Schwarz/Widmann/Radeisen, UStG § 14 Ausstellung von Rech ... / 3 Rechnungsbegriff (§ 14 Abs. 1 UStG)

3.1 Allgemeines

Rz. 21

§ 14 Abs. 1 S. 1 UStG definiert die Rechnung als jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Es kommt nicht darauf an, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Das Wort "Rechnung" muss in dem Abrechnungsdokument nicht verwendet werden. Also ist z. B. auch ein mit "Abrechnung", "Quittung" oder "Empfangsbestätigung" überschriebenes Dokument als Rechnung anzuerkennen, wenn es den Erfordernissen des § 14 UStG entspricht. Demnach kann auch ein Vertrag als Rechnung angesehen werden. Das Abrechnungsdokument muss aber, wie bei jeder anderen Abrechnung, auch eindeutig, klar und insbesondere unbedingt sein (Abschn. 14.1 Abs. 2 S. 4 bis 5 UStAE). Abweichend hiervon enthält die Vorschrift des § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 10 UStG für den Fall der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen vom Leistungsempfänger beauftragten Dritten die Verpflichtung, die Angabe "Gutschrift" oder eine entsprechende Bezeichnung in einer anderen EU-Landessprache aufzunehmen (Rz. 123b)

Die Definition der Rechnung im Unionsrecht findet sich in Art. 218 MwStSystRL; danach erkennen die Mitgliedstaaten für Zwecke der Richtlinie als Rechnung alle auf Papier oder elektronisch vorliegenden Dokumente oder Mitteilungen an, die den Anforderungen des Kap. 3 der MwStSystRL genügen.

Rz. 21a

Es gibt keine Vorschrift dazu, in welcher Sprache das Rechnungsdokument zu erteilen ist. Eine Verpflichtung, wonach eine Rechnung in deutscher Sprache auszustellen ist, besteht nicht. Aus § 239 Abs. 1 HGB und § 87 AO lässt sich lediglich herleiten, dass diese in einer lebenden Sprache zu erstellen ist. Ggf. kann die Finanzverwaltung eine Übersetzung verlangen (Art. 248a MwStSystRL bzw. § 87 Abs. 2 ff. AO). Eine Rechnung bzw. Gutschrift kann auch in einer Fremdwährung ausgestellt werden.

Rz. 21b

Gem. § 31 Abs. 1 S. 1 UStDV kann eine Rechnung auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus deren Gesamtheit sich die gem. § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben insgesamt ergeben. Allerdings sind in einem Dokument zwingend das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst anzugeben sowie alle Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Angaben des § 14 Abs. 4 S. 1 UStG ergeben (§ 31 Abs. 1 S. 2 UStDV). Als solche Dokumente können insbesondere Verträge, Auftragsschreiben, Bestellungen und Lieferscheine in Betracht kommen.

Die fehlende Bezugnahme auf die anderen Dokumente in dem zentralen Abrechnungspapier dürfte allerdings im Einzelfall unschädlich sein. Denn der EuGH hat bereits entschieden, dass das Recht auf Vorsteuerabzug nicht allein deshalb zu verweigern ist, weil die Rechnung, die der Steuerpflichtige besitzt, nicht alle Voraussetzungen von § 14 Abs. 4 UStG erfüllt, obwohl die Finanzverwaltung über alle notwendigen Informationen verfügt, um zu prüfen, ob die materiellen Voraussetzungen für die Ausübung dieses Rechts vorliegen.^[1] Daher hat z. B. auch das FG Düsseldorf zutreffend entschieden, dass § 31 UStDV unionsrechtskonform dahingehend auszulegen sei, dass es nicht erforderlich ist, dass eine unvollständige Rechnung ausdrücklich auf andere Rechnungsdokumente verweist. Es genügt vielmehr, dass sich ein eindeutiger und spezifischer Bezug zu anderen Rechnungsdokumenten aus dem Sachzusammenhang ergibt.^[2]

Rz. 21c

Für ein und dieselbe Leistung darf grundsätzlich nur eine Rechnung ausgestellt werden (ausgenommen Anzahlungsrechnungen). Werden dagegen mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dies entsprechend kenntlich zu machen (z. B. durch besondere Bezeichnungen wie Duplikat oder Kopie), schuldet der Rechnungsaussteller den doppelt bzw. mehrfach ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG^[3]; dies gilt aber nicht, wenn nur inhaltlich identische Mehrstücke übersandt werden (Abschn. 14c.1 Abs. 4 S. 5 UStAE). Sofern eine Rechnung aus mehreren Dokumenten besteht, sind die Regelungen für die Dokumente in ihrer Gesamtheit anzuwenden (Abschn. 14c.1 Abs. 4 S. 6 UStAE). Soll ein Dokument nicht als Rechnung gelten, ist dies im Zweifel wegen § 14c UStG durch einen entsprechenden Zusatz deutlich zu machen (z. B. "keine Rechnung i. S. d. UStG").

[1] EuGH v. 15.9.2016, C-516/14, BFH/NV 2016, 1870, Barlis 06, DStR 2016, 2216.

[2] FG Düsseldorf v. 16.3.2018, 1 K 338/16 U, MwStR 2018, 1031.

[3] BFH v. 27.4.1994, XI R 54/93, BStBl II 1994, 718.

3.2 Elektronische Rechnungen (Rechtslage bis 31.12.2024)

Rz. 22

Neben den klassischen Papierrechnungen konnte bereits bisher entsprechend § 14 Abs. 1 S. 8 UStG in der bis zum 31.12.2024 geltenden Fassung eine elektronische Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird, erteilt werden. Ein bestimmtes elektronisches Format war jedoch nicht vorgeschrieben (z. B. ein PDF-Dokument oder eine E-Mail). Allerdings bedurfte die Übermittlung der elektronischen Rechnungen auf elektronischem Wege (z. B. per E-Mail oder Webdownload) der formlosen Zustimmung des Rechnungsempfängers. Fehlte es daran, erlangte das elektronische Dokument nicht die Wirkung einer Rechnung. Der leist...