Schwarz/Pahlke/Keß, AO § 146 Ordnungsvorschriften für di ... / 2.3 Zeitgerechte Buchung

2.3.1 Zweck der Bestimmung

Rz. 7

Nach § 146 Abs. 1 S. 1 AO sind die Buchungen zudem zeitgerecht vorzunehmen, um die Übersichtlichkeit der Buchführung^[1] zu sichern. Gleiches gilt nach § 239 Abs. 2 HGB.^[2] Jede Buchung muss dabei in zeitlich möglichst nahem Abstand an den Geschäftsvorfall erfolgen.^[3] Dieses Erfordernis hat verschiedene Zielrichtungen:

• Zum einen sollen Geschäftsvorfälle buchmäßig nicht für längere Zeit in der Schwebe gehalten werden, damit sie später nicht anders dargestellt^[4] oder ganz außer Betracht gelassen werden können.^[5] Die laufenden Aufzeichnungen während des gesamten Gewinnermittlungszeitraums sollen auch Manipulationsmöglichkeiten einschränken.^[6] Es soll ausgeschlossen werden, dass durch zeitliche Verzögerungen Buchführungsunterlagen verlorengehen.^[7] Bei der DV-gestützten Buchführung (s. Rz. 28) besteht die Buchung der Geschäftsvorfälle in der zeitgerechten Erfassung mit Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmalen sowie der Speicherung auf einem Datenträger.^[8]
• Zum anderen dient das Erfordernis der zeitgerechten Buchung dazu, die Beweiskraft der Buchführung^[9] zu sichern. Dies gilt stets, wenn die Zugehörigkeit des Sachverhalts zur Unternehmenssphäre aus sich selbst heraus nicht eindeutig ist.^[10] Das Erfordernis der laufenden Aufzeichnungen erfordert eine alsbaldige und eindeutige Zuordnung des betreffenden Geschäftsvorfalls zum betrieblichen Bereich.^[11]
• Durch die Pflicht zur gesonderten Aufzeichnung wird zudem der Zweck verfolgt, die aufzuzeichnenden Aufwendungen besonders leicht und sicher prüfen zu können.^[12]

[1] Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 145 AO Rz. 8–10; Görke, in HHSp, AO/FGO, § 146 AO Rz. 20ff.

[2] Störk/Lewe, in Beck’scher Bilanzkommentar, 13. Aufl. 2022, § 239 HGB Rz. 12 ff.

[3] BFH v. 11.3.1988, III R 62/87, BFH/NV 1989, 22; Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 10 .

[4] BFH v. 10.4.1997, IV B 90/96, BFH/NV 1997, 662.

[5] BFH v. 11.9.1969, IV R 106/68, BStBl II 1970, 307.

[6] Vgl. für den "Spesenabzug" der Bewirtungsaufwendungen nach § 4 Abs. 6 EStG BFH v. 11.3.1988, III R 62/87, BFH/NV 1989, 22.

[7] BFH v. 11.9.1969, IV R 106/68, BStBl II 1970, 307.

[8] S. auch GoBD Tz. 45ff.

[9] Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, Vor §§ 140–148 AO Rz. 9.

[10] BFH v. 10.4.1997, IV B 90/96, BFH/NV 1997, 662 für die Buchung einer Gesellschaftereinlage.

[11] BFH v. 26.2.1988, III R 20/85, BStBl II 1988, 613.

[12] Vgl. für die Bewirtungs- und Geschenkaufwendungen nach § 4 Abs. 7 EStG BFH v. 20.4.1972, IV R 137/68, BStBl II 1972, 694; BFH v. 11.3.1988, III R 62/87, BFH/NV 1989, 22.

2.3.2 Zulässige Zeitdifferenz

2.3.2.1 Grundsatz

Rz. 8

Welche zeitliche Differenz zwischen Geschäftsvorfall und Buchung bzw. bei der DV-gestützten Buchführung der Erfassung noch gerechtfertigt erscheint, richtet sich nach den Verhältnissen des Einzelfalls^[1], insbesondere nach dem Zweck der zeitnahen Buchung, bezogen auf den jeweiligen Geschäftsvorfall^[2], aber auch nach der technischen Organisation der Buchführung und nach dem Beleganfall.^[3]

Rz. 9

Grundsätzlich darf der Buchungsrückstand für sog. Grundaufzeichnungen nach der Rechtsprechung nicht mehr als 10 Tage betragen.^[4] Ist jedoch durch geeignete Maßnahmen gewährleistet, dass Belege nicht verloren gehen oder einzelne Geschäftsvorfälle nicht unberücksichtigt bleiben können, so ist eine längere Zeitdifferenz – längstens jedoch ein Monat – zwischen Geschäftsvorfall und Buchung vertretbar.^[5] Auch die Buchung von Ausgangsrechnungen erst bei Zahlungseingang ist zulässig, wenn durch die Art und Weise der Belegsammlung^[6] eine spätere Manipulation ausgeschlossen und die Übersichtlichkeit gewährleistet ist.^[7]

Rz. 10

Nicht ordnungsgemäß ist in jedem Fall die Buchung, die erst nach Ablauf des Geschäftsjahrs vorgenommen wird^[8], oder die Erfassung ungebuchter barer Betriebseinnahmen erst im Rahmen der Abschlussbuchungen.^[9] Dies gilt auch für die Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten beim Jahresabschluss.^[10]

Rz. 11

Die Erstellung der Buchführung im Weg der elektronischen Datenverarbeitung kann nur dann rationell erfolgen, wenn eine Vielzahl von Daten auf einmal erfasst wird. Dies führt notwendig auch bei kleineren oder mittleren Unternehmen dazu, dass periodenweise gebucht werden muss. Hier erscheint ein Zeitraum von vier Wochen noch als zeitgerecht.^[11] Dieser Zeitraum gilt auch für die Erfassung bei der DV-gestützten Buchführung.^[12] Werden die Bücher und Aufzeichnungen nur in Form der geordneten Belegablage geführt^[13], so muss diese geordnete Ablage jedenfalls so zeitnah erfolgen, dass das Ziel der Bestimmung erreicht wird.

[1] BFH v. 11.3.1988, III R 62/87, BFH/NV 1989, 22, Koenig/Haselmann, AO, 5. Aufl. 2024, § 146 Rz. 14.

[2] S. Rz. 4; BFH v. 11.3.1988, III R 62/87, BFH/NV 1989, 22.

[3] Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 12.

[4] BFH v. 2.10.1968, I R 8/66, BStBl II 1969, 157; GoBD Rz. 47; Koenig/Haselmann, AO, 5. Aufl. 2024, § 146 AO Rz. 14.

[5] BFH v. 24.3.1970, I R 38/68, BStBl II 1970, 540; BFH v. 10.8.1978, V R 17/73, BStBl II 1979, 20; BFH v. 25.3.1992, I R 69/91, BStBl II 1992, 1010; s. aber Rz. 8; Kle...