Schwarz/Pahlke/Keß, AO § 147 Ordnungsvorschriften für di ... / 2.5 Sonstige Unterlagen

Rz. 19

Sonstige Unterlagen sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO nur insoweit aufzubewahren, als sie steuerlich von Bedeutung sind, also Aussagen oder Teilaussagen über steuerlich relevante Vorgänge enthalten^[1], insbesondere zu Kontrollzwecken dienen können (s. Rz. 1). Im Zusammenhang mit der aufzubewahrenden Geschäftskorrespondenz (s. Rz. 16) und den Buchungsbelegen (s. Rz. 17) ist die Aufbewahrungspflicht damit sehr weit gespannt. Es sind stets die Besonderheiten der jeweiligen Branche zu beachten.^[2] Als sonstige Geschäftsunterlagen sind alle Schriftstücke, Papiere oder Unterlagen anzusehen, die in einem Unternehmen anfallen und einen Einblick in das Geschäftsgeschehen verschaffen können und typische sowie atypische Geschäftsvorfälle dokumentieren oder erläutern.

Rz. 20

Hierzu gehören z. B. Auftragszettel, Lieferscheine, Frachtpapiere im weitesten Sinne, Rechnungen^[3], Quittungen^[4], Kreditunterlagen, Akkreditive, Verträge, Protokolle, Versicherungs-, Schadensunterlagen, Lohn- und Gehaltslisten, Stunden- und Akkordzettel sowie ähnliche Lohnberechnungsunterlagen^[5], überhaupt Betriebsabrechnungen und Betriebskostenaufstellungen und statistisches Material, Wechsel und Schecks. Teilweise widersprüchlich sind die Entscheidungen von Finanzgerichten zur Aufbewahrungspflicht und damit zum Zugriffsrecht der Finanzverwaltung im Hinblick auf Daten aus dem Warenwirtschaftssystem einer Apotheke.^[6] Der BFH hat hierzu entschieden, dass es der Finanzverwaltung erlaubt ist, in einem vollen Umfang Zugriff auf die Daten eines Apothekers zu nehmen.^[7] Erfolgt ein Online-Banking, kann die Finanzverwaltung eine Erfüllung der Aufbewahrungspflicht als gegeben ansehen, wenn ein elektronischer Kontoauszug vorliegt.^[8]

Rz. 21

Im Bereich der Gastronomie gehören die Speise- und Getränkekarten zu den aufzubewahrenden Unterlagen.^[9] Bei einer Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG gehören die Kontoauszüge des "gemischten" Girokontos zu den aufzubewahrenden Unterlagen.^[10] Zum Nachweis der "durchlaufenden Posten" s. FG München v. 11.12.2002, 9 K 252/01, EFG 2003, 625.

Rz. 22

Zu den sonstigen Unterlagen zählen auch Kassenunterlagen, wie Kassenstreifen, Kassenzettel oder Bons.^[11] Diese können allerdings durch Tagesendsummenbons ersetzt werden, die stattdessen aufbewahrt werden müssen.^[12] Die Aufbewahrung einzelner Kassenstreifen etc. ist auch dann nicht erforderlich, wenn die Ergebnisse unverzüglich in das Kassenbuch oder den Kassenbericht übertragen werden und die Vollständigkeit der Übertragung gewährleistet ist.^[13] Aufzubewahren sind ferner Kassenberichte und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon.^[14] Notizzettel mit den Kassenzählungsergebnissen brauchen dagegen nicht aufbewahrt zu werden, wenn unmittelbar nach der Auszählung die Ergebnisse im Kassenbericht oder Kassenbuch erfasst werden.^[15] Aufzubewahren sind die Computerausdrucke über die elektronischen Kassenauslesungen.^[16]

Rz. 22a

Werden die Geschäftsvorfälle mittels eines Systems erfasst, welches den Anforderungen der GoBD (vormals Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPDU)) entspricht, ist eine gesonderte Aufbewahrung von Kassenunterlagen nicht erforderlich.^[17] Ist die komplette Speicherung der Daten nicht möglich, müssen die Daten extern gespeichert werden. Auch sind Organisationsunterlagen aufzubewahren. Bei einer Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen etwa mittels EC-Karte muss ein Abgleich zur Verbuchung in der Buchführung möglich sein. Erfüllt ein Gerät diese Anforderungen nicht, akzeptierte die Finanzverwaltung dies nach dem Schreiben v. 26.11.2010 noch für eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2016.

Rz. 23

Bei Geldspielgeräten mit Röhrenfüllung ohne Türöffnung gehören die vom Spielgerät ausgedruckten Statistikstreifen zu den vorzulegenden sonstigen Unterlagen i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.^[18]

Rz. 24

Bei Taxiunternehmen gehören die sog. Schichtzettel, in denen der jeweilige Fahrer, das Datum, der Beginn und das Ende seiner Schicht, die Total- und Besetztkilometer, die Touren, der Fahrpreis, die Fahrten ohne Uhr, die Gesamteinnahmen, die Lohnabzüge, die verbleibenden Resteinnahmen sowie die an den Unternehmer abgelieferten Beträge angegeben sind, wegen ihrer besonderen Bedeutung für eine Einnahme- und Lohnverprobung zu den aufbewahrungspflichtigen sonstigen Unterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.^[19] Auch bei einem unverschuldeten Verlust dieser Schichtzettel kommt eine Schätzung in Betracht.^[20] Die Aufbewahrung von Einnahmeursprungsaufzeichnungen ist nicht erforderlich, wenn deren Inhalt unmittelbar nach Auszählung der Tageskasse in das in Form aneinandergereihter Tageskassenberichte geführte Kassenbuch übertragen wird.^[21]

[1] FG Münster v. 6.9.2001, 8 K ...