenswiedergabe vorhanden sein; die Namenswiedergabe ersetzt also die Unterschrift. Die Unterschrift verlangt die eigenhändige Unterzeichnung mit dem Familiennamen; diese muss nicht unbedingt lesbar, aber individuell sein.

Nicht zur Wahrung der Form gehört es, dass ein Siegelabdruck beigefügt ist; ein solcher Siegelabdruck kann (z. B. zur Angabe der Behörde), muss aber nicht angebracht werden.

Namenswiedergabe ist die maschinengeschriebene, faksimilierte oder gedruckte, nicht notwendig auch beglaubigte Wiedergabe des Namens; erfolgt eine Beglaubigung, muss der Beglaubigungsvermerk selbst von dem beglaubigenden Amtsträger unterschrieben sein.

Die Namenswiedergabe erfordert nicht, dass auch auf dem bei den Akten verbleibenden Exemplar der Name des Beamten angebracht sein muss.^[2] Das bei den Akten verbleibende Exemplar ist nach § 124 Abs. 1 AO im Außenverhältnis ohne Bedeutung; was dort angebracht wird, hat auf die Rechtmäßigkeit des Verwaltungsakts keinen Einfluss.

Eine Paraphe ersetzt Unterschrift und Namenswiedergabe nicht.^[3]

Fehlen die Namenswiedergabe und die Unterschrift, ist der Verwaltungsakt fehlerhaft. Eine Heilung dieses Fehlers ist nach § 126 AO nicht möglich, wohl aber kann der Fehler nach § 127 AO unbeachtlich sein.^[4]

Rz. 33a

Die Angabe des Datums des Erlasses des Verwaltungsakts ist nicht vorgeschrieben, da rechtlich von Bedeutung nur der Tag der Bekanntgabe, nicht der des Erlasses ist.

[1] BFH v. 18.7.1985, VI R 41/81, BStBl II 1986, 169; BFH v. 26.7.1989, X R 42/86, BFH/NV 1990, 345.

[2] So zu Unrecht Rößler, DStZ 1981, 70.

[3] Seer, in Tipke/Kruse AO/FGO, § 119 AO Rz. 19.

[4] A. A. FG Rheinland-Pfalz v. 12.11.1980. V 50/79, EFG 1981,322, das zu Unrecht (unheilbare) Nichtigkeit annimmt.

4.3 Ausnahme für formularmäßige oder automatisch erlassene Verwaltungsakte (§ 119 Abs. 3 S. 2 2. Halbs. AO)

Rz. 34

§ 119 Abs. 3 S. 2 Hs. 2 AO sieht für formularmäßige Verwaltungsakte und mithilfe automatischer Einrichtungen erlassene Verwaltungsakte Formerleichterungen vor, die sicherstellen sollen, dass die durch Formulare und den Einsatz von EDV-Anlagen angestrebte Verwaltungsvereinfachung und -erleichterung nicht an Formvorschriften scheitert. Die Anwendung der Vorschrift ist auf schriftliche und elektronisch erlassene Verwaltungsakte beschränkt, da sich bei formlosen Verwaltungsakten die Frage der Formerleichterungen nicht stellt.

Die Erleicherungen des Abs. 3 S. 2 Hs. 2 gilt nur für die Anforderungen des Abs. 3 S. 2 Hs. 1, also für die Unterschrift und die Namenswiedergabe. Die Ausnahmeregelung gilt nicht für die Anforderungen des S. 1; die erlassende Behörde muss also weiterhin aus dem Verwaltungsakt zu erkennen sein.

Rz. 35–36 einstweilen frei

Rz. 37

Wird ein Verwaltungsakt mithilfe automatischer Einrichtungen erlassen, stellt sich die Frage, ob der Vorgang noch unter den herkömmlichen Begriff des Verwaltungsakts, wie er in § 118 AO seinen Niederschlag gefunden hat, subsumiert werden kann. Unter automatischen Einrichtungen sind dabei EDV-Anlagen zu verstehen, nicht Speicherschreibmaschinen, die nur eine verbesserte Form der herkömmlichen Schreibmaschinen darstellen.

§ 119 Abs. 3 S. 2 AO spricht davon, dass der Verwaltungsakt "mithilfe" der EDV-Anlage erlassen wird, dass daher nicht die EDV-Anlage den Verwaltungsakt erlässt, sondern sie nur ein Hilfsmittel ist, das die von der Behörde vorgenommene Wertentscheidung durchführt und in ein Ergebnis umsetzt. Dabei sind zwei Bereiche zu unterscheiden. Die Arbeitsweise der Anlage und das Ergebnis aufgrund der eingegebenen Daten richten sich nach dem der Anlage eingegebenen Programm. Der Erstellung dieses Programms liegt e...