Schwarz/Pahlke/Keß, AO § 146 Ordnungsvorschriften für di ... / 2.3.2 Zulässige Zeitdifferenz

2.3.2.1 Grundsatz

Rz. 8

Welche zeitliche Differenz zwischen Geschäftsvorfall und Buchung bzw. bei der DV-gestützten Buchführung der Erfassung noch gerechtfertigt erscheint, richtet sich nach den Verhältnissen des Einzelfalls^[1], insbesondere nach dem Zweck der zeitnahen Buchung, bezogen auf den jeweiligen Geschäftsvorfall^[2], aber auch nach der technischen Organisation der Buchführung und nach dem Beleganfall.^[3]

Rz. 9

Grundsätzlich darf der Buchungsrückstand für sog. Grundaufzeichnungen nach der Rechtsprechung nicht mehr als 10 Tage betragen.^[4] Ist jedoch durch geeignete Maßnahmen gewährleistet, dass Belege nicht verloren gehen oder einzelne Geschäftsvorfälle nicht unberücksichtigt bleiben können, so ist eine längere Zeitdifferenz – längstens jedoch ein Monat – zwischen Geschäftsvorfall und Buchung vertretbar.^[5] Auch die Buchung von Ausgangsrechnungen erst bei Zahlungseingang ist zulässig, wenn durch die Art und Weise der Belegsammlung^[6] eine spätere Manipulation ausgeschlossen und die Übersichtlichkeit gewährleistet ist.^[7]

Rz. 10

Nicht ordnungsgemäß ist in jedem Fall die Buchung, die erst nach Ablauf des Geschäftsjahrs vorgenommen wird^[8], oder die Erfassung ungebuchter barer Betriebseinnahmen erst im Rahmen der Abschlussbuchungen.^[9] Dies gilt auch für die Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten beim Jahresabschluss.^[10]

Rz. 11

Die Erstellung der Buchführung im Weg der elektronischen Datenverarbeitung kann nur dann rationell erfolgen, wenn eine Vielzahl von Daten auf einmal erfasst wird. Dies führt notwendig auch bei kleineren oder mittleren Unternehmen dazu, dass periodenweise gebucht werden muss. Hier erscheint ein Zeitraum von vier Wochen noch als zeitgerecht.^[11] Dieser Zeitraum gilt auch für die Erfassung bei der DV-gestützten Buchführung.^[12] Werden die Bücher und Aufzeichnungen nur in Form der geordneten Belegablage geführt^[13], so muss diese geordnete Ablage jedenfalls so zeitnah erfolgen, dass das Ziel der Bestimmung erreicht wird.

[1] BFH v. 11.3.1988, III R 62/87, BFH/NV 1989, 22, Koenig/Haselmann, AO, 5. Aufl. 2024, § 146 Rz. 14.

[2] S. Rz. 4; BFH v. 11.3.1988, III R 62/87, BFH/NV 1989, 22.

[3] Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 12.

[4] BFH v. 2.10.1968, I R 8/66, BStBl II 1969, 157; GoBD Rz. 47; Koenig/Haselmann, AO, 5. Aufl. 2024, § 146 AO Rz. 14.

[5] BFH v. 24.3.1970, I R 38/68, BStBl II 1970, 540; BFH v. 10.8.1978, V R 17/73, BStBl II 1979, 20; BFH v. 25.3.1992, I R 69/91, BStBl II 1992, 1010; s. aber Rz. 8; Klein/Rätke, AO, 17. Aufl. 2023, § 146 Rz. 14

[6] § 146 AO Abs. 5.

[7] BFH v. 7.7.1977, IV R 205/72, BStBl II 1978, 307; Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 13.

[8] Vgl. für Aufzeichnungen i. S. d. § 4 Abs. 7 EStG BFH v. 11.3.1988, III R 62/87, BFH/NV 1989, 22; FG München v. 17.10.2001, 9 K 5171/88, n. v. für eine nach 7 Jahren erstellte Buchführung.

[9] BFH v. 26.10.1994, X R 114/92, BFH/NV 1995, 373.

[10] BFH v. 22.9.1993, X R 37/91, BStBl II 1994, 172, 174.

[11] BFH v. 24.3.1970, I R 38/68, BStBl II 1970, 540; BFH v. 10.8.1978, V R 17/73, BStBl II 1979, 20, in dem noch ein Zeitraum von einem Vierteljahr als angemessen angesehen wird.

[12] Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 145 AO Rz. 7.

[13] § 146 Abs. 5 S. 1 AO.

2.3.2.2 Kassenvorgänge

Rz. 12

Die allgemeine Zeitdifferenz galt auch für die Buchung der Bargeschäfte. § 146 Abs. 1 S. 2 AO a. F. bestimmte lediglich, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen.^[1] Nach dem ausdrücklichen Wortlaut handelte es sich um eine Sollvorschrift. Das Gesetz brachte damit zum Ausdruck, dass nicht in jedem Fall das tägliche Festhalten für eine ordnungsmäßige Buchführung zwingend erforderlich war.^[2] Wenn das Ziel dieser Bestimmung nicht gefährdet war, konnte ausnahmsweise auch ein späteres Festhalten des Kassenbestands zulässig sein.^[3] Damit war die bisherige Rspr. des BFH^[4], wonach die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nur gegeben ist, wenn die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben in einem Kassenbuch derart aufgezeichnet sind, dass es jederzeit möglich ist, den Soll-Bestand nach dem Kassenbuch mit dem Ist-Bestand der Geschäftskasse auf seine Richtigkeit nachzuprüfen, sog. "Kassensturzfähigkeit"^[5], nur noch mit dieser zeitlichen Einschränkung anzuwenden. Kassenbuchungen waren deshalb zwar grundsätzlich an demselben Geschäftstag vorzunehmen.^[6] Eine gelegentliche Verzögerung der Buchung um einen Tag dürfte deshalb regelmäßig unschädlich gewesen sein. Ebenso, wenn bei einer kurzzeitigen Urlaubsabwesenheit des Betriebsinhabers die Aufzeichnungen nach seiner Rückkehr erfolgte.^[7] Ein wesentlicher Buchführungsmangel lag aber immer dann vor, wenn die Kassenaufzeichnungen nur einmal monatlich getätigt werden.^[8]

Rz. 12a

Nunmehr ist in § 146 Abs. 1 S. 2 AO ausdrücklich normiert, dass die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind.^[9] Man wird dies nunmehr so zu verstehen haben, dass ein Unterlassen dieses täglichen Festhaltens im Regelfall dazu führt, dass die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß anzusehen ist. Nur in einem Ausnahm...